Avant de commencer un nouveau projet, il est utile d'avoir une feuille de route, une sorte d'aperçu clair de toutes les étapes nécessaires et de l'ordre dans lequel ces étapes doivent se produire. C'est essentiellement ce qu'est un diagramme de Gantt. Peu importe si le projet est personnel, comme l'ajout d'une terrasse à l'arrière de votre maison, ou professionnel, comme la création d'un nouveau site Web. Tu dois savoir

  • quand et où vous commencez,
  • toutes les étapes du chemin et combien de temps elles prendront,
  • qui est responsable de chaque étape,
  • l'ordre dans lequel les étapes doivent se produire, et
  • quand le projet sera terminé.

Les diagrammes de Gantt, du nom de l'ingénieur et consultant Henry Gantt, qui les a développés et utilisés dans les années 1910, sont une visualisation d'un projet du début à la fin. Il s'agit d'un type d'outil de productivité extrêmement courant et d'un élément clé de nombreux services de gestion de projet. En fait, l'excellent TeamGantt (14,95 $ chez Software Advice) service tire même son nom des charts. Dans cet article, j'explique ce que sont les diagrammes de Gantt, ce qu'ils font et comment les gens les utilisent, et je propose cinq étapes pour commencer avec eux.

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

“Un diagramme de Gantt est une visualisation des étapes nécessaires à la réalisation de votre projet”, a expliqué Kayvon Ghaffari, responsable principal du programme chez LiquidPlanner. (14,95 $ chez Software Advice) , lorsque je lui ai récemment demandé de partager quelques idées sur la façon de démarrer avec les diagrammes de Gantt. LiquidPlanner est une application de gestion de projet et de collaboration en milieu de travail primée par les éditeurs qui met l'accent sur les diagrammes de Gantt.

Ghaffari m'a rappelé qu'un projet est différent des autres types de travail. “Un projet est un ensemble de travaux qui a un début et une fin, et la réalisation de la création de ce projet est un ensemble de tâches”, a-t-il déclaré. Les diagrammes de Gantt fonctionnent spécifiquement pour les projets, pas pour les travaux en cours. Ils visent à vous aider du début à la fin, il est donc important qu'il y ait est une fin.

GanttGantt

Les diagrammes de Gantt se lisent de gauche à droite, de haut en bas. (Voir l'image ci-dessus de TeamGantt.) L'axe des x est le temps. Le tableau commence lorsque le projet démarre et se termine lorsque le projet est livré. Exécuter la longueur de l'axe des y sont des tâches, bien qu'elles soient simplement dans une liste. Leur emplacement exact sur l'axe y n'est pas pertinent, bien qu'ils aient tendance à tomber dans l'ordre chronologique.

“Une tâche comporte trois éléments : qu'est-ce que c'est, combien de temps cela va prendre et qui va le faire”, a déclaré Ghaffari. Sur un diagramme de Gantt, chaque tâche est représentée par une barre. La longueur de la barre indique le temps que prendra la tâche. Souvent, les barres de tâches sont de couleur coordonnée, indiquant quelle personne ou quel service est responsable de l'exécution de la tâche. Quant au “quoi”, le nom de la tâche apparaît généralement sur la barre ou devient visible lorsque vous cliquez dessus.

En plus de montrer toutes les tâches d'un projet et leur durée, les diagrammes de Gantt montrent l'enchaînement et la dépendance. En d'autres termes, ils montrent l'ordre dans lequel les tâches doivent se produire et si une chose doit se produire avant une autre. Pourquoi est-ce si important?

Que font les diagrammes de Gantt ?

“Les diagrammes de Gantt montrent clairement que vous ne pouvez pas tout faire en même temps”, a déclaré Chris Savoie, directeur de la stratégie produit de Workfront. Il a utilisé l'exemple de la construction d'une cabane dans les arbres. Vous pouvez acheter les clous et le bois en même temps, mais vous devez couper le bois avant de le clouer dans l'arbre.

