CRM de base est le choix des éditeurs de PCMag pour les logiciels CRM. La série de vidéos présentée dans cet article est conçue pour vous permettre d'être rapidement et facilement opérationnel avec Base CRM. Il vous guide à travers toutes les étapes initiales de configuration, d'organisation et d'utilisation de votre compte. Dans cet article, nous détaillerons des tâches telles que la personnalisation des pipelines de vente, la configuration de la gestion des prospects et la configuration d'actions automatisées.

Première étape : aperçu du tableau de bord

Découvrez comment utiliser votre tableau de bord Base CRM dans cette courte vidéo comprenant un aperçu de l'activité du compte, un résumé du pipeline et des options de filtrage. Il existe trois types de profils Base CRM, chacun ayant des autorisations différentes : Utilisateur, Responsable et Entreprise. Le profil utilisateur ne peut voir que sa propre activité, le responsable peut voir son activité et celle de ses subordonnés directs, et les utilisateurs de l'entreprise peuvent voir l'activité de l'ensemble de l'équipe.

Sinon, les tableaux de bord se ressemblent pour tous les profils, avec le pipeline et le résumé des transactions sur le côté gauche, l'activité du compte au centre et les tâches et rendez-vous sur le côté droit. Un nouvel ajout à l'interface utilisateur (UI) est le bouton Ajouter universel, qui peut être utilisé pour ajouter de nouveaux contacts, prospects et autres enregistrements à partir de n'importe quel écran, y compris le tableau de bord.

Vous pouvez voir des informations de haut niveau sur vos offres, filtrées par pipeline, ainsi que l'activité des 30 derniers jours, y compris un décompte des offres qui ont été gagnées et perdues ou marquées comme non qualifiées. L'activité du compte est organisée par notes, tâches terminées et transactions. Dans cette colonne, vous verrez chaque fois que quelqu'un ajoute une nouvelle offre, un contact, une note, une tâche ou modifie le statut ou l'étape d'une piste ou d'une offre. Enfin, les tâches et les rendez-vous à venir se trouvent sur le côté droit ; les tâches en retard sont affichées en rouge. Regardez la vidéo pour obtenir des conseils sur le filtrage du contenu et la personnalisation de votre tableau de bord en fonction de vos besoins spécifiques.

Deuxième étape : personnaliser les notifications

Cette vidéo vous explique comment gérer les notifications. Il existe trois types de notifications différents dans Base CRM : les notifications prédéfinies, les notifications personnalisées et les notifications Web.

Les notifications prédéfinies incluent des activités logicielles telles que lorsqu'un prospect, une transaction ou une tâche vous est attribué, ainsi que des rappels de rendez-vous et de tâches. Il existe également des notifications système, par exemple lorsqu'une importation ou une exportation est terminée ou lorsqu'un nouveau prospect est créé à partir d'un formulaire de capture. Pour chacun d'entre eux, vous pouvez opter pour une alerte Web, une alerte e-mail ou désactiver les notifications.

Les utilisateurs peuvent créer des notifications personnalisées liées aux prospects, aux contacts et aux offres. Pour chacun d'entre eux, vous choisissez d'abord un filtre, comme les prospects qui appartiennent à des équipes ou à des utilisateurs particuliers ou une transaction qui se trouve à un certain stade. Ensuite, vous choisissez un déclencheur. Par exemple, vous pouvez souhaiter recevoir une alerte lorsqu'une tâche est ajoutée à une nouvelle offre ou lorsque l'étape d'une offre dans le pipeline est modifiée. Les notifications peuvent avoir plusieurs déclencheurs. Vous pouvez recevoir des alertes Web, par e-mail et mobiles.

Enfin, les utilisateurs qui se sont inscrits à Base Voice, ou intégrés à d'autres fournisseur de services vocaux d'entreprise, peut s'inscrire pour recevoir des notifications Web concernant les appels entrants et les SMS. Base Voice comprend un numéro de téléphone unique et enregistre automatiquement les appels et les messages vers les pistes et les contacts.

