• Par Lauren Wiseman
  • 11-09-2020
  • Divers
outil de gestion des tâches

Avec le nombre croissant d'outils de gestion des tâches, trouver le bon peut être difficile. Les critères de choix d'un outil parfait dépendent de la taille de votre entreprise, des besoins spécifiques de votre équipe et des types de projets. Votre objectif est d'investir dans un outil qui augmentera la productivité de vos employés et améliorera leur communication globale. Toutes les entreprises de développement d'applications mobiles utilisent les meilleurs outils de gestion des tâches.

Dans cet article, nous allons explorer neuf fonctionnalités super utiles que chaque outil de gestion des tâches devrait avoir.

Gestion des tâches simplifiée
L'objectif principal de tout outil de gestion des tâches est de vous aider à décomposer le travail en activités réalisables et structurées. Cela devrait vous permettre de créer plusieurs projets. Dans chaque projet, vous pouvez créer de nouvelles listes et tâches. La plupart des outils de gestion des tâches offrent également des notifications et des rappels, garantissant que vos employés ne manqueront pas des tâches et des événements importants. En planifiant leur travail sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, votre équipe sera plus performante et respectera plus efficacement les délais.

Une application mobile intuitive
À l'ère actuelle du mobile, la collaboration des employés ne se limite plus aux espaces et équipements de bureau traditionnels. Le nombre d'entreprises adoptant la stratégie de lieu de travail mobile et permettant aux employés de travailler à distance est en augmentation. Sans surprise, personne ne veut plus se limiter aux ordinateurs de bureau et aux ordinateurs portables. Recherche trouvée que 91 % des employés des entreprises utilisent au moins une application mobile.

C'est précisément pour cette raison que vous devez choisir un outil de gestion des tâches dans le cloud avec une application mobile native. De cette façon, vous tiendrez votre équipe au courant, quel que soit son emplacement. Lorsque vous investissez dans une application de gestion des tâches, assurez-vous que sa conception est propre, simple et intuitive. Permettez aux membres de l'équipe de partager facilement des fichiers, de discuter et de suivre les délais sur des écrans plus petits.

Collaboration efficace
Une collaboration efficace est essentielle à la réussite du projet. Choisissez un outil de gestion des tâches qui simplifiera et rationalisera la communication d'équipe. Voici les fonctionnalités de collaboration d'équipe que votre outil de gestion des tâches devrait offrir :

Partage de fichiers: Votre outil de gestion des tâches doit permettre aux employés de télécharger des fichiers et de les rendre visibles à tous les membres de l'équipe. Au lieu d'envoyer des documents via la plate-forme de messagerie encombrée, votre équipe a désormais la possibilité de conserver tous les fichiers dans un emplacement central. Qu'ils travaillent côte à côte ou à distance, la documentation sera disponible pour tous les membres de l'équipe 24h/24 et 7j/7.

Messagerie instantanée et chat : Certains outils de gestion d'équipe disposent également de fonctionnalités de messagerie instantanée et d'appels vocaux/vidéo. Vous pouvez également choisir un outil qui s'intègre aux outils de collaboration de votre équipe, comme votre solution téléphonique VoIP ou un logiciel de messagerie.

Suivi des tâches :
Travaillant sur plusieurs projets et tâches, les employés peuvent avoir du mal à établir des priorités de tâches claires. Pour les aider, choisissez un logiciel de gestion des tâches avec une vue en temps réel de l'état de chaque tâche. Par exemple, il doit indiquer à vos employés si la tâche est en phase de préparation, en cours ou cochée ou terminée.

De nombreux outils de gestion des tâches peuvent également hiérarchiser automatiquement les tâches en fonction de leur niveau d'urgence. Peu importe si l'outil utilise un code couleur ou des listes, il aidera vos employés à rester au fait de leurs tâches prioritaires.

Planification des tâches récurrentes:
Les tâches récurrentes sont celles qui se répètent chaque jour, semaine ou mois. Supposons que votre équipe doive mettre à jour les listes de clients d'ici la fin du mois. Au lieu de créer de nouvelles tâches et rappels pour votre personnel, vous pouvez programmer la tâche récurrente pour qu'elle se répète tous les mois.

Calendriers d'équipe partagés
Gardez à l'esprit que les membres de votre équipe utilisent probablement différents outils de calendrier. Pour assurer leur collaboration, choisissez un outil de gestion des tâches qui s'intègre à tous les outils de calendrier populaires, tels que Google Calendar, Calendly ou iCal. De cette façon, les équipes peuvent synchroniser les tâches, importer les dates d'échéance et conserver toutes les échéances pertinentes dans un emplacement central.

Suivi du temps
Pour améliorer la productivité de votre équipe et accélérer l'achèvement du projet, vous devez choisir un outil de gestion des tâches avec des fonctionnalités de suivi du temps. Il doit mesurer le temps consacré à chaque activité.

Le suivi du temps profite aux chefs de projet de multiples façons. Tout d'abord, vous pouvez évaluer la productivité des employés. Deuxièmement, vous pouvez déterminer le succès global du projet, en termes de budget, d'effort et de temps. Enfin, en connaissant le temps que vos employés consacrent à certains types de tâches, vous fixerez des échéances et planifierez plus efficacement l'avancement du projet.

Rapports et visualisation
Le suivi de l'avancement des tâches est un aspect essentiel de la gestion de projet. Pour aider les membres de votre équipe à rester au top de leurs métriques, choisissez un outil de gestion des tâches qui offre des fonctionnalités de création de rapports.

L'outil de gestion des tâches doit vous permettre de suivre les performances du projet et, sur la base des données que vous collectez, de créer des rapports efficaces. Grâce à ses modèles de rapport personnalisables, vous pourrez concevoir des rapports sur l'état du projet, des rapports budgétaires, des rapports sur l'état du projet, des rapports sur les risques, etc. Leur objectif est de fournir un aperçu rapide du projet et d'aider votre équipe à prendre des décisions plus intelligentes et fondées sur des données. à l'avenir.

Un tableau de bord KPI de projet, en revanche, conservera vos métriques, KPI et données de projet en un seul endroit. Il mettra automatiquement à jour les données, permettant à votre équipe de surveiller ses performances et ses tâches en temps réel.

Gestion budgétaire
En tant que chef de projet, vous devez évaluer le ROI de vos projets. Lors de la gestion de petits projets, il est possible d'utiliser une feuille de calcul Excel pour surveiller les dépenses du projet. Cependant, plus le projet est important, plus vous devrez documenter les coûts. Les statistiques indiquent que, même après un développement et une analyse minutieux, 90 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs.

Pour réduire les erreurs humaines, choisissez un outil de gestion des tâches qui créera des rapports budgétaires hebdomadaires ou mensuels et vous informera lorsque vos projets dépassent le budget.

Prêt à choisir un outil de gestion des tâches pour votre équipe ?
Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion des tâches, concentrez-vous sur les besoins et les objectifs spécifiques de votre équipe. Assurez-vous que l'outil est compatible avec les appareils mobiles et facile à utiliser. Il devrait sauvegarder les tâches de vos employés et les aider à automatiser de nombreuses activités répétitives. Surtout, cela devrait accroître leur collaboration et maintenir la transparence de leurs communications.

Quels outils de gestion des tâches utilisez-vous pour aider votre équipe à reprendre le contrôle de ses tâches ?

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