La communication est l'une des raisons pour lesquelles certaines entreprises préfèrent le développement en interne et ont tendance à éviter l'externalisation. Mais pourquoi les gens considèrent-ils la communication comme un défi lorsqu'il s'agit de s'engager avec un fournisseur externe ?

Près de 20 % des répondants dans ce Maillon de chaîne L'enquête identifie la langue, les barrières culturelles et les différences de fuseau horaire comme les principaux défis à relever lors de l'externalisation.

Près de 20 % des répondants à cette enquête ChainLink identifient les barrières linguistiques, culturelles et le décalage horaire comme les principaux défis à relever lors de l'externalisation.

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D'autres facteurs incluent des capacités techniques inadéquates et un manque de transparence. Avoir une barrière de communication peut être facilement géré par différentes approches.

Pour quelqu'un qui n'a jamais externalisé de processus métier auparavant, le manque de communication constante peut sembler un manque de contrôle. Ce n'est vraiment pas du tout le cas.

Lorsqu'il s'agit de communication limitée, il y a des défis, mais il est important d'avoir les étapes en place afin de les surmonter.

L'idée d'un flux de travail ininterrompu peut sembler irréaliste si vous n'avez jamais externalisé auparavant. Il est également possible que votre expérience précédente n'ait pas été la meilleure, alors maintenant vous avez des doutes. C'est exactement pourquoi vous devez lire cet article et appliquer ces dix conseils à votre routine quotidienne.

Ils changeront votre point de vue et peut-être même votre opinion sur l'externalisation et la gestion des différences de fuseau horaire.

Comment faciliter la communication lors de l'externalisation

  1. Utiliser les heures qui se chevauchent pour la communication
  2. Prendre les mêmes jours de congé
  3. Minimisez les tracas avec les outils de gestion de projet
  4. Planifier des visioconférences
  5. Limiter le nombre de canaux de communication
  6. Rédiger des notes détaillées
  7. Évitez les communications individuelles
  8. Partager des fichiers sur le Cloud
  9. Tenez-vous en à l'exécution de vos règles de communication
  10. S'abstenir de trop communiquer

1. Utiliser les heures qui se chevauchent pour communiquer

Même lorsqu'il s'agit de différences de fuseaux horaires, il y a généralement quelques heures où les deux parties peuvent facilement parler pendant qu'elles sont encore au travail.

Si le siège social de votre entreprise est à New York, mais que vous sous-traitez le travail à une équipe de développement en Pologne, il y a un décalage horaire de six heures. Cela donne à leurs équipes quelques heures pour discuter pendant les heures de travail.

Compter les heures chaque jour n'est pas le processus le plus efficace. Il existe un excellent outil qui s'appelle Heureetdate.com, qui est un site Web sur lequel vous pouvez facilement vérifier si votre temps correspond à celui de votre fournisseur. Vous pouvez également facilement créer vous-même un tableau comme celui-ci et le garder à portée de main.

  Timeanddate.com est un site Web où vous pouvez facilement vérifier si votre heure correspond à l'heure de votre fournisseur.

Avoir un écart limité lorsque vous pouvez parler à votre fournisseur présente en fait de nombreux avantages. Tout d'abord, le fait de devoir planifier une réunion à l'avance crée une opportunité de ne la programmer qu'en cas de besoin, en se concentrant sur les objectifs de la réunion.

De plus, cela donne à chacun plus de temps pour se concentrer sur les tâches principales et maintenir un meilleur équilibre travail-vie personnelle. Le vendeur et le client peuvent trouver à se parler sans interruption.

2. Prenez les mêmes jours de congé

Afin de gérer efficacement le développement de logiciels d'externalisation, nous devons nous rappeler quelques éléments extrêmement importants.

De temps en temps, il y a une fête nationale ou un jour de congé pour une autre raison. Bien que ces jours soient destinés à la célébration, gardez à l'esprit que tout le monde ne le fait pas.

Par exemple, il n'y a pas de Thanksgiving en Europe, donc tout le monde a une journée de travail normale ce jour-là. Cela va dans les deux sens. Parfois, votre fournisseur peut avoir des vacances dont vous n'avez jamais entendu parler auparavant.

Pour respecter les deux côtés et les différences culturelles, incluez ces types de journées dans votre emploi du temps. N'oubliez pas de mentionner quand vous êtes sur le point d'avoir un jour de congé et assurez-vous que l'autre partie en fasse de même.

3. Minimisez les tracas avec les outils de gestion de projet

Les outils de communication peuvent rendre les discussions avec les fournisseurs faciles et fructueuses. Ce serait une vraie lutte d'avoir à expliquer tous les progrès qui ont été réalisés tous les deux jours. C'est pourquoi le développement logiciel, qu'il soit développé en interne ou externalisé, repose le plus souvent sur la carnet de produitoù il se transforme en arriéré de sprint au fil du temps.

Utiliser des outils de gestion de projet comme Jira, Lundi ou même Trello peut radicalement changer votre expérience antérieure avec l'externalisation.

