Comment choisir le bon logiciel interne pour votre entreprise

Disposer d'un logiciel de productivité interne est essentiel au succès de l'entreprise. Jetez un œil aux meilleures façons d'évaluer le logiciel de révision qui convient le mieux à votre organisation.

Le choix du meilleur logiciel de productivité interne pour votre organisation est une décision commerciale importante, car les solutions logicielles sont l'épine dorsale de nombreuses entreprises. 

En raison du nombre apparemment infini d'options sur le marché et des solides tactiques de marketing utilisées par tous les éditeurs de logiciels, la recherche de la solution logicielle la plus rentable revient à essayer de trouver une aiguille dans une botte de foin.
 
Heureusement, il existe des procédures faciles à suivre pour évaluer différentes options logicielles avant de choisir la meilleure. 

Voyons comment mettre en place un processus de revue interne efficace, ainsi qu'une équipe capable de gérer cette activité en continu – en d'autres termes, chaque fois que votre entreprise recherche une nouvelle solution logicielle. 

Huit étapes à prendre en compte lors de la sélection du bon logiciel pour votre entreprise 

1. Sélectionnez les membres de votre équipe d'examen
2. Définissez les besoins et préférences de votre entreprise
3. Attribuer un responsable pour le processus
4. Décidez où chercher
5. Examiner les avis en ligne
6. Organiser des démos
7. Créer une liste de contrôle
8. Discutez du plan finalisé

Comment mettre en place une équipe d'examen interne pour la sélection de logiciels

Plusieurs facteurs détermineront le succès de votre processus de sélection de logiciels . L'un d'eux est d'avoir la bonne équipe d'examen interne. Dans cette section, nous examinerons la structuration et l'orientation de cette équipe.

Étape 1: Sélectionnez les membres de votre équipe d'examen 

Tout d'abord, considérez la taille et la composition de votre équipe d'examen. Cela dépend de la taille ou du dynamisme de votre organisation et du nombre de types d'employés différents qui utiliseront le logiciel. Quoi qu'il en soit, il est toujours bon d'inclure:

● Représentant (s) des employés qui utilisent réellement le logiciel
● Quelqu'un du département informatique pour suivre les modifications du système éventuellement nécessaires pour un déploiement transparent du nouveau logiciel
● Un membre des finances ou de la comptabilité pour approuver les fonds et les options de paiement; surtout si on parle d'un gros investissement

Les organisations doivent toujours rechercher un personnel faisant preuve d'objectivité et d'intégrité et s'engageant à assurer la qualité et l'amélioration continue de l'entreprise.

Étape 2: Définissez les besoins et les préférences de votre entreprise 

L'objectif de cette équipe est de collecter des informations, d'analyser les fonctionnalités et les revues de logiciels de diverses sources et de tester les solutions présélectionnées. Pour être les mieux placés pour y parvenir, ils devront noter ce qui suit:

• Des défis majeurs avec l'ancien logiciel que le nouveau répondra. Il n'est peut-être pas possible d'éliminer tous les problèmes avec un seul logiciel, alors laissez-les décider des caractéristiques et des fonctionnalités qui sont primordiales ( indispensables ) et celles qui sont facultatives ( utiles ). Cet exercice fournit une référence solide qui les aidera à éviter de se laisser distraire par d'autres fonctionnalités apparemment attrayantes plus tard.
• Un chiffre approximatif pour le nouveau logiciel . À ce stade, ils auront probablement une estimation approximative sinon un montant exact et c'est très bien pour le moment. Cela vous aidera également à filtrer les solutions qui sont trop chères dès le départ.
• Toutes les exigences physiques et les modifications du système doivent être déterminées maintenant. Surtout en ce qui concerne le changement ou la mise à niveau de l'infrastructure informatique actuelle. 

Comprendre les besoins de votre entreprise vous obligera à réfléchir à ce que vous voulez dans une solution logicielle. Avoir une image claire accélérera considérablement l'ensemble du processus d'examen.

Étape 3: Désignez un responsable pour le processus 

À ce stade, vous disposez d'une liste de membres du personnel qui travailleront ensemble pour sélectionner un nouveau logiciel, mais il est conseillé de nommer quelqu'un qui dirigera le processus et sera responsable de s'assurer que chaque membre de l'équipe atteint ses objectifs fixés. 