Les diagrammes de Gantt montrent les dépendances entre les tâches, généralement avec quelque chose comme une ligne les reliant.

DépendancesDépendances

Avant de rejoindre Workfront (qui, comme LiquidPlanner, est un outil de collaboration sur le lieu de travail et de gestion de projet), Savoie a travaillé sur des projets très complexes avec United Space Alliance en collaboration avec le Johnson Space Center de la NASA. Il a mentionné que si le séquençage et les dépendances sont importants pour des projets même simples, comme la construction d'une cabane dans les arbres, ils sont cruciaux pour des projets massifs de plusieurs années, comme la construction de la Station spatiale internationale.

Une autre chose que font les diagrammes de Gantt est d'aider les organisations ou les chefs de projet à gérer les ressources. “Ce n'est pas parce qu'une tâche existe qu'il y a une personne libre de la faire”, a déclaré Ghaffari.

Avec un diagramme de Gantt, vous pouvez facilement voir quand les personnes ou les services sont programmés pour travailler sur des tâches par rapport à quand ils sont libres. “Vous devez être en mesure de tenir compte des horaires des gens et du nombre d'heures qu'il y a dans la journée”, a-t-il ajouté. Les diagrammes de Gantt créent un moyen efficace de voir le temps, les tâches et les ressources.

Premiers pas avec les diagrammes de Gantt

Une fois que vous avez une compréhension de haut niveau de ce que sont les diagrammes de Gantt et pourquoi ils sont utiles, vous pouvez commencer à les créer pour vos propres projets. Ces cinq étapes vous aideront à démarrer.

1. Choisissez un modèle ou créez-en un à partir de zéro
Généralement, lorsque vous démarrez un nouveau diagramme de Gantt, vous avez la possibilité d'utiliser un modèle ou de repartir de zéro. Les modèles peuvent provenir d'une source extérieure, dans le cas de ceux fournis par un logiciel de gestion de projet, ou ils peuvent provenir d'un projet antérieur de votre part.

L'un des avantages d'utiliser votre propre travail antérieur pour créer un modèle est que vous pouvez souvent apprendre beaucoup de ce qui s'est passé dans le passé. Le modèle fournira des informations non seulement sur les tâches et leur séquencement, mais également sur les tâches qui ont pris plus de temps que prévu.

2. Marquez vos jalons
La plupart des logiciels de création de diagrammes de Gantt incluent la possibilité d'ajouter des jalons. Un jalon est un marqueur qui indique qu'une phase d'un projet est terminée. Par exemple, lors de la création d'un site Web, le verrouillage des structures filaires est une étape typique.

Lors de la création d'un diagramme de Gantt à partir de zéro, il est souvent utile de tracer tous les jalons avant d'ajouter des tâches. La liste de tous les jalons aide à décomposer le projet en plus petits morceaux, et ces petits morceaux sont plus faciles à conceptualiser que l'ensemble du projet à la fois.

3. Ajouter des tâches, séquencer des événements et créer des dépendances
L'étape suivante consiste à ajouter des tâches, à séquencer des événements et à créer des dépendances. Lors de l'ajout de tâches, assurez-vous de consulter les rapports historiques ou de parler aux personnes qui effectueront les tâches pour obtenir des estimations précises du temps qu'elles devraient prendre.

Lors de la séquence des événements, gardez à l'esprit qu'il est possible que plusieurs tâches soient effectuées en même temps, mais pas par la même personne. Dans la création d'un site Web, une personne peut travailler sur des structures filaires tandis qu'une autre personne rassemble des exemples de contenu pour le prototype. Mais le concepteur de wireframe ne peut pas également créer des planches d'humeur simultanément.

