Certains outils de productivité n'ont vraiment aucun sens tant que vous ne les voyez pas en action. Donc, si vous n'avez jamais utilisé de tableaux Kanban, vous n'avez peut-être pas compris tout le buzz autour du service de gestion de flux de travail et de collaboration Asana ajoutant des tableaux Kanban. Si vous souhaitez être plus productif au travail, cependant, cela vaut la peine d'être examiné, comme je vais l'expliquer.

Pour les non-initiés, l'application en ligne Asana (0,00 $ chez Asana) qui a gagné beaucoup de traction récemment. Ce service est essentiellement une liste de choses à faire sur les stéroïdes. Vous pouvez utiliser Asana avec un groupe de personnes, et c'est très populaire sur les lieux de travail. La nouveauté d'Asana depuis la semaine dernière est une fonctionnalité appelée tableaux, basée sur des tableaux kanban. Kanban est un terme générique qui décrit à la fois un type d'application et un système d'utilisation de cette application. L'une des applications de tableau kanban les plus connues est Trello (0,00 $ chez Asana) .

S'organiser

Kanban est également très populaire parmi les équipes informatiques et les équipes de développement de logiciels. Lorsqu'ils le décrivent, ils utilisent des termes tels que Scrum et livraison juste à temps, s'attendant à ce que nous, les gens ordinaires, comprenions ce qu'ils signifient. C'est très déroutant.

Une façon beaucoup plus facile et plus claire de comprendre le kanban est de voir des exemples en action. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de tableaux kanban qui sont peut-être moins courants sur le lieu de travail, mais qui sont conçus pour avoir du sens pour presque tout le monde.

1. Suivre les tâches personnelles : à faire, en cours, terminé

Une façon d'utiliser un tableau kanban consiste à organiser une liste de tâches personnelle et à vous assurer de ne jamais entreprendre trop de tâches à la fois. Appelons cela le tableau To Do, Doing, Done.

Dans cette configuration, vous avez trois colonnes intitulées To Do, Doing et Done. Vous avez également une pile de notes autocollantes, appelées cartes dans le kanban. Vous écrivez vos tâches sur les notes autocollantes, une tâche par note, et vous les collez dans la colonne À faire. Jusqu'ici tout va bien.

À l'heure actuelle, nous avons une liste de tâches dans la colonne To Do, et rien dans les colonnes Doing ou Done. Je sais que vous pouvez voir où cela mène, mais ne sautez pas encore à l'étape suivante.

Ce que vous devez comprendre à propos des tableaux kanban, c'est qu'ils sont visualisations d'informations que vous pourriez tout aussi facilement suivre d'une autre manière. Dans Asana, vous pouvez plutôt consulter vos tâches en mode liste, en utilisant des en-têtes dans la liste pour différencier les différents types de tâches, comme dans l'image ci-dessous.

Affichage de listeAffichage de liste

Mais lorsque vous visualisez les mêmes informations en vue tableau, cela peut avoir un effet psychologique différent. Avec les tableaux To Do, Doing, Done, les gens s'imposent généralement une limite sur le nombre de tâches pouvant figurer dans leur colonne Doing à un moment donné. Le but est de créer un système qui vous aide à vous concentrer uniquement sur quelques tâches actives. Avec une vue de liste, il est facile de sentir que toutes les tâches sont d'égale importance et qu'elles doivent toutes être accomplies à l'heure actuelle!

Le tableau kanban To Do, Doing, Done fonctionne très bien pour les tâches compliquées qui comportent de nombreuses étapes. Dans les images ci-dessus et ci-dessous, vous pouvez voir que de nombreuses tâches sont importantes et ne peuvent pas être effectuées en une seule journée. Limiter la liste de tâches à seulement deux ou trois tâches au maximum vous encourage à vous concentrer sur elles jusqu'à ce qu'elles soient terminées.

Vue du tableau

Il est très simple d'appliquer le même concept de limitation du travail en cours (Doing) aux paramètres d'une équipe également.

2. Distribuez le travail via une corbeille de tâches partagées

Voici un autre exemple assez simple. Vous pouvez utiliser un tableau kanban pour rendre le travail disponible pour les membres d'une équipe afin qu'ils le récupèrent et s'attribuent à eux-mêmes.

Pour faciliter la compréhension, supposons qu'il s'agit d'une liste de tâches ménagères. Ce ménage a trois enfants : Andy, Berta et Claudio. La première colonne kanban est Tâches. Les colonnes suivantes sont Andy, Berta et Claudio. La dernière colonne est Terminé.

La règle de la maison est que chaque enfant doit choisir une corvée à faire chaque samedi. Des corvées supplémentaires peuvent également survenir de temps en temps. Les enfants ont l'autonomie de choisir leur corvée en fonction de ce qui est disponible. Ils font une sélection, placent cette carte dans leur colonne et en revendiquent donc la responsabilité. Lorsqu'ils ont terminé leurs tâches, ils déplacent la carte dans la colonne Terminé.

CorvéesCorvées Il est facile d'imaginer cet arrangement dans un environnement de travail. Nous pourrions avoir une équipe de travailleurs avec une pile de travail qu'ils doivent tous accomplir collectivement. Plutôt que d'attendre qu'un responsable leur attribue du travail, ils peuvent réclamer une tâche dans la corbeille Travail disponible.

Une façon plus inhabituelle d'utiliser un tableau kanban consiste à conserver des listes de contacts en fonction de la région ou de la ville. Encore une fois, cela pourrait tout aussi bien être sous forme de liste, mais pour beaucoup de gens, voir des colonnes et des cartes a un effet psychologique différent (positif).

Cette fois, assez simple, le tableau comporte des colonnes pour différentes régions et villes. Chaque carte est un contact basé dans cette région. Lorsque le voyage vous amène à un endroit particulier, vous pouvez facilement consulter une liste de contacts que vous pourriez contacter pendant votre séjour. De plus, vous remarquerez très rapidement si un nombre croissant de contacts importants se trouvent au même endroit, ce qui peut signifier que vous devez augmenter la fréquence de vos visites.

Contacts KanbanContacts Kanban Pour automatiser un peu ce processus, vous pouvez transférer des e-mails de contacts vers un projet Asana directement. Remplacez la ligne d'objet par le nom et l'emplacement du contact pour vous permettre de trier et de classer correctement plus tard. Étant donné que de nombreuses personnes incluent leurs coordonnées complètes à la fin d'un e-mail, vous aurez également tout cela enregistré dans les cartes.

Faites-en plus avec les tableaux Kanban

Espérons que ces exemples aient rendu les tableaux kanban un peu plus accessibles aux non-initiés. Leur utilisation peut être beaucoup plus compliquée, du suivi du développement logiciel auquel j'ai fait allusion plus tôt au contrôle des stocks. Les exemples plus basiques que j'ai donnés sont conçus pour vous aider à comprendre pourquoi vous pourriez utiliser un tableau sur Asana plutôt qu'une liste. Soyez créatif et utilisez des tableaux pour gérer ce qui vous convient le mieux.

Vous cherchez plus d'informations sur Asana ? Vous pouvez lire Utiliser Asana en entreprise, 7 astuces Asana pour ne faire qu'un avec les flux de travail d'entreprise et Slack vs Asana.

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