L'une des tâches les plus importantes pour les chefs de projet est de s'assurer que les membres de leur équipe communiquent bien non seulement entre eux, mais aussi avec la direction et les clients. Dans ce guide, vous apprendrez comment améliorer la communication par e-mail et augmenter la productivité de votre équipe.

En tant qu'ancien chef de projet qui a travaillé avec des dizaines d'équipes au cours de la dernière décennie, j'ai utilisé ces stratégies et découvert leur immense potentiel pour aider également d'autres chefs de projet.

Lisez la suite pour apprendre à adopter un plan de communication, modifier la portée de vos e-mails pour atteindre plus d'objectifs et optimiser vos compétences en rédaction pour être plus persuasif.

Étape 1 : Élaborer un plan de communication

Un plan de communication est un bon moyen pour les chefs de projet de garder une trace de quand, comment, quoi et avec qui ils doivent communiquer, ayant ainsi une meilleure idée de leurs besoins et objectifs de communication.

Analysez vos schémas de communication actuels et répondez à ces questions :

  • Quels sont les principaux objectifs de vos e-mails ? Les utilisez-vous pour organiser des réunions, partager des rapports, donner des commentaires ou attribuer des tâches ?
  • Avec qui communiquez-vous par e-mail ?
  • À quelle fréquence utilisez-vous la communication par e-mail ?

Après avoir répondu à ces questions, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour déterminer votre plan de communication général. Vous pouvez l'adapter à chaque nouveau projet en conséquence.

Avec une analyse approfondie de votre style de communication actuel, vous pouvez avoir une idée plus claire de la façon de vous organiser, ce qui vous aidera à atteindre vos objectifs de communication plus efficacement.

Étape 2 : Séparez le partage de fichiers de la communication par e-mail

Sur le lieu de travail, une équipe communique principalement en partageant et en discutant des fichiers et des documents, de sorte qu'un chef de projet peut améliorer le flux de communication par e-mail en utilisant des applications et des programmes spécifiques pour le partage de fichiers.

Le partage de fichiers et de documents par e-mail prend du temps et est improductif. Vous devez les télécharger, puis chaque destinataire doit les télécharger et les modifier sur son appareil numérique. Applications de partage de fichiers viennent avec plusieurs avantages :

  • Chaque individu a un accès instantané aux fichiers.
  • Chaque individu peut modifier des fichiers en temps réel et voir les modifications en temps réel apportées par les autres.
  • Votre équipe gagnera un temps précieux.
  • Vous évitez la perte de fichiers.
  • Votre équipe connaîtra une augmentation du flux de travail.

Puisqu'une équipe doit échanger un grand nombre de fichiers et de documents, les envoyer par email encombrera la boîte de réception de chacun tandis qu'une application de partage de fichiers permet de séparer facilement les objectifs de communication.

Étape 3 : Commencez avec une ligne d'objet convaincante

Peu importe l'attrait de vos e-mails, la ligne subjective détermine si le destinataire, qu'il s'agisse d'un membre de l'équipe, d'un client ou d'un responsable supérieur, l'ouvrira et le lira avec un vif intérêt.

La ligne d'objet est la première ligne que quelqu'un voit lorsqu'il reçoit un e-mail. Cela les aide à décider s'il faut ouvrir l'e-mail immédiatement ou reporter la lecture indéfiniment. Selon la personne à qui vous écrivez, votre e-mail doit inclure une ligne d'objet suggestive et claire qui informe le destinataire de son urgence.

En tant que chef de projet, ne négligez pas l'importance de la ligne d'objet car elle détermine la réception positive ou négative de vos e-mails.

Étape 4 : Fournissez des instructions claires

Lorsque les parties prenantes ou les cadres supérieurs vous présentent les objectifs complets d'un projet, vous devez vous assurer que votre équipe comprend parfaitement ce que vous exigez et attendez d'eux.

En tant que chargé de projet, il est de votre devoir d'assurer une bonne communication en exprimant clairement les objectifs et les exigences du projet et en présentant les tâches de chaque membre de l'équipe. A cette fin, des emails efficaces respectent les règles suivantes :

  • Instructions claires exprimées dans un langage concis
  • Un aperçu de tous les objectifs majeurs et mineurs à court, moyen et long terme

Dans un environnement de travail, il n'y a pas de temps ni d'espace pour la confusion ou la mauvaise interprétation, c'est pourquoi une bonne communication par e-mail s'articule autour de la clarté, de la transparence et de la franchise.

Étape 5 : Encouragez les commentaires et la communication interactive

En tant que chef de projet, vous êtes le plus susceptible d'être celui qui transmet les informations sur le projet, mais la communication est une voie à double sens, en particulier lorsqu'il s'agit de maintenir la cohésion d'une équipe.

Les problèmes de communication par e-mail proviennent du fait que vous ne savez pas si votre destinataire a lu et compris les informations. Cela peut facilement conduire à l'insatisfaction au travail et à l'échec de projets.

