L'industrie de l'automatisation des processus robotiques (RPA) a connu une croissance phénoménale ces dernières années. Dans le cadre de Le propre service RPA de ClaySys offre, nous avons aidé de nombreuses organisations, en particulier dans le secteur financier, à économiser des milliers de dollars en automatisant des tâches répétitives qui seraient autrement effectuées par les ressources humaines.

Cependant, les entreprises qui ont la possibilité d'automatiser ont souvent peur de passer à la RPA. Beaucoup ne comprennent pas l'impact positif qu'un bot RPA peut avoir sur leurs processus ou les économies de coûts qu'ils peuvent réaliser. Plus encore ont du mal à choisir un fournisseur RPA avec la bonne expérience.

Nous passerons en revue certaines idées fausses courantes sur la RPA ainsi que 6 conseils pour la mettre en œuvre efficacement dans votre organisation.

Conseils pour une RPA infaillible

6 conseils pour une mise en œuvre infaillible de l'automatisation des processus robotiques

  1. Identifier les changements potentiels dans la gestion
  2. Planifiez et concevez votre flux de travail
  3. Assurez-vous que le processus est automatisable
  4. S'assurer que les tâches sont répétitives
  5. Prévoyez autant d'interruptions que possible
  6. Développer une stratégie de maintenance solide

Avant de plonger dans notre guide, prenons un moment pour explorer ce qu'est exactement la RPA et pourquoi vous ne devriez pas avoir peur de l'introduire dans votre organisation.

Pourquoi les organisations craignent-elles la RPA ?

Souvent, les entreprises sont préoccupées par l'investissement requis par la RPA et ne savent pas si elles obtiendraient des rendements en s'aventurant en dehors de leur zone de confort. Il y a aussi la crainte qu'en automatisant les tâches manuelles qui sont généralement effectuées par les employés, ces derniers risquent de perdre leur emploi.

En vérité, la RPA ne vise pas à remplacer les emplois humains, mais plutôt à rendre les flux de travail plus productifs et à permettre aux employés de rediriger leur temps vers des tâches plus importantes.

Lorsque les employés effectuent une tâche répétitive entraînée, l'entreprise doit investir dans la formation. Lorsque ces employés partent, l'organisation doit investir davantage pour apporter de nouvelles ressources et les recycler.

En mettant en œuvre la RPA, les bots (le logiciel qui exécute l'automatisation) effectuent la tâche à la place. Les employés ont plus de temps à consacrer à leurs rôles, ce qui augmente la productivité de votre organisation.

Types de RPA, outils et principes de base de la mise en œuvre

Il existe deux types de RPA : l'automatisation non assistée et assistée. Avant de mettre en œuvre la RPA dans votre entreprise, il est important de connaître la différence afin de savoir quelle approche vous convient le mieux.

RPA non assisté et assisté

L'automatisation assistée nécessite un humain travaillant avec le bot afin d'effectuer les tâches. Il est également connu sous le nom de bots assistés, et c'est un processus mieux utilisé pour les tâches qui ne peuvent pas être complètement automatisées, comme les opérations de saisie de données. Les robots peuvent copier et coller des données, mais un employé humain doit toujours effectuer une vérification finale pour garantir l'exactitude à la fin d'un processus.

L'automatisation sans assistance ou sans surveillance est un processus autonome, où les bots fonctionnent indépendamment sans intervention humaine.

Une fois que vous avez choisi entre l'automatisation assistée et non assistée, vous pouvez choisir parmi une variété d'outils disponibles. Certains des plus populaires incluent:

  • UiPath
  • Automatisation partout
  • BluePrism

Cependant, sélectionner les bons outils et processus pour votre travail RPA ne garantit pas le succès. UNE étude d'Ernst et Young montre qu'entre 30 % et 50 % des projets de mise en œuvre de la RPA échouent.

Nous avons identifié 2 raisons majeures à ces échecs : un manque de planification et un manque de maintenance. Passons en revue nos 6 étapes infaillibles afin que vous puissiez être sûr que votre mise en œuvre RPA réussira.

1. Identifier les changements potentiels dans la gestion

Dans un projet RPA, la majeure partie de l'automatisation doit être soutenue par des ressources internes au sein de l'entreprise. S'il y a un changement de structure ou un manque de coordination, la mise en œuvre de votre RPA pourrait échouer.

