Quelle est l'efficacité de votre liste de tâches ? Cela vous aide-t-il à planifier votre journée ? Cela vous pousse-t-il à prioriser les bonnes tâches ? Ou est-ce une liste interminable de choses que vous vous sentez coupable de ne pas avoir encore faites et maintenant vous n'allez plus en faire aucune ? Une bonne to-do list devrait vous servir. Vous ne devriez pas être à sa merci.

Les meilleures listes de tâches vous orientent chaque jour dans la bonne direction et vous aident à vous concentrer sur les tâches les plus importantes. Avec les bonnes stratégies, une liste de choses à faire peut également vous aider à atteindre des objectifs plus importants. Voici ce que vous devez savoir pour que votre liste de tâches fonctionne pour vous.

Bloc-notes ouvert à la page qui dit

(Photo : Volodymyr Hryshchenko sur Unsplash)

1. Choisissez la bonne application (ou papier)

La première étape pour créer une meilleure liste de tâches consiste à décider où la conserver. Il est important que vous aimiez l'application ou le bloc-notes que vous utilisez pour votre liste de tâches, sinon vous risquez de ne pas vous y tenir.

Remarquez comment j'ai dit “carnet?” Bien qu'il y ait de nombreux avantages à mettre votre liste de tâches dans une application (et je les énumérerai dans un instant), il n'y a rien de mal avec le papier ! Si le papier fonctionne pour vous, tant mieux. De même, une simple feuille de calcul ou un document de traitement de texte convient également. Utilisez l'outil qui vous convient.

Les listes de tâches numériques présentent cependant plusieurs avantages par rapport au papier, et il est bon de savoir au moins ce qu'elles sont, même si vous finissez par utiliser du papier. Certains avantages sont :

  • Ils sont faciles à modifier, ce qui signifie que vous pouvez mettre à jour les informations rapidement,

  • Ils ont des rappels intégrés,

  • Il est très difficile de les perdre car la liste elle-même est généralement enregistrée dans le cloud,

  • Vous pouvez trier vos tâches par priorité, date d'échéance ou par ordre alphabétique, et

  • Vous pouvez attribuer des tâches à d'autres personnes et être averti lorsqu'elles les ont terminées.

Si vous sont sur le marché pour une application de liste de tâches, laquelle est la meilleure ? Pour en avoir testé des dizaines, j'ai tendance à recommander Todoist, Asana et Things plus souvent que d'autres. Mais il existe de nombreuses autres options. OmniFocus convient aux personnes qui ajoutent beaucoup de détails à leurs tâches. Trello s'adresse aux personnes visuellement motivées. Microsoft To Do fonctionne bien avec Office et Windows 10. Google Tasks est idéal pour son intégration à Google Workspace. Habitica pourrait attirer votre attention si vous aimez la gamification. Etc.

2. Faites plus d'une liste

Vous ne devriez pas avoir une seule liste de choses à faire. Vous devriez avoir quelques listes qui couvrent les principales catégories de votre vie, telles que les tâches professionnelles, les tâches personnelles et les tâches ménagères. Avoir plus d'une liste vous aide à vous concentrer. Lorsque vous êtes au travail, vous ne voulez pas être distrait par votre liste personnelle. Lorsque vous êtes à la maison, vous ne voulez pas avoir à penser à vos responsabilités professionnelles.

Ne vous retenez pas. Faites des listes pour tout ce à quoi vous pensez ! Les plus utiles resteront. Vous pouvez supprimer ceux qui ne vous sont plus utiles.

Quelques autres idées sont :

  • Achats,

  • Un jour (où vous écrivez des tâches sans importance que vous pourriez faire un jour),

  • Week-end (pour tout ce que vous voulez faire le week-end mais ne voulez pas être distrait pendant la semaine), et

  • Corvées pour les enfants.

N'oubliez pas que vous pouvez ajouter de nouvelles listes ou les renommer à tout moment.

3. Notez vos tâches dès que vous y pensez

Lorsqu'une nouvelle tâche vous vient à l'esprit, écrivez-la le plus rapidement possible. Ajouter des tâches quand vous y pensez vous empêche de vous y attarder. Une fois qu'il est écrit, vous n'avez plus besoin de vous en souvenir, vous pouvez donc purger la pensée de votre cerveau.

