J'ai dépensé beaucoup trop d'argent sur des systèmes de facturation junky qui m'obligent à naviguer loin de mon tableau de bord WordPress pour envoyer à tous mes clients. Le seul problème est que je suis toujours travaillant pour ces clients dans WordPress, alors à quoi bon quitter cet écran pour envoyer une facture ?

Sprout Invoices offre un petit service sympa pour que vous n'ayez pas à vous soucier d'ouvrir un nouvel écran pour les factures. Le système regorge de fonctionnalités, mais il ne vous submerge pas comme les autres services de facturation que j'ai utilisés. Depuis qu'il a attiré mon attention, j'ai pensé que je ferais une revue Sprout Invoices, entrelacée avec un tutoriel sur la façon de configurer le système.

Pour commencer, rendez-vous sur la page d'achat de Sprout Invoices pour vous inscrire à votre compte et télécharger le fichier du plug-in. N'hésitez pas à jouer avec une démo avant de dépenser votre argent.

Tarification de la facturation Sprout

Le plugin propose trois versions parmi lesquelles vous pouvez choisir en fonction de la manière dont vous prévoyez de l'utiliser.

  • La version non professionnelle est entièrement gratuit, mais vous avez juste accès à la facturation et aux devis.
  • La version freelance est de 5 $ par mois, et vous obtenez des choses comme des estimations, des factures, des paiements en ligne, une facturation récurrente, un suivi du temps, des projets, des dépôts, des rapports avancés et une assistance prioritaire.
  • La version commerciale est de 9 $ par mois, et vous recevez tout ce qui vient avec le plan Freelancer, ainsi que la priorité lorsque vous faites des suggestions à l'équipe de développement, tous les modules complémentaires inclus et une remise pour le marché des modules complémentaires de 50 %.

Voir toutes les fonctionnalités et les options de tarification ici. Vous remarquerez qu'ils offrent des plans de paiement avancés intéressants qui vous permettent de payer un peu plus facilement la facture.

Étape 1 : Installation des factures Sprout

Une fois que vous avez téléchargé le plugin Sprout Invoices sur votre ordinateur, ouvrez votre tableau de bord WordPress et cliquez sur l'option Ajouter nouveau sous l'onglet Plugins.

Ajouter un nouveau plug-in

Cliquez sur le lien Télécharger, puis sur le bouton Choisir un fichier pour récupérer le fichier dans votre dossier et le placer sur votre tableau de bord WordPress. Cliquez sur le bouton Installer maintenant, puis sur Activer le plugin pour terminer le processus.

Télécharger

Une fois que vous avez téléchargé le plugin, il vous amène directement à la page d'accueil principale de Sprout Invoices. Si vous quittez la page, vous pouvez la trouver sur le côté gauche de votre tableau de bord WordPress en cliquant sur Sprout Apps > Sprout Invoices.

Bouton principal

N'hésitez pas à saisir votre clé de licence si vous souhaitez recevoir des mises à jour automatiques du plug-in à l'avenir.

Inscription

Étape 2 : Configurez vos paramètres généraux

Sprout a quelque chose qu'ils appellent le flux de travail des factures Sprout, qui commence par attirer de nouveaux prospects afin qu'ils puissent devenir des clients, puis vous payer pour vos services ou produits.

Par conséquent, il est sage de commencer dans l'onglet Paramètres généraux où vous pouvez saisir le formulaire de soumission par défaut ou intégrer des outils de formulaire tels que Gravity Forms et Ninja Forms. Ceci est principalement destiné à la publication sur le front-end de votre site, donnant aux clients potentiels un moyen de vous contacter pour un devis. Je n'ai vu cela dans aucun autre plugin de facturation, c'est donc un énorme avantage. Cela fonctionnerait très bien avec une page de destination si vous me demandez.

C'est encore mieux que le formulaire de soumission soit un shortcode pour un placement facile sur votre site.