Pour éviter cette situation, identifiez autant de scénarios possibles que possible qui pourraient affecter la mise en œuvre. Il s'agit notamment des démissions, des transferts et d'autres changements organisationnels. Ensuite, prédéfinissez votre comportement RPA conformément à ces scénarios afin que rien ne vous surprenne.

2. Planifiez et concevez votre flux de travail

Lors de la conception de votre flux de travail RPA, assurez-vous de bien différencier les flux de travail qui nécessitent une automatisation et ceux qui nécessitent une prise en main humaine.

L'ensemble du processus peut alors être divisé en plusieurs sections. Vous devez définir clairement la logique, le but et le résultat de chaque couche. Ce processus peut sembler futile et fastidieux au début, mais il vous aidera à éviter les échecs sur toute la ligne.

3. Assurez-vous que le processus est automatisable

Les implémentations RPA réussies se produisent lorsque le bon processus est sélectionné pour l'automatisation, alors assurez-vous de réfléchir de manière critique à celui que vous cherchez à automatiser. Si vous essayez d'implémenter RPA pour un processus qui implique beaucoup d'humains, les risques d'erreur sont élevés.

Au lieu de cela, veillez à choisir un processus prévisible et doté d'un modèle ou d'une structure prédéfinis.

4. Assurez-vous que les tâches sont répétitives

Une façon de vous assurer que votre processus est automatisable est d'identifier si les tâches impliquées sont répétitives. C'est parce que les machines suivent extraordinairement bien les instructions – mais si ces instructions ne sont pas claires, elles feront des erreurs.

Les concepteurs et développeurs RPA doivent s'assurer qu'il existe un flux logique dans leurs tâches que les bots peuvent facilement effectuer.

5. Prévoyez autant d'interruptions que possible

Une fois qu'un programme RPA est mis en œuvre, il fonctionnera tant que l'environnement initial est intact. Prenons le cas d'un bot formé pour se connecter en entrant le nom d'utilisateur et le mot de passe dans les champs de texte et en utilisant la souris pour cliquer sur le bouton de connexion.

Cependant, s'il y a même des changements mineurs dans l'environnement où l'automatisation est effectuée, comme un changement de position de ce bouton, cela pourrait entraîner une interruption du processus. Le bot ne peut pas identifier le changement par lui-même et cliquera sur l'ancienne position de connexion, ce qui peut entraîner un résultat inattendu.

Des scénarios infinis similaires à celui-ci peuvent survenir. En prévoir autant que possible peut réduire considérablement les risques d'échec en cas de modification ou d'interruption de l'environnement d'origine.

6. Développer une stratégie de maintenance solide

Une fois implémenté, le bot RPA doit fonctionner en continu, mais il doit être surveillé de près pour analyser ses performances. Les équipes de maintenance RPA peuvent être développées en interne ou sous-traitées à un fournisseur en fonction des besoins de l'entreprise.

La plupart des outils RPA modernes disposent d'un centre de contrôle intégré, qui gère les processus RPA une fois configurés avec des informations clés telles que les analyses, les erreurs et les besoins en ressources.

Orchestrateur UIPathl'un des principaux outils RPA, fournit un tableau de bord qui affiche clairement ces données.

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Le tableau de bord peut être personnalisé selon les besoins et les objectifs de l'organisation.

Par exemple, la recherche d'erreurs est l'un des aspects les plus importants du centre de contrôle. Un bon système alertera les gestionnaires des erreurs, mais le système le mieux entretenu conservera également un journal des erreurs qui aidera à éviter des erreurs similaires à l'avenir.

La surveillance et le suivi des tâches au quotidien garantissent une RPA performante avec une efficacité accrue au fil du temps. L'absence d'un plan de maintenance approprié ou d'une équipe pour le gérer entraînera un échec.

La RPA peut aider votre entreprise, si elle est correctement mise en œuvre

La RPA peut être un outil phénoménal pour les organisations car elle augmente la productivité et l'efficacité. Cependant, le processus exige de lourds investissements dans la planification et la maintenance pour réussir.
Suivez ce guide avant d'introduire des robots dans vos propres processus, et vous pouvez être sûr de voir les avantages d'une mise en œuvre réussie de la RPA