Une application de numérisation avec reconnaissance optique de caractères (OCR) est indispensable pour s'organiser. Les meilleures applications de numérisation vous aident à capturer toutes sortes d'informations telles que les documents fiscaux papier, les notes de tableau blanc, les cartes de visite et les formulaires de preuve de vaccination. Ils sont également utiles à d'autres égardspour tout, de la numérisation des reçus à la collecte des recettes.

Il y a quelques années, j'ai dû récupérer un nouveau passeport et le même jour le déposer pour un visa. Juste après avoir récupéré le passeport, j'ai pensé : « Je devrais probablement en avoir une copie avant de le remettre. Alors j'ai sorti mon téléphone et je l'ai scanné. Effectivement, le visa a pris plus de deux semaines, et entre-temps, j'avais besoin des détails de mon passeport pour un tas d'autres papiers. Heureusement que j'avais une copie lisible !


Comment fonctionnent les applications de numérisation ?

Lorsque vous utilisez une application de numérisation mobile, ce n'est pas très différent de prendre une photo.

Dans un cadre idéal, vous posez votre document à plat sur un fond contrasté et pointez l'appareil photo de votre téléphone vers celui-ci. Ensuite, l'application de numérisation vous guide tout au long du processus, vous indiquant généralement d'aligner les bords du document avec les repères de coupe sur l'écran du téléphone et de rester immobile. Ne vous inquiétez pas si vous n'avez pas les mains stables. Une bonne application de numérisation s'adapte aux légers mouvements. Le scan prend une seconde ou deux. Lorsque c'est fait, vous voyez généralement un aperçu de votre document. L'application se termine généralement en vous demandant si vous souhaitez ajouter plus de pages ou démarrer une nouvelle numérisation.


Pourquoi ne pas simplement prendre une photo ?

Vous pensez peut-être que vous pourriez ignorer complètement une application de numérisation et prendre à la place une photo de tous les papiers que vous souhaitez enregistrer numériquement. Vous pourriez, mais il y a deux inconvénients.

Premièrement, il est peu probable qu'une image soit aussi claire qu'un scan, vous courez donc le risque de ne pas avoir de texte lisible. Deuxièmement, vous ne pouvez pas rechercher le texte, ce qui pourrait rendre extrêmement difficile de trouver ce dont vous avez besoin plus tard, et encore moins de le modifier. Pour la recherche et l'édition, vous avez besoin d'une application qui inclut la reconnaissance optique de caractères (OCR). Toutes les applications incluses ci-dessous l'ont.


Que devez-vous numériser avec une application de numérisation ?

Examinons des exemples d'utilisation d'une application de numérisation pour rester organisé. Après cela, j'expliquerai quelles fonctionnalités vous devriez rechercher dans les meilleures applications de numérisation et nommerai quelques applications qui les ont.

Documents fiscaux

Si vous recevez des documents fiscaux papier et que vous les produisez à l'aide d'un logiciel de préparation des déclarations ou travaillez avec un fiscaliste à distance, vous devez transformer ces documents en fichiers PDF. Cela prend quelques secondes et vous fait gagner du temps pour transcrire tous ces chiffres dans un formulaire en ligne.

Cartes de visite

La prochaine fois que quelqu'un vous remettra une carte de visite, utilisez une application de numérisation pour capturer les informations de contact de cette personne, puis renvoyez la carte. Vous montrerez à quel point il est facile d'être sans papier tout en collectant leurs détails dans un format numérique, de sorte que vous n'ayez rien à taper plus tard. Certaines applications de numérisation peuvent détecter les cartes de visite et créer une nouvelle entrée dans votre application de contact. D'autres recherchent LinkedIn pour suggérer de s'y connecter.

Tableaux blancs et présentations

Dans les réunions, la plupart d'entre nous voulons accorder toute notre attention à chaque orateur. C'est difficile à faire si nous louchons une présentation ou un tableau blanc, en espérant ne pas manquer un détail important. Une excellente solution consiste à sortir rapidement votre téléphone et à numériser un tableau blanc ou des diapositives de présentation au fur et à mesure qu'ils apparaissent, sachant que vous pourrez les consulter plus en détail plus tard.