Formulaire de soumission par défaut

Vous pouvez remplir les informations sur votre entreprise au bas de cette page, mais les parties les plus importantes sont les paramètres de facturation et d'estimation. C'est ici que vous créez un slug de lien permanent pour vos factures et entrez les informations de facturation telles que les conditions par défaut et une petite note envoyée à vos clients lorsque vous envoyez une facture.

Paramètres de facturation

Une autre fonctionnalité unique de Sprout Invoices est l'option Estimations, où vous pouvez envoyer une estimation rapide à vos clients, réunissant le flux de travail Sprout Invoices dont nous avons parlé précédemment. Dans les paramètres généraux, vous pouvez remplir vos termes et notes par défaut pour les estimations. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour quitter cette section.

Paramètres d'estimation

Une autre étape nécessaire avant de commencer le processus de facturation consiste à configurer votre traitement des paiements. Accédez à l'onglet Paramètres de paiement. J'ai remarqué dans d'autres plugins que la zone de paiement est plutôt déroutante, mais c'est à peu près aussi simple que possible.

Par défaut, les options sont limitées avec des éléments tels que PayPal et le traitement des chèques, mais vous pouvez accéder au marché des applications Sprout pour trouver des passerelles de paiement supplémentaires.

Paramètres de paiement

Enfin, vous voudrez configurer vos notifications avant de commencer le processus de facturation, alors allez dans l'onglet Notifications où vous pouvez modifier les différents messages qui vous parviennent lorsque quelque chose se passe dans le système. Tous ont un texte par défaut, ce qui est bien, mais n'hésitez pas à modifier les messages pour les paiements reçus, les estimations acceptées, les prospects reçus, etc.

Les codes abrégés sont nombreux pour les notifications, alors entrez-y et facilitez-vous la tâche.

Notification de paiement reçu

Étape 3 : Création d'une facture avec Sprout Invoices

La vraie magie se produit si vous allez sur le côté gauche de votre tableau de bord WordPress et localisez les onglets Factures et Devis. Onglets Factures et Devis

Supposons que vous ayez précédemment placé le formulaire de contact sur votre site et qu'un client vous ait embauché pour vos services de conception graphique. Vous avez terminé tout ce dont ils avaient besoin pour leur site, et maintenant vous voulez leur envoyer une facture pour pouvoir être payé.

Cliquez sur l'onglet Factures et appuyez sur l'option Ajouter une facture.

Ajouter une facture

Tapez un nom pour la facture et commencez à ajouter les services que vous avez complétés dans chaque ligne. Comme pour toute facture, vous pouvez modifier les quantités, les tarifs et même appliquer une remise ou ajouter des taxes si nécessaire.

Création d'une facture

Après cela, les informations de facturation sont assez simples. Cela fonctionne de la même manière qu'un article WordPress standard où vous pouvez modifier le statut du brouillon, définir une date de publication et même modifier la date d'échéance. N'hésitez pas à modifier le modèle de facture si nécessaire, à ajouter une taxe ou à associer la facture à un projet plus important que vous avez spécifié.

Informations de facturation

Ma partie préférée de la facture est le processus de facturation récurrente, où vous pouvez configurer la fréquence à laquelle vous souhaitez envoyer une facture à un client cohérent.

Facture récurrente

Après cela, saisissez toutes les notes que vous avez pour le client en bas et cliquez sur le bouton Enregistrer avant de l'envoyer.

Avant d'essayer d'envoyer votre facture, il y a la partie légèrement déroutante d'ajouter vos informations client. J'ai supposé qu'ils me demanderaient simplement de sélectionner ou de créer mon client dans la zone Envoyer une facture, mais ces paramètres sont entassés dans la section Informations.

Cliquez sur le lien Modifier à côté du titre Facture pour client N/A. Ici, vous pouvez saisir les informations du client avec son e-mail afin de pouvoir lui envoyer la facture. Assurez-vous d'enregistrer la facture après ce processus ou vous ne verrez pas l'option client dans la zone Envoyer la facture.

Facture pour le client

Le bouton d'envoi est un peu difficile à trouver, mais il est situé tout en haut et ressemble à un courrier à droite du titre de votre facture. Cliquez dessus lorsque vous êtes prêt à envoyer la facture à votre client.

