Parfois, la meilleure façon d'être productif dans les e-mails est de ne pas envoyer de message du tout, surtout si son contenu est incorrect ou inconsidéré. Après avoir testé pendant des années son bouton Annuler l'envoi auprès d'un groupe d'utilisateurs de Gmail, Google a mis cette fonctionnalité bien-aimée à la disposition de tous. Annuler l'envoi est une sécurité intégrée qui vous donne jusqu'à 30 secondes pour annuler l'envoi d'un e-mail. C'est juste assez de temps pour haleter, retirer votre pied de votre bouche et vous assurer que ce message ne voit jamais la lumière du jour. Tout le monde ne se rend pas compte que Microsoft Outlook dispose également d'un certain nombre de paramètres et d'options pour rappeler un message, retarder l'envoi d'un message, etc., peut-être parce qu'ils ne sont pas faciles à trouver ou à comprendre. Il existe une option similaire au bouton Gmail Annuler l'envoi, mais il n'est pas intuitif de la trouver ou de l'utiliser. Voici comment cela fonctionne et comment le configurer.

Fonctionnement de l'annulation de l'envoi
Pour comprendre comment l'annulation de l'envoi fonctionne dans Outlook, il est utile de comprendre d'abord comment cela fonctionne dans Gmail. Pour obtenir le bouton Annuler l'envoi dans Gmail, vous devez activer la fonctionnalité et sélectionner une durée que vous souhaitez vous accorder pour pouvoir arrêter l'envoi d'un message. La durée maximale est de 30 secondes, et c'est l'option que je recommande.

S'organiser

Lorsque vous activez le paramètre, ce que vous faites réellement est de créer un décrochage ou un retard automatique pour chaque message envoyé, ce qui crée à son tour une fenêtre d'opportunité pour vous de l'annuler. Donc, vous n'annulez vraiment rien. Vous arrêtez simplement une action avant qu'elle ne commence. Bien sûr, “annuler l'envoi” est plus succinct et plus facile à comprendre que “retarder l'envoi avec une possibilité d'annulation limitée dans le temps”.

Microsoft, dans son manque typique de punch, propose la même chose dans Outlook, sauf que c'est un processus en deux étapes et nécessite plus de travail pour être configuré.

Comment configurer l'annulation de l'envoi dans Outlook
Comme je l'ai dit, la configuration de l'équivalent du bouton Annuler l'envoi de Gmail dans Outlook est un processus en deux étapes. D'abord, vous devez créer une règle qui retarde tous les messages d'être envoyé. Je vais résumer les instructions ici:

  1. Accédez à Fichier > Gérer les règles et les alertes > Nouvelle règle.
  2. Ici, regardez sous Démarrer à partir d'une règle vide. Choisissez “Appliquer la règle aux messages que j'envoie”. N'ajoutez aucune autre règle (c'est-à-dire, laissez les cases vides).
  3. Dans la liste des actions, choisissez “différer la livraison d'un certain nombre de minutes”. Vous pouvez retarder la livraison jusqu'à 120 minutes, mais c'est trop long. Je recommande 1 minute, alors entrez “1” (ou le nombre de minutes que vous voulez) où il est écrit “un certain nombre de”.
  4. Suivez les invites pour enregistrer et nommer la règle, et assurez-vous de cocher la case “Activer cette règle” avant de quitter.

L'étape suivante est celle que vous franchissez lorsque vous appuyez accidentellement sur Envoyer un message et que vous souhaitez l'arrêter avant qu'il ne disparaisse.

Votre message sera dans votre boîte d'envoi. C'est là qu'il traîne pendant le délai d'une minute.

Le moyen le plus rapide de s'assurer qu'il ne va nulle part est d'appuyer sur le bouton Travailler hors ligne (sous l'onglet Envoyer/Recevoir). Vous pouvez maintenant soit faire glisser le message dans votre dossier de brouillons pour le modifier davantage, soit cliquer avec le bouton droit sur le message et le supprimer.

Qui peut utiliser Annuler l'envoi ?
Malheureusement, la fonction Annuler l'envoi d'Outlook n'est pas disponible pour tout le monde. L'application Outlook Mac ne l'a tout simplement pas. Il est cependant disponible dans Outlook pour Windows 2016, 2013 et 2010.

J'ai mentionné précédemment qu'Outlook a d'autres options pour “rappeler” les messages. Pourquoi ne pas simplement l'utiliser au lieu de la méthode de délai et de suppression ? Il y a quelques très bonnes réponses.

Tout d'abord, tous les utilisateurs d'Outlook ne disposent pas de fonctionnalités de rappel. Avec les comptes Microsoft Exchange, l'administrateur doit rendre les options disponibles. De nombreuses organisations choisissent de l'omettre, et pour leur défense, c'est une fonctionnalité assez déroutante. Deuxièmement, vous ne pouvez rappeler que les messages envoyés à d'autres personnes de votre organisation, donc cela ne fonctionne pas à tous les niveaux, de toute façon. Troisièmement, si les destinataires ont déjà ouvert le message, vous n'avez pas de chance. Quatrièmement, les destinataires peuvent activer leur propre fonctionnalité qui désactive essentiellement un rappel.

Espérons que cette affaire déroutante de messages rappelés est suffisante pour vous persuader d'activer à la place la fonction de retard de message et de l'utiliser à votre avantage. C'est la meilleure option, et cela pourrait vous éviter bien des soucis !

Pour plus de conseils sur les e-mails, vous pouvez également lire 5 façons de mieux envoyer des e-mails, Comment tuer les e-mails avec la bonne application de gestion de projet et Arrêtez de combattre les e-mails avec plus d'e-mails.

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