Si votre application de tâches dispose d'un raccourci clavier pour ajouter une nouvelle tâche, apprenez-le. Si votre application dispose d'un raccourci de téléphone mobile, configurez-le.

Pour ceux qui utilisent du papier, gardez un peu de papier brouillon près de vous pendant que vous travaillez pour noter rapidement les pensées distrayantes, puis copiez-les dans vos listes de tâches officielles lorsque cela vous convient.

Liste de tâches Asana avec dates d'échéance

L'ajout de dates d'échéance aux tâches de votre liste de tâches Asana vous aide à établir des priorités.

4. Attribuez des dates d'échéance

Chaque fois qu'une tâche a une date d'échéance, ajoutez-la. Voir quand les tâches sont dues vous aide à établir des priorités.

Toutes les tâches n'ont pas besoin d'une date d'échéance précise et rapide, mais il est parfois utile d'en ajouter une quand même pour deux raisons.

Tout d'abord, la plupart des applications de tâches vous permettent de voir ce qui est dû aujourd'hui, demain et plus tard dans la semaine, quelle que soit la liste dans laquelle elles se trouvent. De cette façon, vous pouvez voir tout ce qui est dû aujourd'hui et avoir une idée de la façon dont la journée se déroulera . Vous pouvez également prendre un moment pour reprogrammer certaines tâches si vous vous sentez dépassé par le simple fait de regarder tout ce qui est dû la semaine prochaine.

Deuxièmement, en attribuant des dates d'échéance à vos tâches, vous planifiez efficacement votre semaine, ce qui est une excellente stratégie de gestion du temps.

5. Révisez vos listes de tâches quotidiennement

Commencez chaque journée en jetant un œil sur votre liste de tâches et en évaluant si elle est raisonnable. Ensuite, révisez-le.

Si vous avez trop de tâches planifiées pour la journée et que vous savez que vous ne les ferez pas toutes, vous vous préparez à l'échec.

6. Limitez-vous à 3 à 5 tâches par jour

Quelle est votre limite de tâches quotidiennes ? Cela dépend du type de tâches que vous écrivez et de leur difficulté à les accomplir.

Pour la plupart des gens, je recommande de commencer par se limiter à trois à cinq tâches par jour. Cela peut ne pas sembler beaucoup, mais si vous vous concentrez sur l'écriture des trois choses les plus importantes que vous devez faire aujourd'hui, vous constaterez peut-être que c'est déjà beaucoup à faire.

Pourquoi ne pas en écrire plus ? Si vous écrivez trop de tâches et que vous ne les réalisez pas toutes, vous devez les reporter à un autre jour. Cela signifie redéfinir les priorités et modifier votre liste, ce qui est un travail inutile qui cause du stress et peut sembler contre-productif.

En ayant un petit nombre de tâches, vous avez plus de chances de les terminer. Plus vous terminez toutes vos tâches, mieux vous vous sentirez dans l'ensemble de vos listes de tâches. Ce sentiment positif peut vous aider à aller de l'avant.

Vos trois à cinq tâches devraient être des choses importantes que vous devoir fais. Et pas plus de deux d'entre eux devraient être des tâches de routine, comme la prise quotidienne de médicaments. Concentrez-vous sur votre intention pour la journée. C'est ce que vous devriez écrire.

Au fil du temps, suivez le nombre de tâches que vous cochez chaque jour (les meilleures applications de tâches le suivent pour vous) et vous aurez une idée du bon nombre de tâches pour vous, au cas où ce ne serait pas trois à cinq.

Suivi des tâches sur Todoist

Todoist suit le nombre de tâches que vous accomplissez chaque jour et chaque semaine et crée un graphique montrant votre progression.

7. Mettez des tâches sur votre liste de tâches, pas des objectifs

Ce que vous écrivez sur votre liste de choses à faire est important. Mettez des tâches sur vos listes, plutôt que des objectifs et des buts. Pour ce faire, vous devez connaître la différence entre eux.

