Imaginez avoir une méthode pour gérer votre vie qui est facile à utiliser, garde les idées et les projets organisés, vous empêche d'en faire trop à la fois et vous aide à atteindre vos objectifs. C'est un kanban personnel.

Kanban est une méthodologie d'organisation et de suivi du travail. Il a commencé au Japon dans des usines de fabrication de voitures et est devenu plus tard populaire parmi les développeurs de logiciels. Elle diffère des autres méthodes d'organisation du travail de deux manières importantes. D'abord, ça a l'air différent. Pour utiliser le kanban, nous avons besoin d'un tableau kanban ou d'une application kanban, qui permet aux gens de visualiser le travail d'une nouvelle manière. J'expliquerai comment cela fonctionne plus en détail dans un instant à côté de quelques images. Deuxièmement, il est très efficace pour limiter la quantité de travail assignée à une personne à un moment donné. De cette façon, le kanban est idéal pour les personnes qui ont tendance à trop en faire à la fois et donc à saboter leur productivité.

Vous pouvez utiliser le kanban dans votre vie personnelle pour une variété d'utilisations, telles que :

  • partager une liste de tâches avec d'autres membres du ménage

  • organiser un mariage ou un autre grand événement

  • mener des projets de groupe (tels que le travail scolaire collaboratif, les efforts d'activisme ou le travail bénévole)

  • trier et suivre les idées de toutes sortes (de quoi faire pour le dîner à votre liste de courses des Fêtes)

Alors, qu'est-ce que le kanban et comment ça marche ?

Tableau kanban personnel pour un mariage

Qu'est-ce que Kanban ?

Kanban est une méthode d'organisation et de suivi du travail, généralement avec un groupe de personnes, bien qu'elle puisse être utilisée en privé par une seule personne. Nous commençons avec un tableau qui contient des colonnes. Chaque colonne a une signification. L'exemple le plus simple que nous pouvons utiliser pour comprendre le kanban est de nommer les colonnes To Do, Doing et Done. Ceci n'est qu'un exemple. Vous pouvez nommer les colonnes comme vous le souhaitez et les utiliser comme vous le souhaitez.

Ensuite, nous avons des cartes. Chaque carte contient une tâche. Vous placez ces cartes sur le plateau dans l'une des colonnes. Donc, si nous devions écrire une liste de toutes les choses que nous devons faire aujourd'hui, nous aurions un ensemble de cartes dans la colonne À faire et aucune carte dans les deux autres colonnes.

Au fur et à mesure que nous travaillons sur des tâches, nous déplaçons la carte associée dans la colonne qui présente le mieux son état de travail. Les tâches en cours sont placées dans la colonne En cours. Lorsqu'une tâche est terminée, elle passe dans la colonne Terminé. Vous pouvez effacer les cartes de la colonne Terminé aussi souvent que vous le souhaitez.

Chaque carte peut avoir plus de détails que le nom de la tâche. Imaginons que nous utilisons ici le tableau kanban pour gérer une liste de tâches familiales. Chaque membre du ménage se voit confier quelques tâches. Chaque personne écrit son nom sur la carte, et peut-être que la carte comporte également une date d'échéance. Maintenant, quand on regarde le tableau, on voit qui est affecté à chaque tâche et l'état de toutes les tâches. De cette façon, nous obtenons une vue d'ensemble de l'état de tous les travaux.

Voici la clé : les tableaux Kanban créent une représentation visuelle pour quelque chose qui, autrement, n'est pas du tout visuel. C'est aussi interactif car tu dois déplacer les cartes au fur et à mesure que tu termines différentes étapes de travail.

Tableau Kanban Zenkit

Que peut faire d'autre Kanban ?

Nous savons déjà que les tableaux Kanban peuvent nous aider à gérer le travail et à voir l'état du travail au sein d'une équipe. Imaginons quelques exemples supplémentaires d'utilisation de kanban à la maison pour voir ce qu'il peut faire d'autre.

Traiter les idées par le mouvement

Un autre avantage du kanban concerne le déplacement physique des cartes d'une colonne à l'autre. Les personnes qui ne pensent pas linéairement trouvent parfois que déplacer des idées les aide à traiter l'information.

Par exemple, disons que vous planifiez un mariage. Vous pouvez avoir une colonne appelée En attente dans laquelle vous placez les tâches en attente de confirmation ou comptez sur d'autres tâches à accomplir en premier. Par exemple, vous pouvez avoir pour tâche de créer un diagramme de disposition des sièges, mais vous ne pouvez pas le terminer tant que vous n'avez pas créé de liste d'invités confirmée. Lorsque vous déplacez ces tâches d'une colonne à une autre, cela peut vous aider à traiter le statut de chaque tâche et à comprendre mentalement ce qui doit suivre.

Tableau Kanban sur les fleurs

Incorporer plus de visuels

Restons un instant sur l'idée de la planification de mariage pour montrer ce prochain avantage de l'utilisation de kanban. La plupart des applications Kanban vous permettent d'ajouter des images à vos cartes de tâches. La fiche de tâche pour créer un diagramme de disposition des sièges peut également contenir le diagramme de travail réel afin que vous ayez un rappel visuel de la tâche et de son statut. De même, vous pouvez ajouter des exemples d'images de gâteaux de mariage ou d'arrangements floraux pour vous aider à voir littéralement ces tâches.

Vous empêcher de prendre trop de travail

L'un des avantages de l'utilisation du kanban pour organiser le travail est que vous pouvez créer une limite de travail en cours (WIP). Une limite WIP est un plafond sur le nombre de tâches qu'une personne peut se voir attribuer à un moment donné. En d'autres termes, si la limite WIP est de trois et que trois tâches vous sont assignées, vous devez terminer l'une des tâches avant de pouvoir accepter une nouvelle tâche.

