Au cours de tout projet, savoir comment communiquer, ainsi que quand utiliser un service de gestion de projet pour la communication, est essentiel. Communiquer avec toutes vos parties prenantes est le facteur le plus important pour le succès de la gestion de projet, selon un rapport du Project Management Institute. De mauvaises communications sont trop souvent la cause d'autres problèmes qui font dérailler un projet ou le font complètement échouer.

Que signifie une communication claire, ouverte et efficace en termes de gestion de projet, et comment le faites-vous ? La colonne Get Organized de la semaine dernière a examiné comment commencer à gérer un projet. Les principaux points à retenir étaient de définir le projet (et de s'assurer qu'il est un projet plutôt qu'un simple travail en cours) et ses exigences, sa portée, ses livrables, ses jalons et ses acteurs, y compris les parties prenantes. Si vous ne l'avez pas déjà lu, je vous recommande de le faire avant d'aborder cet article.

Comment une mauvaise communication affecte la gestion de projet

Les trois principaux problèmes qui empêchent un projet de réussir sont les changements de portée, une mauvaise estimation lors de la phase de planification et des buts et objectifs mal définis, selon une enquête de PricewaterhouseCooper. Mais Jason Westland, PDG de ProjectManager.com, considère tous ces problèmes comme des problèmes provenant d'une racine différente : une mauvaise communication.

“Si un chef de projet n'a pas la portée ou si les joueurs ne connaissent pas le calendrier, les choses s'effondrent ou ce qui est livré ne répond pas aux exigences”, a déclaré Westland lorsque je lui ai récemment parlé des meilleures pratiques de gestion de projet. .

S'organiser

Westland, qui a également écrit Le cycle de vie de la gestion de projeta ajouté : “Ce qui se passe généralement, c'est que le chef de projet n'a pas une véritable idée de la portée du projet. L'équipe ne sait pas vraiment ce qu'elle livre. Personne ne sait vraiment quelles sont les dates de fin des jalons ou Les livrables clés sont. Et tout au long du projet, personne ne les tient informés de la vision globale, de la raison pour laquelle ils le font. Et les choses glissent.

Westland a grandi en Nouvelle-Zélande. Il m'a fait part d'une analogie entre l'élevage de moutons sur le terrain de sa patrie et la gestion d'un projet.

Imaginez un jeune garçon qui doit déplacer 300 moutons d'un enclos à un autre en n'utilisant que quelques chiens. “Vous êtes en communication constante avec vos chiens grâce à un sifflet”, a-t-il déclaré. “Les chiens se déplacent constamment pour diviser les groupes [of sheep] ou fusionner des groupes. » Le travail peut sembler difficile pour un garçon et quelques chiens, mais s'il n'y a jamais d'interruption dans la communication et que le garçon ne cesse de se rappeler sa cible, cela peut être fait.

Regardez la grande image

Lors de la réunion de lancement d'un projet, tous les acteurs qui travailleront sur le projet doivent quitter la réunion avec une description claire de ce que comprendra le projet final. En d'autres termes, tout le monde devrait avoir non seulement une vision, mais aussi des détails écrits.

Imaginez un projet qui prend un an à réaliser. Quelques mois après le début du projet, il est tout à fait possible que la vision dans l'esprit de quelqu'un se soit un peu transformée depuis le premier jour. Le chef de projet doit rappeler à chacun la description du projet final et doit le faire souvent. Ce type de communication visuelle peut se produire lors d'une réunion régulière (plus à ce sujet dans un instant), ou en faisant venir le client du projet de temps en temps pour rappeler à l'équipe ce vers quoi ils travaillent.

De plus, chaque membre de l'équipe de projet est chargé de communiquer lorsqu'une tâche ou une série de tâches s'écarte du prochain livrable ou de la description finale du projet. Lorsqu'une tâche se présente qui ne rentre pas dans le cadre, les travailleurs doivent s'exprimer et les chefs de projet doivent écouter. La communication est une voie à double sens. De même, si une équipe pense qu'elle n'atteindra pas un délai, elle doit informer le chef de projet lorsqu'elle est en danger, et non lorsqu'il est trop tard. Un chef de projet qui entend une communication de ce type peut prendre des décisions en conséquence. Et, comme vous l'avez peut-être deviné, le chef de projet doit informer l'équipe de tout changement apporté et solliciter des commentaires.

Faites attention aux détails fins

En plus de revenir souvent à la vision et de contrôler la portée, les chefs de projet doivent connaître tous les détails. “Pendant le projet, il est vraiment important que le chef de projet soit pleinement conscient de chaque tâche et de l'état d'avancement de cette tâche”, a déclaré Westland.