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Une rupture des communications signifie qu'une équipe est incapable de coopérer efficacement. Un chef de projet efficace a la capacité de maintenir une communication interactive. Voici les principales façons de procéder :

  • Posez des questions dans vos e-mails et encouragez les membres de votre équipe à répondre honnêtement.
  • Encouragez les membres de votre équipe à demander des éclaircissements et des informations supplémentaires en cas de doute.
  • Encouragez les membres de votre équipe à partager les obstacles et les défis qui les empêchent d'atteindre les objectifs du projet.
  • Faites en sorte que les membres de votre équipe se sentent écoutés et appréciés en tenant compte de chaque contribution individuelle.

Malgré les rôles hiérarchiques qui existent dans une équipe, une communication efficace est impossible sans rétroaction, coopération et partage d'idées, de suggestions et de doutes.

Étape 6 : Réviser, modifier et relire les e-mails

Un chef de projet envoie quotidiennement des dizaines d'e-mails, mais avant de cliquer sur “envoyer”, vérifiez si votre écriture est impeccable en termes de grammaire, de ponctuation et de style.

Dans un cadre professionnel où vous discutez de problèmes de travail importants, une erreur grammaticale flagrante peut distraire le destinataire de votre e-mail de l'importante tâche à accomplir. Peu importe à quel point vos informations sont convaincantes ou convaincantes, une grammaire bâclée vous rend avoir l'air peu professionnel et pourrait même conduire à des malentendus concernant votre message.

Pour éviter cet écueil, je recommande ce qui suit :

  • Utilisez des extensions pour votre navigateur qui vérifient automatiquement la grammaire dans votre e-mail, en soulignant les mots mal orthographiés et d'autres erreurs courantes.
  • Lisez votre e-mail à voix haute ou lisez-le au moins deux fois avant d'appuyer sur envoyer.

De bonnes compétences en rédaction sont essentielles pour une communication efficace par courrier électronique, et la grammaire, la ponctuation et la fluidité déterminent votre professionnalisme lors de la rédaction.

Étape 7 : Utilisez les outils en ligne pour améliorer l'expérience d'envoi d'e-mails

Certains e-mails ont un enjeu plus important que d'autres, mais des outils en ligne peuvent vous aider à vous assurer que vos e-mails respectent certains critères concernant la formulation, le nombre de mots, la structure ou le style.

Lors de la rédaction d'e-mails importants en tant que chef de projet, chaque mot compte. Pour assurer la force et la pertinence de votre e-mail, vous pouvez utiliser ces outils en ligne :

  • Outils de relecture et d'édition en ligne comme Grammarly ou Hemingway Editor
  • Des processeurs de comptage de mots comme Easy Word Count pour vérifier la longueur de votre e-mail
  • Un tracker de réception tel que Contact Monkey, qui vous montre qui a ouvert l'email et qui l'a supprimé sans le lire.

La communication par e-mail est centrée sur l'écriture, mais l'écriture commerciale doit suivre plusieurs règles pour une efficacité maximale, qui sont beaucoup plus faciles à suivre à l'aide d'outils en ligne dédiés.

Étape 8 : Utilisez le courrier électronique pour la motivation, l'encouragement et la célébration

La communication par e-mail est un outil important si vous souhaitez encourager et motiver et célébrer les réalisations afin de créer une équipe solide et cohérente.

« D'après mon expérience, mes employés s'épanouissent lorsqu'ils se sentent appréciés et vus. Je fais des efforts conscients pour m'assurer que cela se produise. Cela améliore la motivation et augmente la fidélité comme rien d'autre », a déclaré William Bolton, chef de projet chez PapierFeuille.

Lorsque vos e-mails se concentrent uniquement sur les instructions et les exigences, les membres de votre équipe ouvriront chacun d'eux dans l'espoir que vous leur présentiez de nouvelles tâches. Pour rendre vos e-mails plus invitants, ajoutez à votre plan de communication des e-mails dans lesquels vous :

  • Offrez des mots encourageants
  • Félicitez votre équipe pour ses efforts
  • Célébrez les jalons et les réalisations
  • Fournir de la motivation lors des étapes difficiles d'un projet
  • Donnez votre avis sur ce qui va bien

En suivant les directives ci-dessus, un chef de projet abordera avec succès les responsabilités plus subtiles de son poste :

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Les e-mails positifs ont le pouvoir de garantir que l'énergie reste appréciative et optimiste, avec des niveaux élevés de confiance, de motivation et de confiance entre les membres de l'équipe, exactement ce qu'un chef de projet doit viser à développer avec ses compétences générales.

Productivité et coopération intelligente avec la communication par e-mail

Les chefs de projet doivent être d'excellents communicateurs s'ils veulent continuer à réussir dans leur travail. Malgré la croissance d'autres canaux de communication d'entreprise, les e-mails restent aussi efficaces et populaires aujourd'hui qu'ils l'étaient il y a dix ans.

Lorsqu'un chef de projet cherche à améliorer le flux de travail et la productivité, l'optimisation de la communication par e-mail est une stratégie essentielle. D'après mon expérience de travail pour différents types d'entreprises, tous les conseils présentés ci-dessus déterminent des changements rapides à fort impact.

L'adoption d'un plan de communication, la diversification des objectifs de vos e-mails pour encourager la communication interactive, l'utilisation d'outils en ligne pour améliorer vos compétences en rédaction et la séparation des informations dans les e-mails permettront d'améliorer la communication avec votre équipe, vos clients et vos parties prenantes.