En effet, les limites WIP accomplissent deux choses. Premièrement, cela empêche les individus de se voir attribuer plus de travail que les autres membres de l'équipe. Deuxièmement, les limites WIP vous obligent à terminer les tâches qui vous sont assignées plutôt que de reporter les tâches difficiles au profit de tâches plus récentes et plus faciles.

Certaines applications Kanban disposent d'un outil permettant de définir une limite WIP. Deux exemples sont KanbanFlow et LeanKit. Une fois qu'une personne atteint la limite, l'application l'empêche d'obtenir de nouvelles affectations. Certaines applications en font simplement une suggestion en ajoutant un drapeau rouge lorsque vous dépassez votre limite. Les limites WIP peuvent également être une règle informelle que vous suivez. Il n'est pas nécessaire que ce soit une fonctionnalité avec un outil.

Remue-méninges et tri des idées

Vous pouvez certainement utiliser des tableaux Kanban pour plus que des tâches de suivi. Dans l'exemple classique d'utilisation du kanban, chaque colonne du tableau représente une phase ou une étape d'un flux de travail. Cela ne doit pas être le cas, cependant. Vous pouvez tout aussi facilement utiliser une application kanban pour réfléchir, trier des idées ou même enregistrer des images dans un tableau d'affichage virtuel (c'est comme avoir un tableau Pinterest privé, mais sans flux de contenu provenant d'autres personnes).

Tableau Kanban sur les kits repas

Il n'y a pas si longtemps, je testais des services de livraison de kits repas. Lorsque je passe en revue d'autres produits, je peux facilement prendre des notes sur chacun d'eux et peut-être créer une feuille de calcul pour comparer les produits. Avec les repas, cependant, j'ai trouvé beaucoup plus facile de garder des notes et de me souvenir des différents plats que j'ai mangés lorsque j'en ai vu des photos. J'ai donc commencé un tableau kanban avec tous les repas que j'ai préparés. Chaque colonne correspondait au nom d'une entreprise et chaque carte représentait l'un des repas. J'ai ajouté des photos, des notes et un lien vers la recette.

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De cette façon, vous pouvez utiliser des tableaux kanban pour enregistrer des idées sur les futures destinations de vacances (ou conserver des notes sur les vacances que vous avez prises dans le passé). Ou vous pouvez faire une collection de vos recettes préférées et en choisir quelques-unes à mettre dans une colonne représentant ce que vous ferez pour le dîner chaque soir cette semaine. Le ciel est la limite pour utiliser le kanban pour le brainstorming et le tri des idées.

Quelles sont les meilleures applications pour Personal Kanban ?

Les applications Kanban sont nombreuses et beaucoup d'entre elles sont gratuites ou ont au moins un niveau de service gratuit. Certains sont meilleurs que d'autres, selon la façon dont vous avez l'intention de les utiliser.

Trello est l'une des applications de style kanban les plus populaires car elle est très conviviale. Pour cette raison, c'est probablement mon premier choix pour l'utilisation de kanban pour l'organisation personnelle (par opposition à un environnement professionnel). La version gratuite ne contient pas une tonne de fonctionnalités, mais vous pouvez ajouter les fonctionnalités souhaitées via des « power-ups ». Quelques exemples de power-ups sont une vue de calendrier, un suivi du temps et des champs personnalisés. Les comptes gratuits sont livrés avec un power-up par tableau, et vous en obtenez plus avec un compte payant. Si vous souhaitez utiliser Trello pour rester organisé, consultez mes conseils pour en tirer le meilleur parti.

Zenkit est une autre excellente option pour une application kanban à usage personnel. Semblable à Trello, Zenkit est très facile à utiliser et hautement personnalisable. J'aime aussi le fait qu'il ne soit pas trop axé sur les affaires. L'aspect et la sensation sont légers, conviviaux et colorés.

Asana n'a pas commencé comme une application kanban (c'est une application de gestion du travail collaboratif), mais au cours des dernières années, elle a ajouté une fonctionnalité appelée Boards afin que les gens puissent utiliser kanban pour gérer leur travail s'ils le souhaitaient. Asana est un excellent outil pour suivre les tâches d'un groupe de personnes, en particulier si vous utilisez beaucoup d'informations textuelles, telles que la rédaction de listes de contrôle dans vos tâches.

Leankit a plus de fonctionnalités que de nombreuses autres applications de style kanban, c'est donc une bonne application à utiliser si vous vous souciez profondément des limites WIP, des couloirs (c'est la possibilité de trier automatiquement le contenu de votre tableau non seulement dans des colonnes verticales, mais aussi horizontalement) , et d'autres. Il n'y a pas de niveau de service gratuit avec Leankit, mais vous pouvez obtenir un essai gratuit.

Wrike est une autre excellente application pour Kanban. Cependant, il est assez axé sur les affaires, ce qui en fait un bon outil si vous prévoyez de l'utiliser à la fois pour une organisation professionnelle et personnelle. Il existe un niveau de service gratuit avec des fonctionnalités limitées, bien qu'il soit assez riche en fonctionnalités si vous payez les frais d'abonnement pour le service premium.

Lorsque les listes de tâches traditionnelles échouent, essayez Kanban

Si les listes de tâches traditionnelles ne fonctionnent pas pour vous, je vous encourage fortement à essayer un tableau kanban. Ce que j'aime le plus dans le kanban, c'est qu'il s'adresse à différents types de personnes. Si vous êtes un penseur non linéaire, travaillez mieux lorsque vous pouvez voir beaucoup d'informations en un coup d'œil ou avez besoin d'une action tactile pour vous aider à traiter les informations, alors le kanban pourrait être pour vous.

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