Les projets peuvent facilement comporter des milliers de tâches, ce qui représente beaucoup d'informations à retenir pour un chef de projet. C'est pour cette raison même qu'un service de gestion de projet est si précieux. Deux exemples sont Zoho Projects (Visitez le site de Zoho Projects) et projets de travail d'équipe (Visitez le site de Zoho Projects) bien qu'il en existe des dizaines sur le marché pour des équipes de tailles et de complexité diverses.

Lorsque les équipes utilisent des plateformes de gestion de projet, toutes les tâches sont enregistrées dans le système et sont visibles par tous ceux qui ont besoin de les voir (ou parfois elles sont visibles par tout le monde, selon l'outil). Chaque tâche a un destinataire et une date d'échéance. Il y a aussi généralement des informations supplémentaires qui décrivent si la tâche n'est actuellement pas encore sur la plaque de quelqu'un, actuellement active ou terminée. Certaines plates-formes surveillent de manière encore plus détaillée le pourcentage d'achèvement de chaque tâche. Ainsi, un chef de projet peut vérifier une tâche à tout moment pour voir son statut sans avoir à se rendre au bureau de quelqu'un, à taper sur l'épaule de cette personne et à demander. Cela change complètement la nature de la communication.

Les outils de gestion de projet centralisent l'information et permettent à chacun d'y accéder. En fin de compte, la documentation n'est qu'une autre forme de communication.

Peter Clarkson, directeur chez Maestro Development, qui fabrique la plateforme de gestion de projet Maestro Project Office, est un ancien chef de projet qui a géré des milliers de projets. “J'ai fait beaucoup d'audits de mauvais projets. J'étais connu comme un artiste de renflouement”, m'a-t-il dit. “Invariablement, [the project's problem] lié au manque de méthodologie, et au manque de connaissance de ce qui s'est passé dans le projet : ne pas documenter les réunions, les enjeux, les actions.”

Lorsque Clarkson décrit sa journée en tant que chef de projet, l'importance de la communication et le fait que le chef de projet soit connecté à chaque élément de communication deviennent évidents. “En tant que chef de projet, j'ai toujours affirmé que j'étais paresseux parce que je ne m'attribuais jamais rien”, a-t-il déclaré. “Tout ce que je faisais était de me promener et de parler aux gens, ou de lire des rapports, ou de consulter la base de données sur les problèmes qui se préparaient et étaient enregistrés, mais personne ne faisait quoi que ce soit. Je lisais les procès-verbaux de diverses réunions que j'avais faites. en fait, je n'y vais pas.” Il a déclaré qu'il passait facilement un tiers de sa journée de travail dans l'outil de gestion de projet et la base de données utilisés par les équipes.

Continuez à avoir des réunions

La plupart des projets et des équipes de projet dépendent dans une certaine mesure des réunions. Comme l'explique Westland, “Avant les outils en ligne, les chefs de projet organisaient généralement une réunion hebdomadaire au cours de laquelle tout le monde indiquait simplement les tâches sur lesquelles ils travaillaient, les tâches qu'ils avaient terminées et le statut des autres livrables ou tâches.” Mais avec une plateforme de gestion de projet en place, où toutes ces informations sont enregistrées et rendues visibles, est-il encore utile d'avoir des réunions ?

En fait, oui. Alors que la communication est grandement améliorée par les outils en ligne, les réunions sont toujours bénéfiques. “Ce n'est pas que vous n'avez toujours pas de stand-up ; c'est juste que l'objectif change. Au lieu d'un stand-up hebdomadaire basé sur des tâches, cela peut devenir une réunion bihebdomadaire au cours de laquelle le chef de projet réaffirme la vision et s'assure que tout le monde sait où ils doivent aller, ou fait venir le client pour parler de la raison pour laquelle le projet est livré. Cela devient plus une session de stratégie qu'une session d'exécution », a déclaré Westland.

Planifier les autopsies

La communication est la clé du succès de chaque projet, non seulement lors de la phase de planification et de la réunion de lancement, mais également tout au long du projet, et même après sa fin. Les réunions post-mortem donnent aux membres de l'équipe une dernière occasion de communiquer ce qui s'est bien passé et ce qui s'est mal passé sur un projet.

Les membres de l'équipe doivent être honnêtes et ouverts avec leurs commentaires, mais tout aussi important, le chef de projet doit écouter les commentaires, les enregistrer et s'y référer la prochaine fois qu'un projet similaire se présentera.

Les plateformes de gestion de projet peuvent également être une excellente source de matériel de référence après la fin d'un projet. La plupart des équipes bénéficient de l'examen des rapports et de l'historique de leur projet pour avoir une meilleure idée de ce qui s'est passé lorsque quelque chose a mal tourné.

Pour plus de conseils sur la façon de tirer le meilleur parti des deux services de gestion de projet Editors' Choice de PCMag, vous pouvez lire 7 façons de simplifier la gestion de projet dans les projets de travail d'équipe et 5 fonctionnalités de Zoho Projects pour organiser votre entreprise.

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