Un autre avantage de la nomination d'un chef d'équipe est que dans les cas où vous avez une grande équipe, car il peut devenir difficile de savoir qui fait quoi, quand on s'attend à ce qu'ils accomplissent les tâches et comment ils transforment leurs résultats et observations. 

Cela peut rapidement devenir compliqué lorsque plus de 5 personnes de différents services essaient de communiquer et d'envoyer des informations collectées à partir de différentes sources sur différentes options logicielles.

Pour simplifier le processus, une option qui fonctionne bien est de doter le leader d'un outil de gestion de projet comme Asana ou Trello qu'il peut utiliser pour suivre des choses comme les commentaires, les questions, les mises à jour, les rapports d'avancement, la documentation, etc.

Maintenant que l'équipe est constituée, l'étape suivante consiste à mettre en place un système de revue.

Comment organiser le processus d'examen

Votre équipe est prête avec une liste complète des fonctionnalités et spécifications requises. Le processus de sélection proprement dit peut maintenant démarrer.

Étape 1: Décidez où rechercher 

Il existe aujourd'hui plusieurs sources pour obtenir des informations fiables et des avis sur les logiciels d'entreprise, même si certaines sont plus susceptibles de répondre à vos besoins mieux que d'autres.

Voici les principaux endroits à regarder:

Moteurs de recherche

Utilisez Google à l'avantage de votre entreprise. Commencez par rechercher les «meilleurs x… outils», comme dans la capture d'écran ci-dessous. 

Il y a un tas de résultats qui ressortent. Après cela, passez en revue les publications les mieux classées et voyez quels noms apparaissent le plus souvent. 

Revues professionnelles de l'industrie

Pratiquement tous les secteurs – de la fabrication aux soins de santé, aux voyages et à la comptabilité – ont leur propre magazine spécialisé. Parce qu'ils s'adressent à un secteur particulier, il est plus facile d'obtenir des informations et de la valeur pour chaque créneau. 

Leaders de l'industrie

Les entreprises de votre secteur qui sont les plus influentes, qui ont les meilleurs produits et les plus hauts niveaux de ventes font probablement bien des choses. Avec quelques recherches, l'équipe peut découvrir quels types de logiciels ces organisations utilisent et pourquoi.

Sites d'examen et de comparaison de logiciels 

Ce sont des plates-formes en ligne qui aident à réduire rapidement les options disponibles. Quelques exemples sont TrustRadius , GetApp , EmailToolTester et Trustpilot , pour n'en citer que quelques-uns. 

Ils présentent souvent des évaluations B2B équilibrées ainsi que des informations très détaillées sur chaque logiciel (souvent même des critiques vidéo). 

La plupart des critiques sont accompagnées d'une plage de notation sélectionnée ainsi que des avantages et des inconvénients, comme le montre la capture d'écran d'EmailToolTester. 

La source

Les utilisateurs peuvent consulter différents services, comme le marketing par e-mail illustré dans cet exemple, pour comparer les prix et d'autres éléments. 

Étape n ° 2: Enquêter sur les avis en ligne 

On estime aujourd'hui que jusqu'à 84% des gens font autant confiance aux avis en ligne qu'aux recommandations personnelles.

Pourtant, cela ne signifie pas que chaque avis en ligne est digne de confiance. Les utilisateurs remettent en question de nombreuses choses comme l'authenticité lorsqu'ils consultent un avis en ligne.

Le marché de la technologie est très concurrentiel et certaines entreprises feront tout pour aller de l'avant – même en payant pour des avis qui finissent par être beaucoup plus gentils qu'ils ne le devraient. 

C'est quelque chose que vous devriez toujours garder à l'esprit lorsque vous lisez des critiques en ligne. La bonne nouvelle, c'est que les gens comprennent. 

En 2018, les utilisateurs ont déclaré que seulement 33% avaient lu un tas de faux avis. Les utilisateurs de plus de 50 ans sont moins susceptibles de tomber sur un faux avis. 

Pour éviter les risques d'être coincé avec des applications coûteuses qui ne répondent pas à vos besoins, que faut-il rechercher lors de la lecture de critiques en ligne? 

