Il existe de nombreuses philosophies et méthodologies pour utiliser le courrier électronique plus efficacement. Ils sont fondamentaux pour limiter la distraction et être plus productif. Mais vous devez également savoir quels outils sont à votre disposition pour vous rendre à cet endroit plus productif.

Les fournisseurs de services de messagerie et les développeurs d'applications tiers ont inventé des outils exceptionnels qui rendent la messagerie beaucoup plus efficace. Il y en a cinq qui, à mon avis, ont le plus grand effet et sont les plus largement applicables. Ensemble, ils vous aideront

  • rédiger de meilleurs e-mails,
  • transformer les e-mails en tâches,
  • annuler l'envoi d'e-mails,
  • planifier l'envoi d'e-mails, et
  • mettre en attente les e-mails.

S'organiser

Mieux écrire
Écrire des e-mails inutilement longs ou peu clairs est une perte de temps. Le destinataire peut ne pas avoir le temps de les lire en premier lieu, ou peut perdre du temps à les relire pour essayer de leur donner un sens, ou peut avoir à répondre à l'expéditeur pour obtenir des éclaircissements. De plus, il y a tout le temps perdu à les écrire en premier lieu.

Il existe deux applications qui travaillent dur pour vous aider à rédiger de meilleurs e-mails car elles se concentrent sur l'écriture elle-même : Grammarly et Crystal.

Grammarly est un plug-in qui fonctionne comme un correcteur orthographique pour analyser la grammaire et faire des suggestions intelligentes sur la façon de resserrer votre langage, d'écrire clairement et de corriger les erreurs courantes. Il a une capacité remarquable à repérer les erreurs ESL en particulier.

Crystal est également un plug-in, et il vous pousse à adapter la langue de votre e-mail pour plaire au destinataire. Cela fonctionne comme ceci : Crystal trouve d'abord vos destinataires en ligne (leurs comptes Twitter, leurs pages Facebook, etc.) et examine comment ils utilisent et réagissent au langage. Sont-ils concis et directs ? Ou ont-ils tendance à se laisser entraîner dans de longues discussions ? En fonction des résultats, Crystal guide votre écriture.

Cristal - suggestion de langueCristal – suggestion de langue

Si vous n'êtes pas un écrivain fort, les invites très claires de Crystal peuvent véritablement vous aider à trouver des mots pour écrire ce que vous voulez dire. C'est une proposition valable, mais il y a quelque chose à ce sujet qui me frotte dans le mauvais sens. Il y a une prémisse tacite selon laquelle vous adaptez votre langage pour tirer quelque chose de l'autre personne, et je trouve cela manipulateur. Cela ne vous dérangera peut-être pas, ou cela pourrait même être exactement ce que vous recherchez. Il est indéniable qu'il est bon dans ce qu'il fait, en tout cas.

Transformez les e-mails en tâches
Votre boîte de réception n'est pas votre liste de tâches, mais vous recevez probablement toujours des tâches qui vous sont assignées par e-mail. La solution consiste à configurer une application connectée pour déplacer efficacement ces tâches vers un endroit plus approprié.

Plutôt que de saisir manuellement une nouvelle tâche pour vous-même dans l'application de tâches ou de rappel que vous utilisez, connectez l'application directement à votre compte de messagerie ou configurez le transfert d'e-mails, et en un ou deux clics, déplacez cet e-mail à sa place.

Quelques applications prenant en charge la possibilité de déplacer des e-mails vers une autre application, soit par connexion directe, soit par transfert d'e-mail, sont Wunderlist, Evernote Plus et Premium, Todoist Premium, Boxer et Newton Mail.

Annuler l'envoi
Nous avons tous cliqué sur Envoyer prématurément, que ce soit parce que nous avons oublié une faute de frappe, omis des informations ou ne nous sommes pas arrêtés pour reconsidérer un e-mail écrit dans le feu de l'action. Cependant, vous n'avez pas à vivre avec le regret ou l'inefficacité d'avoir à écrire un deuxième e-mail. Vous avez juste besoin de pouvoir annuler l'envoi.

Annuler l'envoi est différent du rappel d'un message. Avec annuler l'envoi, le message n'est jamais envoyé. Fondamentalement, votre e-mail conserve le message pendant environ 10 à 30 secondes, période pendant laquelle vous pouvez changer d'avis.

Gmail dispose d'un bouton Annuler l'envoi (voir la vidéo ci-dessous pour savoir comment le configurer) que chaque utilisateur de Gmail doit activer. Newton Mail (qui regorge de fonctionnalités riches pour le courrier électronique sur les appareils mobiles) en possède également un qui fonctionne sur n'importe quel compte de messagerie qu'il prend en charge, et qui inclut les comptes Microsoft Exchange et iMap. D'autres fournisseurs de messagerie le proposent également.

Programmer l'envoi
“En ce moment” n'est pas toujours le bon moment pour envoyer un e-mail. C'est à ce moment que l'envoi de calendrier devient utile. Cette fonctionnalité de messagerie vous permet de choisir une heure future à laquelle votre message sera livré. Outlook, Boomerang pour Gmail et Newton Mail l'ont tous.

Avec l'envoi programmé, tant que le message n'a pas encore été envoyé, vous pouvez également le modifier. Il couvre donc une partie du même terrain que la fonction d'envoi annulé.

Faire la sieste
je ne suis pas fan de la Boîte de réception zéro philosophie d'essayer de faire en sorte que votre message non lu compte pour rien. Cela prend trop de temps à gérer et ne répond pas aux besoins réels des utilisateurs en matière de messagerie, psychologiquement ou techniquement. Je suis un fan de la répétition, cependant, qui revient à la même idée de minimiser le nombre de messages dans votre boîte de réception à un moment donné.

La répétition ne fait rien de plus que cacher un message de votre boîte de réception pendant un certain temps. Combien de temps? Tu décides. L'effet est que vous pouvez vous concentrer sur les messages importants sans être distrait par les moins importants. Ces messages moins importants resurgiront à un moment où il est préférable pour vous de les traiter. Outlook (où il s'appelle “planning”), Airmail, Sparkmail et Newton Mail ont tous un bouton de répétition.

Si vous souhaitez être plus productif (et qui ne l'est pas ?), vous devriez jeter un œil à mon tour d'horizon des meilleures applications de productivité. Quels que soient vos problèmes d'efficacité au travail, il devrait y avoir plusieurs applications ou services qui vous aideront à mieux utiliser votre temps.

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