Tout le monde a des opinions sur les réunions, par exemple pourquoi certaines réunions ne sont pas du tout nécessaires ou ce qui les rend inutilement longues. Il n'est pas difficile d'améliorer les réunions. Avec un minimum de préparation et de prévoyance, les réunions peuvent être une expérience plus productive pour tout le monde.

L'une des clés pour organiser de meilleures réunions est de comprendre d'abord quel type de réunion vous avez l'intention d'organiser, puis de vous y préparer en conséquence. Examinons les quatre types de réunions les plus courants pour comprendre ce qui les rend différents.

4 types de réunions

Les réunions les plus courantes se répartissent en quatre types : réunion d'information, de discussion et de collaboration, d'enregistrement et de travail.

1. Réunion d'information

Une réunion d'information est exactement cela, une réunion utilisée pour diffuser des informations. Les assemblées publiques semestrielles sont généralement informatives. Un briefing de relations publiques est également généralement informatif. Habituellement, une seule partie a des informations à partager. Les participants sont là pour l'absorber.

2. Réunion de discussion et de collaboration

Les réunions de brainstorming sont des exemples de réunions de discussion ou de collaboration. Les informations sont censées provenir de plusieurs personnes. Les réunions collaboratives peuvent également être des réunions de résolution de problèmes. Dans ce type de réunion, une ou plusieurs des parties impliquées peuvent fixer l'ordre du jour.

3. Réunion d'enregistrement

L'enregistrement est une réunion régulière, généralement autour d'un projet particulier, qui peut être en cours ou avoir une date d'achèvement prévue. Une mêlée quotidienne est un exemple de réunion de vérification. Les enregistrements sont utiles pour s'assurer que toutes les parties impliquées dans un type de travail ou de projet sont tenues au courant des problèmes, des solutions, des changements, des progrès, etc. Les réunions d'enregistrement régulières peuvent être (mais ne doivent pas être) très courtes. S'il y a peu ou pas de changements depuis la dernière réunion, la réunion peut se terminer dès que tout le monde le sait.

4. Réunion de travail

Lors d'une réunion de travail, les gens se réunissent pour terminer le travail qui doit être fait. C'est aussi simple que ça. Un exemple de réunion de travail est une réunion au cours de laquelle divers chefs d'équipe se réunissent pour définir un calendrier de projet. Ils se réunissent pour discuter de ce que devrait être le calendrier tout en enregistrant toutes les dates clés. Un autre exemple est celui des programmeurs et des parties prenantes qui se réunissent pour mettre en œuvre des modifications de code (par exemple, sur un site Web ou un autre produit interactif) que les deux parties ne peuvent vraiment vérifier avec précision qu'en présence l'une de l'autre. Les réunions de travail tuent la procrastination dans l'œuf. Ils sont souvent collaboratifs.

5 conseils pour rendre les réunions plus productives

1. Inscrivez la réunion sur le calendrier le bon moment à l'avance

Certaines réunions doivent figurer sur le calendrier des semaines avant d'avoir lieu. Par exemple, toute réunion avec un grand nombre de participants, comme une réunion générale de l'entreprise ou une assemblée trimestrielle des actionnaires, doit être fixée bien à l'avance pour aider autant de personnes que possible à préparer leur emploi du temps.

Les autres réunions, en particulier les réunions internes, ne doivent vraiment pas être programmées trop longtemps à l'avance. Une semaine ou deux suffisent pour la plupart. Si le but d'une réunion est de poursuivre ou de résoudre une discussion ou un projet déjà commencé, vous ne voulez pas que trop de temps s'écoule entre la discussion la plus récente et la réunion. Les gens doivent venir à la réunion avec des idées encore fraîches dans leur esprit.

Lorsque vous recherchez une heure et une date pour une réunion qui convient à tout le monde, utilisez un outil de planification de réunion. Ils simplifient la planification et accélèrent le processus.

2. Utilisez une ligne d'objet claire

Que vous planifiez une réunion avec une invitation de calendrier ou un simple e-mail ou message Slack, utilisez une ligne d'objet claire. C'est la clé de la productivité de chacun. La ligne d'objet doit indiquer en quelques mots non seulement le sujet de la réunion, mais son objectif. Une ligne d'objet de réunion claire aide tout le monde à comprendre pourquoi ils sont invités à la réunion en premier lieu. Il conseille également les gens sur la façon dont ils doivent se préparer à l'avance.