Bouton d'envoi

Cela vous amène à un champ de message simple, où vous pouvez taper une ou deux lignes rapides, choisir un destinataire puis cliquer sur le bouton Envoyer la facture.

Envoyer une facture

C'est tout pour l'envoi d'une facture ! Maintenant, le client reçoit l'e-mail dans sa boîte de réception et il peut effectuer le paiement par n'importe quelle méthode dont vous avez discuté. L'e-mail est essentiellement une brève ventilation sous forme de texte, mais ils doivent ensuite cliquer sur votre site Web pour voir la facture réelle et le bouton de paiement.

La facture réelle

Lorsque le client paie votre facture, vous recevrez un e-mail indiquant que votre paiement a été reçu. Ils peuvent également répondre directement à l'e-mail envoyé s'ils ont des questions sur les frais.

Si vous regardez l'onglet Factures de votre tableau de bord WordPress, vous pouvez voir toutes les options qui s'offrent à vous. Créez de nouveaux clients, gérez des projets et jetez même un coup d'œil aux paiements récemment reçus.

Options de facturation

Étape 4 : Envoi d'un devis

Maintenant que nous avons envoyé une facture, que se passe-t-il si un client potentiel vous envoie une demande de devis ? Accédez simplement à l'onglet Estimations de votre tableau de bord et lancez-vous.

C'est presque exactement comme créer une facture, où vous cliquez sur le bouton Ajouter une estimation pour créer un seul article.

Ajouter une estimation

Il ne sert vraiment à rien de passer par le processus de création d'estimation, car il ressemble exactement à une facture. Je me suis demandé si c'était une bonne chose ou non, car honnêtement, pourquoi voudrais-je que mes devis et mes factures soient exactement les mêmes ?

Eh bien, il s'avère que le client peut clairement dire que l'un est une estimation et l'autre une facture. La seule différence est le classement dans votre propre tableau de bord. C'est plutôt génial, puisque vous pouvez séparer les clients qui envisagent de vous payer de l'argent pour un futur service de ceux qui vous doivent déjà de l'argent.

Étape 5 : Vérifiez vos rapports

Comment voyez-vous quels clients ont payé et lesquels n'ont pas payé ? C'est là que les rapports entrent en jeu. Accédez à l'onglet principal Sprout Invoices dont nous avons parlé au début de cet article et cliquez sur l'élément de menu Rapports.

Cette zone vous montre combien de factures impayées vous avez et combien d'argent vous avez reçu au cours de la semaine, du mois et de l'année écoulés. C'est un domaine relativement utile pour gérer vos finances, et vous pouvez faire défiler un peu plus loin pour voir des graphiques vous montrant combien d'argent vous avez gagné sur certaines périodes.

Rapports

Prise en charge des factures Sprout

C'est vraiment là que Sprout Invoices excelle, car vous ne voyez vraiment pas trop de sociétés de plugins avec les détails et la documentation offerts par Sprout Invoices. Sans oublier que tout est bien configuré dans le tableau de bord WordPress pour votre propre lecture.

Lorsque vous accédez à la page principale Sprout Invoices de votre tableau de bord WordPress, vous pouvez trouver diverses descriptions pour chaque fonctionnalité ainsi que des boutons de documentation pour un apprentissage plus approfondi.

Documentation

Si vous faites défiler un peu plus loin, les FAQ et les liens d'assistance sont alignés en bas afin que vous puissiez envoyer un e-mail à l'entreprise ou voir ce que d'autres personnes ont demandé à propos du plugin.

Dans l'ensemble, Sprout Invoices est la vraie affaire, c'est que vous envoyez beaucoup de factures à vos clients.

Partagez vos réflexions dans la section des commentaires si vous avez des questions sur cet examen de Sprout Invoices. Si vous ne savez pas comment configurer Sprout Invoices ou si vous avez des questions sur les fonctionnalités, n'hésitez pas à vous exprimer ci-dessous.

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