Documents à envoyer par e-mail ou à sauvegarder

Alors que de nombreuses personnes et organisations sont heureuses de vous envoyer des documents numériques, il existe encore de nombreux cas où nous rencontrons du papier. Disons que quelqu'un vous donne une feuille de papier importante à signer, mais que vous voulez que votre avocat la vérifie d'abord. C'est le moment idéal pour utiliser votre application de numérisation. Numérisez les pages et envoyez-les immédiatement à votre avocat par e-mail, parfois directement depuis l'application de numérisation. Certaines applications vous permettent également de signer numériquement des documents.

D'autres documents importants que vous pourriez numériser et sauvegarder comprennent les dossiers de vaccination, y compris une carte de vaccination COVID-19, les titres de véhicules et de propriété, et les certificats légaux (naissance, mariage, immigration, etc.).

Astuce bonus : Les cartes physiques COVID-19 s'intègrent parfaitement dans les porte-badges de conférence en plastique transparent de 4 x 3 pouces. Ils se vendent en multipacks pour quelques dollars en ligne ou dans les magasins de fournitures de bureau. Ils font un travail décent pour protéger la carte d'origine, bien que vous deviez toujours faire une sauvegarde numérique.


Que rechercher dans une application de numérisation

Les meilleures applications de numérisation capturent clairement vos documents, rendent le texte consultable et vous aident à enregistrer les fichiers finis aux bons endroits. Voici ce qu'il faut rechercher :

Détection automatique des contours

Une excellente application de numérisation et d'OCR trouve automatiquement les bords de vos documents. Lorsque vous pointez l'appareil photo vers le papier, les repères de coupe que vous voyez à l'écran doivent rechercher par eux-mêmes le bord du document et s'adapter à différentes dimensions. Ainsi, que vous numérisiez une feuille de papier A4 ou une carte de visite, l'application le détecte automatiquement.

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Options d'enregistrement et d'exportation

Les meilleures applications de numérisation vous offrent des options pour enregistrer ou exporter vos textes nouvellement numérisés, tels que Google Drive, Dropbox ou un autre service de stockage. Vous ne voulez pas d'une application qui vous oblige à conserver des documents dans un nouvel endroit.

OCR pour l'édition et la recherche

J'ai mentionné l'OCR en haut de cet article. Lorsque vous disposez de l'OCR, tous les mots que vous numérisez deviennent du texte. Cela signifie que vous pouvez le copier et le coller ou le modifier. En d'autres termes, vous pouvez numériser un document papier, en faire un document numérique et corriger des fautes de frappe ou apporter des modifications. Avec les meilleures applications de numérisation mobiles, vous pouvez enregistrer des fichiers numérisés en tant que documents de traitement de texte.

Lorsque vous exécutez l'OCR sur un fichier, cela vous permet également de chercher le texte de ces fichiers. Cela signifie que si vous souhaitez trouver un document fiscal particulier, vous pouvez essayer de rechercher “1099” ou un autre mot-clé. Si le mot se trouve sur la page numérisée, l'application le trouvera. Lorsque vous avez simplement des photos de documents, vous ne pouvez pas rechercher leur texte. Vous ne pouvez rechercher que leurs noms de fichiers et toutes les métadonnées que vous avez éventuellement ajoutées.

Prise en charge multipage

De très bonnes applications de numérisation proposent de numériser plusieurs pages consécutivement et de les compiler en un seul produit final. Les applications de numérisation les plus haut de gamme corrigent également la distorsion des pages, par exemple lorsque vous numérisez des pages d'un livre et que vous ne parvenez pas à les mettre à plat.


Combien coûtent les applications de numérisation mobile avec OCR ?

La plupart des meilleures applications de numérisation et d'OCR ont un niveau de service gratuit et un niveau payant premium. L'OCR est souvent considérée comme une fonctionnalité premium. Pendant quelques années, vous pouviez payer environ 4 à 7 $ pour une application décente, mais maintenant, les prix uniques sont jusqu'à dix fois plus élevés !

Heureusement, la plupart des applications sont passées à des modèles d'abonnement et les prix sont plus faciles à avaler. Le seul problème est que certaines personnes n'ont besoin d'une application de numérisation que quelques fois par an et ne veulent pas payer toute l'année pour quelque chose qu'elles n'utilisent pas. Trop de gens ont déjà du mal à suivre leurs abonnements en ligne. Si vous pouvez vous contenter de la version gratuite, c'est votre meilleur pari. Si ce n'est pas le cas, souscrivez à un abonnement mensuel, annulez lorsque vous avez terminé vos projets de numérisation et reprenez l'abonnement la prochaine fois que vous en aurez besoin. C'est vraiment très simple et clair à faire tant que vous vous inscrivez via l'App Store ou Google Play.