Si vous êtes nouveau dans le CRM, vous pouvez avoir une certaine confusion en ce qui concerne les prospects et les contacts. Dans Base CRM, un lead est un personne principale, entreprise ou opportunité commerciale qui ne fait pas encore partie du pipeline des ventes. Il s'agit notamment de personnes et d'entreprises que vous avez découvertes grâce au réseautage, mais avec lesquelles vous n'avez pas encore conclu d'accord commercial. Les prospects sont une question de potentiel. Une fois qu'un prospect montre de l'intérêt pour un produit ou un service, il peut être converti en contact. Un contact peut également être quelqu'un avec qui vous avez fait des affaires dans le passé et qui est susceptible d'offrir des contrats réguliers.

Les onglets Lead et Contact dans Base CRM se ressemblent et fonctionnent de la même manière, avec une variété de filtres de recherche. Les prospects sont classés en trois catégories : nouveaux, actifs et non qualifiés. Les contacts sont partagés entre prospects et clients. Les contacts peuvent être associés à une ou plusieurs transactions. Pour les pistes et les contacts, vous pouvez voir les tâches et les rendez-vous associés dans leur entrée ainsi que les documents associés. Les pistes peuvent être converties en contacts, mais cette action ne peut pas être annulée.

Quatrième étape : création et gestion des transactions

Les transactions sont des opportunités de vente liées à un prospect ou à un contact. Ils se déplacent dans votre pipeline de vente, qui représente votre processus de vente. Chaque pipeline se termine à l'une des trois étapes fermées : gagnée, perdue ou non qualifiée. Gagné et perdu s'expliquent d'eux-mêmes ; marquer un accord comme non qualifié signifie qu'il ne s'agissait pas d'un rejet complet. Les raisons non qualifiées peuvent concerner le calendrier, le budget, la réorganisation de l'entreprise ou tout autre élément hors de votre contrôle. Ces trois catégories d'offres facilitent le suivi de votre réussite et permettent de mieux cibler votre équipe de vente.

Sur la page Offres, vous pouvez voir le nombre d'offres à chaque étape du pipeline. Comme les prospects et les contacts, vous pouvez également filtrer les offres en fonction de l'un des champs que vous utilisez. Dans une entrée de transaction, vous pouvez voir quel contact, prospect ou entreprise y est connecté, l'activité récente, ainsi que sa valeur et son pourcentage de probabilité. Toutes les tâches ou rendez-vous associés sont également affichés. Vous pouvez également modifier l'étape de la transaction ici.

Cinquième étape : personnaliser vos pipelines de vente

Les pipelines de vente sont constitués d'étapes. Base CRM comporte six étapes prêtes à l'emploi, mais vous pouvez en ajouter ou supprimer celles que vous ne prévoyez pas d'utiliser. Vous pouvez également renommer et réorganiser les étapes en fonction des processus de votre entreprise. Il existe deux types d'étapes : actives et fermées. Bien que vous puissiez renommer l'une des trois étapes fermées, qui sont par défaut gagnées, perdues et non qualifiées, vous pouvez les supprimer ou en ajouter d'autres.

Si vous avez plusieurs pipelines de vente, vous pouvez personnaliser chacun avec différentes étapes. Donc, si vous vendez à la fois des produits et des services, vous pouvez avoir des pipelines adaptés à chaque processus.

Sixième étape : ajouter des champs personnalisés

Les pistes, les contacts et les transactions ont une multitude de champs par défaut, mais cela ne suffit pas toujours. Les champs personnalisés vous permettent de collecter et de stocker des informations supplémentaires sur vos prospects qui sont propres à vos entreprises. Base CRM propose une variété d'options de champs personnalisés. Vous pouvez créer des champs pour une seule ligne de texte, un paragraphe de texte, une case à cocher, un menu déroulant, un menu à sélection multiple, une date, un e-mail, un téléphone, une adresse et une URL. Vous pouvez ajouter autant de champs personnalisés que vous le souhaitez, et pour le menu déroulant et à sélection multiple, jusqu'à 500 choix.