Ajoutez des dépendances uniquement après avoir répertorié toutes les tâches et les avoir placées dans le bon ordre, et soyez prudent avec elles. “La chose qui peut vraiment vous gâcher, c'est si vous allez à mi-chemin dans le diagramme de Gantt et voyez que, par exemple, la tâche 12 ne dépend plus de la tâche 5”, a déclaré Savoie. Il a ajouté que les débutants doivent faire extrêmement attention à ne pas supprimer les dépendances à moins qu'ils ne soient sûrs que c'est correct de le faire, car il est très difficile de les récupérer s'ils créent une longue chaîne d'événements.

4. Surveillez vos ressources
“Les tâches doivent être dans le bon ordre, puis vous devez contrôler qui est disponible pour accomplir ces tâches”, a expliqué Ghaffari. Comme mentionné ci-dessus, ce n'est pas parce qu'il y a une tâche à faire qu'il y a quelqu'un de libre pour le faire.

Ghaffari a noté que le logiciel de diagramme de Gantt de son entreprise ne permet pas la surréservation, ce qui signifie que LiquidPlanner ne vous permettra pas d'affecter quelqu'un à une tâche si cette personne est déjà affectée à une tâche différente en même temps.

Les diagrammes de Gantt vous aident à voir non seulement si une ressource est surréservée, mais aussi quelles sont les conséquences sur le reste du calendrier du projet lorsqu'elle est corrigée.

5. Collaborez
“Il est vraiment important que les gens comprennent que le diagramme de Gantt n'est pas magique”, a déclaré Ghaffari. “Ce n'est pas parce que vous avez planifié quelque chose que cela a quelque chose à voir avec la réalité.”

La façon de s'assurer que le diagramme de Gantt est en phase avec la réalité passe par la collaboration. Souvent, le logiciel de diagramme de Gantt fait partie d'un ensemble plus vaste de gestion de projet ou de collaboration sur le lieu de travail. Tous les membres d'une équipe devraient avoir la possibilité de voir au moins le graphique, sinon de mettre à jour les tâches et les autres informations qui y sont intégrées. De cette façon, si un cessionnaire termine une tâche plus tôt et qu'il a le pouvoir de mettre à jour sa progression pour marquer la tâche comme terminée et corriger le temps estimé, et ce faisant, il peut également aider d'autres cessionnaires à accomplir leurs tâches plus tôt. Ou elle peut également se signaler comme une ressource disponible pour aider à une autre tâche jusqu'à sa prochaine affectation planifiée.

Ghaffari a résumé ainsi le pouvoir de la collaboration : “Si le diagramme de Gantt est dans le vide, qui sait s'il est exact ? S'il est collaboratif, des contrôles sont intégrés et il est plus susceptible de refléter la réalité. C'est là que la valeur du Le diagramme de Gantt brille.”

Ne vous fiez pas trop aux diagrammes de Gantt

Ghaffari et Savoie m'ont dit qu'ils utilisaient des diagrammes de Gantt pour planifier et vérifier un projet, mais qu'ils n'aimaient pas y gérer le travail au jour le jour. “C'est un plan, pas un calendrier d'exécution, généralement”, a déclaré Savoie.

Savoie a également noté qu'un débutant pourrait ne pas se rendre compte que les gens regardent rarement, voire jamais, l'intégralité du diagramme de Gantt en même temps, car ils sont généralement énormes. “Vous auriez besoin d'un panneau d'affichage pour l'imprimer”, a-t-il déclaré.

Selon Ghaffari, “Construire le diagramme de Gantt n'est pas l'objectif final. C'est une visualisation du plan de tâches et de l'enchaînement. Le diagramme de Gantt aide les gens à comprendre comment le plan va fonctionner.”

Si vous êtes intéressé par les diagrammes de Gantt, vous êtes probablement également intéressé par la gestion de projet en général. Pour d'excellents conseils supplémentaires pour garder votre projet sur la bonne voie, consultez mes 4 conseils pour démarrer avec la gestion de projet et aussi mes conseils sur la façon d'améliorer la communication pour une meilleure gestion de projet.

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