Les objectifs sont des réalisations globales ou des résultats souhaités. Ils sont généralement difficiles à quantifier. Un exemple est “devenir à l'aise en hindi.” Mettre cela sur votre liste de choses à faire ne serait pas très efficace.

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Les objectifs sont des marqueurs sur le chemin pour atteindre un but. Il est beaucoup plus facile de les confondre avec des tâches car les objectifs sont plus spécifiques et quantifiables. Un exemple d'objectif est “pouvoir tenir une conversation en hindi sur mes films préférés pendant trois minutes”.

Alors, quelles sont les tâches ? Les tâches sont les actions que vous entreprenez pour atteindre un objectif. Décomposez un objectif et vous avez vos tâches. Très souvent, ce sont des événements uniques (bien qu'ils puissent se répéter). Une tâche pourrait être “apprendre trois nouveaux verbes en hindi” ou “étudier l'hindi pendant 30 minutes”.

Les tâches, et non les buts ou les objectifs, sont ce qui appartient à une liste de tâches quotidiennes.

8. Gardez les buts et les objectifs séparés

Dans un monde parfait, bon nombre des tâches que vous accomplissez chaque jour viseront un objectif plus grand. Vous devez savoir quels sont vos objectifs, mais vous n'avez pas besoin de les écrire sur votre liste de tâches quotidiennes.

Au lieu de cela, écrivez vos buts et objectifs ailleurs. C'est peut-être encore dans votre application de liste de tâches ou votre carnet de notes, mais pas sur la liste que vous consultez chaque jour. D'autres endroits où vous pouvez écrire des objectifs sont votre journal ou une application de prise de notes.

Référez-vous à vos objectifs de temps en temps. Vérifiez-les et révisez-les. Ne les laissez pas vous distraire des choses spécifiques que vous devez faire aujourd'hui.

9. Consultez souvent votre liste de tâches

Une liste consultée est une liste utilisée. Une to-do list efficace vous guide tout au long de votre journée, ce qui signifie que vous devez le regarder souvent. Regardez-le chaque matin pour vous préparer mentalement à la journée à venir. Regardez-le après le déjeuner pour savoir sur quoi d'autre vous devez vous concentrer pour le reste de la journée. Révisez-le à la fin de la journée pour reprogrammer les tâches que vous avez manquées.

Prenez l'habitude de regarder à l'avance tout ce que vous avez prévu pour la semaine à venir afin de mieux planifier votre temps et de faire des ajustements.

Pendant la journée, si vous commencez à vous sentir perdu dans ce que vous faites ou si vous avez besoin d'une pause, consultez votre liste de tâches pour trouver quelque chose de petit et facile (une tâche moins exigeante qui ne nécessite pas une grande concentration) que vous peut s'attaquer en attendant.

Plus vous regarderez votre liste, plus vous lui ferez confiance. Plus vous lui faites confiance, moins vous devez vous souvenir des tâches que vous devez faire. Moins vous devez vous souvenir, plus vous libérez votre esprit pour vous concentrer sur la tâche à accomplir.

10. Rendez votre liste de tâches scannable

Si vous consultez souvent votre liste de tâches, vous réaliserez rapidement à quel point il est utile de voir ce dont vous avez besoin en un coup d'œil.

Utilisez un langage serré ou une sténographie pour écrire vos tâches. De nombreuses applications ont des classements prioritaires, des étoiles, des balises et d'autres détails que vous pouvez ajouter aux tâches importantes pour les faire ressortir. Codez vos tâches par couleur si cela vous aide. Appliquez des icônes qui vous donnent plus d'informations sur la tâche, par exemple si elle nécessite un appel téléphonique ou si elle est liée aux soins de santé. Peu importe la rapidité avec laquelle vous consultez votre liste de tâches, vous devriez pouvoir récolter beaucoup d'informations sur ce qui doit être fait.

Cochez ces cases

Une excellente liste de tâches est au cœur de la productivité personnelle. C'est une telle joie de trouver une application et un processus de gestion des tâches qui fonctionnent pour vous. Cocher les éléments de votre liste vous donne un sentiment d'accomplissement et est un élément clé de l'organisation. Un système de tâches fiable rend la vie à la fois plus facile et moins stressante.

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