Septième étape : planifier des rendez-vous

Base CRM est livré avec une fonctionnalité de calendrier, et vous pouvez également intégrer un ou plusieurs calendriers Google à votre compte. Vous devez choisir un calendrier par défaut, qui est le seul que vous pouvez modifier. Les rendez-vous des calendriers autres que ceux par défaut s'affichent en gris. Lorsque vous créez un rendez-vous, vous pouvez l'associer à une piste, une transaction ou un contact. Commencez simplement à saisir le nom et Base CRM vous proposera tous les enregistrements correspondants.

Ces rendez-vous apparaîtront dans l'entrée du prospect, du contact ou de la transaction. L'enregistrement d'un rendez-vous l'ajoute à votre calendrier et envoie des invitations aux autres participants. Vous pouvez télécharger le logo de votre entreprise afin qu'il s'affiche dans toutes les invitations. Vous pouvez également ajouter des rendez-vous à partir des pages de prospect, de contact ou de transaction. Lorsque vous affichez un rendez-vous, vous pouvez voir quels participants ont accepté et refusé votre invitation.

Huitième étape : créer et attribuer des tâches

Dans Base CRM, toutes les tâches sont associées à des transactions. Vous pouvez ajouter des tâches à partir de l'onglet Calendrier ou Tâche ou directement à partir d'une entrée de prospect, de contact ou de transaction. Les tâches ont des délais et des rappels facultatifs, qui peuvent être envoyés une semaine, un jour, une heure, 30 minutes, 15 minutes ou cinq minutes avant la date d'échéance ou à l'heure exacte de la date d'échéance. Les tâches en retard s'affichent en rouge. En fonction de vos autorisations, vous pouvez vous attribuer des tâches à vous-même ou à d'autres utilisateurs.

Neuvième étape : Intégration de votre e-mail

Base Le CRM dispose d'un outil de messagerie, mais il s'intègre également à Gmail et à d'autres fournisseurs de messagerie. L'intégration de votre compte de messagerie signifie que les communications avec les prospects et les contacts sont automatiquement enregistrées, ce qui vous laisse du temps pour un travail plus important. Votre compte de messagerie sera synchronisé de deux manières : les e-mails que vous envoyez dans Base CRM s'afficheront dans votre client de messagerie et vice versa. Base CRM vous enverra un e-mail une fois la synchronisation initiale des e-mails terminée.

Votre e-mail est divisé en quatre dossiers : boîte de réception, e-mails non suivis, envoyés et archivés. Votre boîte de réception contient des e-mails liés aux pistes, aux contacts et aux offres de votre compte. Les e-mails non suivis sont ceux qui ne sont pas associés à votre compte. À partir de ce dossier, vous pouvez ajouter un e-mail en tant que prospect ou contact. Dans le dossier Envoyé, vous pouvez voir si un e-mail a été consulté et combien de fois il l'a été, de cette façon vous pouvez identifier les messages qui peuvent être passés entre les mailles du filet ou être allés à une adresse e-mail incorrecte. Vous pouvez supprimer des messages ou les archiver une fois qu'ils ne sont plus importants.

Étape 10 : Configurer des actions automatisées

Si vous vous retrouvez à faire la même tâche encore et encore, pourquoi ne pas l'automatiser ? Base CRM dispose de plusieurs options pour créer automatiquement des tâches en fonction de certains événements. Vous devez être un utilisateur de niveau gestionnaire qui est administrateur de compte pour créer des actions automatisées. Les exemples incluent la création de tâches lorsqu'une transaction passe à une nouvelle étape ou la mise à jour d'un champ personnalisé lorsqu'une nouvelle transaction est créée. Tout d'abord, vous sélectionnez l'événement qui déclenchera l'action. Les choix incluent : lorsqu'un nouveau prospect est créé ; lorsqu'un nouveau contact est créé, lorsqu'une transaction est créée ou lorsqu'une transaction est déplacée vers une étape différente. Certains de ces événements ont des options plus granulaires telles que le filtrage par entreprise, pipeline ou étape de transaction.

Ensuite, vous décidez de la nature de la tâche, l'attribuez à un utilisateur et ajoutez éventuellement une date d'échéance. Vous pouvez créer plusieurs tâches par action automatisée.

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