3. Ayez à la fois un programme et des objectifs

Un ordre du jour est une liste de choses qui se produiront lors d'une réunion, généralement dans un ordre séquentiel. Les réunions de discussion bénéficient vraiment d'avoir un ordre du jour. C'est le programme des réunions.

Un ordre du jour seul ne dit pas aux gens ce qui doit se passer à la suite de la réunion. Donc, en plus d'avoir un ordre du jour, vous devez atteindre des objectifs.

Quelles décisions devraient être prises d'ici la fin de la réunion ? Quels résultats se produiront à la fin de cette réunion ? Si vous êtes invité à une réunion avec un nouveau contact, il est tout à fait raisonnable de demander : « Qu'espérez-vous retirer de cette réunion ?

Selon la complexité de la réunion, vous n'aurez peut-être pas besoin que l'ordre du jour et les objectifs soient explicites. Par exemple, l'objectif d'une réunion de vérification est toujours le même : faire le point, examiner les progrès et soulever des préoccupations. Vous n'aurez probablement pas besoin d'un ordre du jour explicite pour ce genre de réunions. Parfois, les objectifs sont implicites dans la ligne d'objet. Un exemple est “Définir la programmation du numéro d'août du magazine”. L'objectif est de réaliser cette tâche lors d'une réunion de travail.

Recommandé par nos rédacteurs

4. Définir le responsable de la réunion

Chaque réunion a besoin d'un leader ou de co-leaders. Dans la plupart des cas, c'est la personne qui a convoqué la réunion. Soyez explicite dans votre décision.

La pire réunion à laquelle j'ai jamais assisté n'avait pas de chef. C'était sans direction, et personne ne savait comment nous mettre sur la bonne voie. À mi-parcours, j'ai réalisé que plusieurs parties pensaient je était censé diriger. Je me sentais complètement humilié et en colère contre la personne qui l'avait programmé sans préciser qui était censé conduire la conversation. Pire encore, la réunion a été complètement improductive pour tout le monde. Dans une autre scène imprudente, une fois, j'ai convoqué une réunion, je l'ai planifiée et j'avais pleinement l'intention de la diriger, seulement pour qu'un autre collègue la prenne complètement en charge. Celui-là était rageant.

5. Perdez la technologie, mais faites la démo

Avant de perdre votre temps à créer un diaporama, demandez-vous : “Ai-je vraiment besoin d'une présentation ?”

Si la réponse est oui, rappelez-vous que les diapositives doivent être utilisées pour garder les gens engagés et renforcer vos arguments, pas pour les faire pour vous. Personne n'est impressionné par les star wipes et personne ne veut regarder une vidéo lorsqu'il est venu vous entendre parler ou discuter avec vous.

Si vous avez un produit ou un service à présenter, montrez comment cela fonctionne. Ne montrez pas de photos ou de vidéos de celui-ci. Donnez à votre public le vrai McCoy.

Si vous souhaitez partager des informations avec tous les participants, envoyez-les avant la réunion, pas après. Que les gens l'examinent à l'avance est une autre question, mais donnez-leur la possibilité. Ensuite, vous pouvez passer votre temps à aller au cœur du sujet, et peut-être moins de temps aussi.

Tout le monde profite de meilleures réunions

Les réunions sont de toutes formes et de toutes tailles et ont donc des besoins uniques. Pourtant, un peu de préparation contribue grandement à rendre une réunion productive pour tous ceux qui consacrent leur temps à y assister. Savoir quel type de réunion vous avez l'intention d'organiser vous aidera également à façonner et à affiner vos attentes.

Vous aimez ce que vous lisez ?

Inscrivez vous pour Conseils & Astuces newsletter pour obtenir des conseils d'experts afin de tirer le meilleur parti de votre technologie.

Cette newsletter peut contenir des publicités, des offres ou des liens d'affiliation. L'inscription à une newsletter indique votre consentement à notre Conditions d'utilisation et Politique de confidentialité. Vous pouvez vous désabonner des newsletters à tout moment.

Laisser un commentaire