Devenez un expert des réunions Microsoft Teams grâce à ces meilleures pratiques

Maintenant plus que jamais, vous passez probablement plus de temps en réunion dans Microsoft Teams. Cependant, plus vous passez de temps dans Teams, plus il devient important d'essayer de tirer le meilleur parti de toutes les fonctionnalités disponibles pour vous, afin que vous puissiez avoir une expérience transparente. Voici un aperçu de certaines de ces fonctionnalités et des meilleures pratiques à exploiter pour devenir un expert des réunions dans Microsoft Teams.

Exercice 1 : Flouter votre arrière-plan ou utiliser des images d'arrière-plan

La première meilleure pratique de notre liste est celle qui est la plus évidente et la plus populaire dans la situation actuelle. Autrement dit, en utilisant la possibilité de flouter votre arrière-plan dans Teams ou d'utiliser des images d'arrière-plan.

Avec cette meilleure pratique, vous pouvez avoir votre réunion presque n'importe où et masquer tout ce qui se passe en arrière-plan autour de vous. En effet, grâce à la fonctionnalité, Teams ne mettra l'accent que sur votre visage et masquera tout le reste. Sachez simplement qu'il utilise l'intelligence artificielle et ne fonctionne qu'avec les humains. Donc, vous voudrez peut-être faire un peu attention si vos amis à fourrure sont en arrière-plan.

Il existe plusieurs façons de flouter votre arrière-plan ou d'utiliser une image d'arrière-plan dans Teams. Vous pouvez le faire avant la réunion ou pendant la réunion.

Avant la réunion, sur l'écran de participation, vous devrez cliquer sur la case carrée à gauche de Micro PC et haut-parleurs sous votre flux vidéo. De là, vous verrez une option pour Paramètres d'arrière-plan. Vous pouvez choisir le premier, qui dit Se brouiller. Ou, si vous voulez un arrière-plan différent, vous pouvez en choisir un dans la liste. Votre flux passera à l'arrière-plan souhaité, et lorsque vous aurez terminé, vous pourrez fermer le Paramètres d'arrière-plan fenêtre avec le X.

Pour flouter votre arrière-plan pendant la réunion, cliquez sur les trois points ( . . . ) en haut de la fenêtre de la réunion. Ensuite, à partir de là, cliquez sur Appliquer des effets d'arrière-plan. Vous pouvez ensuite en choisir un dans la liste et cliquer sur Appliquer.

Pratique 2 : Utilisez un casque pour une meilleure expérience

Ensuite, il y a une pratique que vos collègues pourraient finir par apprécier : l'utilisation d'un casque. Avec cette pratique, vous finirez par avoir un appel de meilleure qualité dans Teams. Vous n'aurez pas à vous soucier du fait que vos collègues ne vous entendent pas ou que vous ne les entendez pas. Voici comment vous pouvez en configurer un dans Teams.

Pour utiliser un casque avec Teams, assurez-vous simplement qu'il est branché ou connecté à votre appareil, via Bluetooth ou une prise casque. Une fois connecté, vous voudrez vous assurer que Teams est correctement configuré pour le casque. Encore une fois, vous pouvez le faire de deux manières, soit avant la réunion sur l'écran de participation, soit pendant la réunion à partir du menu.

Avant la réunion, vous pouvez configurer les paramètres en cliquant sur le Micro PC et haut-parleurs sous votre flux vidéo. Une fois que vous faites cela, vous verrez Réglages de l'appareil surgir. Assurez-vous de consulter les sections pour Conférencier et Microphone. Cliquez sur la flèche vers le bas et choisissez votre casque dans la liste pour le haut-parleur et le microphone. Ensuite, fermez la fenêtre avec le X.

Pendant la réunion, vous pouvez changer de casque en cliquant sur les trois points ( . . . ) en haut de l'écran et en choisissant Réglages de l'appareil. À partir de là, vous pourrez choisir les mêmes paramètres que ceux décrits ci-dessus.. Lorsque vous avez terminé, fermez la fenêtre avec le X.

Il convient de noter que vous pouvez également utiliser le Passer un appel test fonctionnalité ici aussi, pour vous assurer que tout fonctionne juste avant de vous rendre à une réunion.

Exercice 3 : Planifiez vos réunions

L'une des pires choses à propos des réunions est d'être entraîné dans une réunion à la toute dernière minute ou seconde. C'est pourquoi, à titre de bonne pratique, nous vous suggérons de programmer et d'affiner vos réunions. Vous pouvez le faire avec le Assistante de planification dans les équipes Microsoft. Voici un aperçu de la façon de l'utiliser.