Les meilleures applications de numérisation

Maintenant que vous comprenez ce que les applications de numérisation peuvent faire et pourquoi vous pourriez en vouloir une, voici quelques-unes des meilleures que vous puissiez trouver. Je me suis concentré sur les applications qui offrent la numérisation et OCR pour rendre votre texte modifiable. Je suis également resté avec des applications de grandes entreprises avec de bonnes politiques de confidentialité, vous avez donc plus d'assurance que toutes les informations que vous numérisez sont conservées en toute sécurité.

Gratuit; 5,99 $ par mois ou 20,99 $ par an pour Premium

Abbyy est un leader de la numérisation et de l'OCR. Son application de numérisation mobile, qui a porté plusieurs noms dans le passé mais qui s'appelle désormais FineReader PDF, dispose d'une détection automatique des limites du document, d'outils d'annotation pour signer des documents et de supprimer des informations sensibles, entre autres fonctionnalités. C'est exceptionnel pour le support multilingue. Vous pouvez définir l'interface sur la langue de votre choix (11 options pour iOS et 5 pour Android), et l'OCR peut détecter 193 langues à partir des documents que vous souhaitez numériser et exporter vers Microsoft Word.

Si vous avez besoin de numériser des livres, l'application dispose d'une fonctionnalité qui vous permet de numériser deux pages d'un livre ouvert à la fois, le résultat préservant les deux pages séparément. Vous avez besoin d'un abonnement Premium pour les meilleures fonctionnalités. Si vous êtes un gros scanner, vous pouvez également envisager l'application de numérisation d'Abbyy qui est toujours vendue moyennant des frais uniques : FineReader Pro (59,99 $).

Disponible sur Androïd, iOS

Gratuit; 9,99 $ par mois pour Premium

Lorsque vous ouvrez Numérisation Adobe Pour numériser des documents, l'écran de numérisation vous propose des options pour le type de numérisation que vous effectuez : tableau blanc, formulaire, document ou carte de visite. Vous pouvez également télécharger des images de votre collection de photos pour les transformer en PDF. L'application dispose d'un outil de nettoyage que j'adore car il vous permet de supprimer rapidement les marques ou les décolorations parasites.

Vous avez besoin d'un compte Premium pour exporter des fichiers, y compris pour convertir des PDF en Word, Excel ou PowerPoint. Un compte Premium vous permet également de combiner plusieurs numérisations en un seul PDF, de compresser les PDF à une taille plus petite, de protéger l'application par mot de passe et d'augmenter la limite d'OCR pour exécuter la reconnaissance de texte sur 100 pages maximum. Pour les frais de 9,99 $ par mois, vous bénéficiez également de 20 Go d'espace de stockage pour vos numérisations sur Document Cloud, ainsi que de fonctionnalités premium dans l'application mobile Acrobat Reader.

Disponible sur Androïd, iOS

Examen d'Adobe Scan (pour iPhone)

Gratuit

Microsoft Office Lens est l'une des rares applications de numérisation entièrement gratuites. C'est légèrement plus lent et plus maladroit que d'autres applications, mais cela fait le travail. L'application dispose de modes spéciaux pour numériser des tableaux blancs, des documents, des cartes de visite et des photos. Lorsque vous numérisez quelque chose, le flash de l'appareil photo de votre téléphone s'éteint automatiquement si nécessaire, bien que vous puissiez ignorer ce paramètre si vous préférez. L'application vous permet également d'importer des images à partir des collections de photos de votre téléphone.

Après avoir capturé un fichier, vous pouvez ajuster les bordures de l'image ou poursuivre la numérisation pour créer un document de plusieurs pages. Microsoft Lens dispose également d'outils d'annotation et de filtres pour rendre les documents en noir et blanc, par exemple. Pour pouvoir modifier le texte que vous numérisez, vous devez sélectionner l'option Word lors de l'enregistrement, exporter le texte via Microsoft OneDrive, puis ouvrir le document dans Word.

Disponible sur Androïd, iOS, Windows

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