Les équipes de développement de logiciels sont habituées à utiliser ces outils afin que vous puissiez voir sur quoi ils ont travaillé, combien de temps cela a pris et ce qu'il reste à faire ensuite. Les utilisateurs peuvent avoir accès à différents rapports et à l'avancement du projet sans avoir à contacter le fournisseur.

4. Planifiez des vidéoconférences

En raison de la distance, la plupart des revues de sprint et des réunions d'affaires ne peuvent pas avoir lieu en étant assis à une table. C'est pourquoi il est si important de maintenir de bonnes relations par d'autres moyens. La planification d'une vidéoconférence, au lieu d'un appel téléphonique ou d'un certain nombre de messages, peut être bénéfique pour votre connexion avec votre fournisseur.

C'est en fait très important d'être une équipe avec beaucoup de respect les uns envers les autres. Se voir lors d'une vidéoconférence aide à donner l'impression d'être une véritable équipe.

5. Limitez le nombre de canaux de communication

Il n'y a rien de pire que de chercher quelque chose dans des centaines d'endroits différents, surtout lorsqu'il s'agit de documents, de fichiers et d'autres informations sur le projet.

La meilleure solution pour éviter ce type de situation est de choisir un canal de communication pour chaque type de conversation et de s'y tenir.

Vous pouvez utiliser Skype pour les vidéoconférences, Slack pour la communication quotidienne et Jira pour la gestion de projet.

S'il y a plus de canaux que nécessaire, les informations commencent à se perdre en cours de route. Par exemple, certaines décisions sont prises via des e-mails qui ne sont pas disponibles pour toute l'équipe. Cela crée une barrière de communication et peut causer des problèmes dans le flux d'informations.

6. Rédigez des notes détaillées

De nombreuses décisions et changements stratégiques peuvent être effectués lors d'une planification de sprint ou d'une autre vidéoconférence. Comme il s'agit d'une forme de communication verbale, il est important d'écrire les principales décisions.

La meilleure façon de rester transparent est de préparer un ordre du jour pour une réunion et de remplir les principaux résultats sous chaque point au fur et à mesure que la réunion progresse.

7. Évitez les communications individuelles

La transparence est essentielle lors de la gestion de la communication dans une équipe d'externalisation. C'est pourquoi nous devons éviter la communication en tête-à-tête.

En équipe, il y a peu de place pour les malentendus et les euphémismes. Tout le monde doit être sur la même page. C'est pourquoi essayez d'éviter de partager des informations avec une seule personne, sauf si cela est nécessaire.

8. Partager des fichiers sur le cloud

La technologie rend tout beaucoup plus facile en matière d'externalisation et d'efficacité.

Grâce aux solutions cloud disponibles, nous pouvons partager des documents avec tout le monde en quelques clics. De plus, nous pouvons mettre à jour ces documents tandis que tout le monde peut accéder instantanément aux modifications en temps réel. Cela empêche l'équipe de suivre des scénarios obsolètes.

Les utilisateurs peuvent différencier leurs fichiers à travers différents dossiers basés sur la catégorie, la division ou le projet. Les différents membres de l'équipe peuvent facilement accéder aux documents pertinents. Les utilisateurs peuvent également donner accès à certains fichiers à votre fournisseur afin que vous puissiez travailler à partir du même espace cloud.

9. Tenez-vous en à l'exécution de vos règles de communication

Il est facile d'établir des règles, mais plus difficile de s'y tenir. Cependant, il est important de se rappeler que votre expérience d'externalisation peut être beaucoup plus stressante si vous ne vous concentrez pas suffisamment sur la qualité de la communication.

C'est pourquoi vous devriez vous donner pour priorité d'enseigner à l'équipe à quoi devrait ressembler le flux d'informations pendant le développement du projet.

10. S'abstenir de trop communiquer

N'oubliez pas que vous n'avez pas besoin d'être en communication constante avec votre fournisseur. Une communication excessive peut être tout aussi nocive qu'un manque de communication. Un certain niveau de confiance est nécessaire pour créer un produit réussi dans un environnement sain.

C'est pourquoi il n'est pas nécessaire d'appeler lorsque vous pouvez simplement laisser un message sur Slack. L'un des principaux avantages de l'externalisation est en fait la possibilité de se concentrer sur d'autres tâches et de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, même lors du développement d'un nouveau projet.

Une gestion d'équipe efficace est la clé d'une communication transparente

Chacun de ces conseils peut être crucial pour acquérir des compétences de communication efficaces dans divers domaines. Grâce à une communication transparente avec votre équipe d'externalisation, il existe une possibilité d'amélioration.

La qualité des produits et les relations commerciales ne sont que quelques-uns des domaines qui bénéficieront d'une communication efficace.

Bien qu'il existe des défis lorsque l'on travaille avec une entreprise et un fournisseur externalisés, le temps et la distance ne seront plus un facteur une fois qu'un système de communication approprié sera mis en place.