Voici quelques points sur lesquels vous devez vous concentrer:

• Le libellé de la critique – Méfiez-vous des critiques qui se concentrent sur la louange du produit et minimisent continuellement les points négatifs qu'ils mentionnent (s'ils décident réellement d'en mentionner). 
• La section des commentaires  – Un moyen rapide de détecter les critiques potentielles biaisées / achetées consiste à désactiver la fonction de commentaire. Certains sites d'avis font cela pour faire taire les commentaires négatifs ou en colère ou les commentaires des utilisateurs sur certains inconvénients qu'ils ont «oubliés» de mentionner.

En consultant les avis en ligne et en comparant les fonctionnalités disponibles à votre liste de fonctionnalités indispensables et intéressantes, il est plus facile d'éliminer progressivement les solutions logicielles qui ne répondent pas aux exigences de l'entreprise. 

Visez une liste finale d'environ trois à cinq options. La prochaine étape consiste à voir chaque logiciel en action.

Étape 3: organiser des démos 

Il est maintenant temps de tester les solutions présélectionnées via des démos, des procédures pas à pas et des essais gratuits. Ceci est essentiel pour confirmer ce que chacun peut faire pour votre entreprise et à quel point il est bon. 

Assurez-vous que les tests sont effectués par les personnes qui utiliseront réellement le logiciel . Il ne sert à rien de faire cela autrement.

S'il ne s'agit pas d'une procédure pas à pas et qu'ils ne font que tester le logiciel via un essai gratuit, une bonne pratique consiste à noter toutes les questions liées aux fonctionnalités qui vous viennent à l'esprit pendant le test et à discuter des détails plus tard avec le fournisseur du logiciel. 

Après tout, vous ne voulez pas transmettre un logiciel décent simplement parce que vous pensez qu'une certaine fonctionnalité manque, sans vous rendre compte qu'elle est simplement implémentée d'une manière différente de celle à laquelle vous êtes habitué.

Étape 4: Créez une liste de contrôle

Voici quelques questions finales à poser aux fournisseurs de logiciels (en plus de celles que vous avez notées lors du processus d'examen) avant de prendre la décision finale:

• Combien de maintenance la solution aura-t-elle besoin? 
• Y aura-t-il un support après-vente continu et pendant combien de temps? 
• Est-il facile de joindre le fournisseur en cas de problème? 
• Y a-t-il des coûts permanents? Qu'en est-il des frais de renouvellement ou de mise à niveau récurrents? offrent-ils des prix personnalisés si cela est nécessaire? 
• Qu'en est-il des autres dépenses telles que la formation du personnel et les garanties prolongées? 

Répondre à ces questions permet d'éviter plus facilement les vendeurs trop enthousiastes qui manquent de services d'assistance après-vente appropriés. 

Étape 5: Discutez du plan finalisé

À présent, votre équipe dispose de toutes les informations nécessaires et est bien placée pour conclure le processus de sélection. Ils ont juste besoin de s'asseoir et de discuter des favoris de tout le monde jusqu'à ce qu'ils s'entendent sur une solution.

Ils doivent tenir compte des facteurs critiques tels que la tarification, les avantages et les inconvénients de chaque option et la manière dont chaque outil s'aligne le mieux sur les objectifs de l'entreprise avant de prendre une décision finale .

Gardez à l'esprit que certains outils peuvent avoir un plan de tarification assez compliqué qui change en fonction du type de paiement que vous choisissez. 

Enfin et surtout, pensez à la mise à l'échelle . De nos jours, de nombreuses solutions logicielles offrent des plans de base gratuits et des plans de démarrage très peu coûteux. Les problèmes sont lorsque vous commencez à évoluer et que vous remarquez que le prochain package est beaucoup plus cher que le package de démarrage. Il vaut donc vraiment la peine de regarder vers l'avenir. 

Sélectionnez le logiciel parfait pour augmenter la productivité de votre entreprise

Trouver le meilleur logiciel pour votre entreprise n'est pas un processus que vous voulez précipiter. Il y a tellement de choix qui peuvent sembler un bon ajustement au départ, mais ils pourraient vous causer des problèmes plus tard. En tant que site qui examine les solutions logicielles pour gagner sa vie, nous avons rencontré une bonne part d'utilisateurs insatisfaits dans les commentaires de nos critiques qui regrettaient leurs décisions hâtives.

En mettant en place un système interne pour examiner en profondeur ce qui existe, vous êtes assuré d'un processus systématique qui peut être utilisé à tout moment et aboutit à une sélection de logiciels de qualité que vous ne regretterez pas 6 mois plus tard.