Tout d'abord, cliquez sur le Calendrier icône dans la barre latérale de Teams. De là, cliquez sur le Assistante de planification onglet sur le dessus. À partir de cet onglet, vous pourrez planifier une réunion en fonction de la disponibilité de vos collègues. Vous pouvez ajouter des emplacements, des participants et bien plus encore. Lors de l'ajout de participants, vos collègues apparaîtront soit comme disponibles indisponibles, soit comme inconnus. L'assistant extrait les informations du calendrier Outlook de votre collègue pour le remplir. Vous verrez une vue de calendrier, montrant leurs réunions déjà programmées en violet. Vous pouvez également faire défiler les jours et les heures pour trouver l'heure qui convient à tout le monde.

À cela s'ajoute la possibilité de partager l'ordre du jour d'une réunion. Vous pouvez le faire pour que vos collègues et tous les participants à la réunion soient sur la même longueur d'onde. Lors de la création d'une réunion en ligne, vous le verrez dans la zone de rédaction. Vous pourrez mettre votre agenda ici, et il apparaîtra dans l'e-mail d'invitation.

Pratique 4 : Prendre des notes de réunion

Que se passe-t-il si vous êtes au milieu d'une réunion importante, mais que vous avez besoin d'un moyen de prendre des notes ? Vous pensez devoir utiliser Microsoft Word ou un autre programme, mais saviez-vous que Teams possède également sa propre fonctionnalité de notes de réunion ?

Il s'agit de l'une de nos autres bonnes pratiques pour les réunions dans Teams. La raison pour laquelle? Les notes sont enregistrées dans le cadre de la réunion elle-même, et peuvent aller n'importe où avec vous, et seront enregistrées pour plus tard ou pour être partagées avec vos collègues.

Pour utiliser la fonctionnalité, rejoignez la réunion comme vous le feriez normalement, puis cliquez sur le bouton (. . . ) plus d'actions, suivi de Mréunion Remarques. Vous devriez alors voir un Notes de réunion fenêtre pop-up. À partir de là, vous aurez envie de cliquer Prendre des notes. Cela vous donnera alors un accès complet à une barre d'outils de mise en forme, avec gras, italique, surbrillance et certaines autres choses auxquelles vous êtes habitué dans Microsoft Word. Vous pouvez également créer une nouvelle section avec le bouton (+).

Lorsque la réunion est terminée, vous pouvez accéder à vos notes depuis le chat. Il devrait y avoir une option qui dit Afficher les notes en plein écran. Cliquez dessus pour afficher les notes.

Pratique 5 : Enregistrez vos réunions (avec permission bien sûr !)

La dernière sur notre liste de bonnes pratiques est l'enregistrement d'une réunion dans Teams. L'une des pires choses dans les réunions, c'est quand vous devez constamment demander à vos collègues de répéter des choses encore et encore parce que vous n'êtes pas en mesure de les noter ou de prendre des notes. Eh bien, si vous avez le consentement de toutes les parties aux réunions, vous pouvez en fait enregistrer une réunion en direct, au fur et à mesure, pour vous assurer que vous pouvez avoir une copie de la réunion pour référence ultérieure.

Pour enregistrer une réunion, vous pouvez cliquer sur les trois points ( . . . ) en haut de l'écran, suivis du Commencer l'enregistrement bouton. À partir de là, vous verrez un avertissement indiquant que la réunion est enregistrée. Vous pouvez l'ignorer, c'est juste pour la sécurité de votre collègue. Lorsque la réunion est terminée et que vous êtes prêt à vous arrêter, vous pouvez alors cliquer sur le même menu et choisir Arrête d'enregistrer.

Une fois l'enregistrement terminé, vous recevrez un e-mail vous informant qu'il est disponible dans Microsoft Stream. Vous pouvez cliquer sur ce lien dans l'e-mail pour y accéder, et même télécharger un fichier, afin de pouvoir le consulter hors ligne.

Découvrez nos autres conseils

Bien que cet article se soit concentré sur certaines des meilleures pratiques pour les réunions Teams, il y a beaucoup plus à savoir sur Microsoft Teams. Au cours des derniers mois, nous avons approfondi les équipes. Les sujets incluent comment exécuter plusieurs instances de Teams, comment utiliser les bots, gérer les notifications et bien plus encore. Consultez notre centre d'actualités ici pour en savoir plus et faites-nous savoir si vous avez des trucs et astuces Teams en nous envoyant un commentaire ci-dessous.