Après des années de travail dans un système hybride, où certains fichiers étaient locaux et d'autres dans le cloud, j'ai récemment décidé de travailler entièrement en ligne. J'ai choisi d'utiliser Google Drive, mais cela aurait tout aussi bien pu être n'importe quel service similaire, tel que Microsoft Office Online.

Voici comment j'ai migré vers le nouvel environnement, certains des avantages et des inconvénients de travailler entièrement en ligne, et des conseils si vous envisagez également de changer.

Pourquoi j'ai migré vers Google Drive

J'utilise depuis longtemps Google Drive, y compris Google Docs, Sheets et Slides. Mais je ne l'ai jamais utilisé exclusivement pour tout mon travail jusqu'à récemment.

S'organiser

Ma configuration précédente avait des fichiers stockés localement sur mon ordinateur (sauvegardés, bien sûr) et seulement une poignée de fichiers qui vivaient sous forme de Google Docs et d'autres fichiers en ligne. J'utilisais principalement Google Drive pour des fichiers collaboratifs, comme un document pour planifier des vacances avec des amis.

L'une des principales raisons pour lesquelles j'ai décidé de passer entièrement au cloud est que j'ai utilisé de nombreux appareils différents, bien plus que jamais auparavant. Chaque jour, je peux vouloir travailler à partir de l'un des cinq appareils différents, selon que j'étais à la maison, en réunion, en voyage ou ailleurs. J'ai un Mac de bureau, un Chromebook Pixel portable mais pas idéal pour les réunions, un smartphone et un ordinateur portable. Et parfois, je travaille sur l'ordinateur de quelqu'un d'autre.

Google Drive

Dans la mesure du possible, je préfère prendre des notes et des modifications directement sur mes fichiers, plutôt que de faire une note séparée dans une application de prise de notes sur ce que je dois faire plus tard sur le fichier. Travailler dans le cloud répond à ce besoin, et Google Drive a également répondu à la plupart de mes autres besoins, comme la compatibilité avec les formats de fichiers Microsoft Office, beaucoup de stockage et la prise en charge de tous les appareils dont je dispose.

Lorsque tout votre travail est dans le cloud, vous avez directement accès aux fichiers. Tant que vous disposez d'une connexion Internet (et parfois même lorsque vous n'en avez pas), vous pouvez modifier les fichiers. Il a fallu quelques années à Google Drive pour en arriver là, mais maintenant qu'il est là, je l'utilise avec d'excellents résultats.

Conseils pour migrer vers le cloud

Lorsque vous décidez de conserver tout votre travail dans le cloud et de ne rien stocker localement, vous serez confronté à un défi de taille : savoir quoi faire de tous vos anciens fichiers. Mon conseil est ne vous inquiétez pas des anciens fichiers trop. Ne perdez pas votre temps à essayer de migrer ou de réorganiser parfaitement toutes vos anciennes données, que vous ne consulterez peut-être plus jamais de toute façon.

À la place, concentrez-vous sur la manière dont vous organiserez ou stockerez les nouvelles données à l'avenir. Dans mon cas, j'ai immédiatement commencé à utiliser Google Drive pour tous mes nouveaux documents. J'ai créé de nouveaux dossiers dans Google Drive en ligne qui reflétaient le même système d'organisation que j'utilisais sur mon bureau. Lorsque j'ai commencé un nouveau fichier, j'en ai fait un Google Doc. J'ai accordé plus d'attention au présent qu'au passé.

J'avais quelques fichiers que je classerais comme ni anciens ni nouveaux, mais “en cours”. Un fichier en cours est un fichier que j'ai créé il y a longtemps mais qui est toujours pertinent et utilisé aujourd'hui. Dans mon cas, il s'agit généralement de feuilles de calcul dans lesquelles j'enregistre le travail au fur et à mesure que je le termine. Par exemple, j'ai un fichier en cours dans lequel je garde une trace des articles que j'écris, des dates de publication et d'autres métadonnées. J'y ajoute continuellement, et c'est toujours utile et pertinent, même si je l'ai créé il y a des années.

Pour migrer ces fichiers en cours, je les ai simplement téléchargés sur Google Drive, un par un, et les ai convertis en fichiers au format Google. Les fichiers Excel sont devenus Google Sheets. Facile.

La raison pour laquelle je les ai fait un par un était de vérifier et de m'assurer qu'ils s'ouvriraient et que le contenu n'était pas brouillé. Heureusement, tout s'est bien passé. Pourtant, j'ai conservé ces copies originales très précieuses des fichiers sur mon ordinateur pendant environ un mois, juste au cas où, ce qui m'amène à un autre conseil : Conservez les copies originales de vos fichiers importants pendant une période de chevauchement.

Si quelque chose ne va pas avec votre migration, vous voudrez les originaux. C'est un peu comme lorsque vous déposez un chèque papier à distance à l'aide d'une application mobile et que la banque vous envoie un message disant : “Pourquoi ne conservez-vous pas ce chèque jusqu'à ce qu'il soit compensé ?”

Un autre conseil est de testez que le service fonctionne sur tous vos appareils. Ouvrez différents fichiers. Maintenant, désactivez le Wi-Fi et essayez de les ouvrir. Est-ce possible, c'est-à-dire, aviez-vous des copies hors ligne des fichiers que vous espériez avoir (plus d'informations sur l'accès hors ligne dans un instant) ? Pouvez-vous éditer ? Avez-vous besoin d'installer des applications ou des plugins pour faire le travail que vous voulez faire ? Il est plus difficile que vous ne le pensez de prendre le temps d'exécuter ces essais, mais cela vaut certainement mieux que de se présenter quelque part et de ne pas pouvoir faire tout ce que vous aviez prévu.

Une fois que j'ai commencé à utiliser mon nouveau système de travail entièrement dans Google Drive (mais toujours pendant cette période de chevauchement avant d'effacer toutes mes données stockées localement), j'ai installé le composant de synchronisation Google Drive sur mon ordinateur et sauvegardé les deux dernières années. valeur de données vers le cloud. Je n'ai pas testé tous les fichiers pour m'assurer qu'ils étaient correctement convertis en Google Drive, comme je l'ai fait avec mes fichiers importants en cours, mais je me sentais mieux en sachant que j'avais récupéré une grande partie de mes anciennes données au cas où j'en aurais besoin. Les conseils sur ce front : Sauvegardez les anciens fichiers, mais ne passez pas trop de temps dessus.

En pesant les risques et les avantages, les commodités et les inconvénients, j'ai senti que sauvegarder mes anciennes données, dont je n'aurai probablement plus jamais besoin, sur Google Drive et l'appeler un jour me suffisait.

Il y a aussi d'autres avantages et inconvénients. Notez que je n'énumère pas tous les avantages et inconvénients, mais seulement quelques-uns qui sont pertinents pour l'utilisation de Google Drive exclusivement pour les fichiers professionnels.

Travailler dans le cloud : avantages

Sauvegardes automatiques. Je sais que la plupart des gens qui ne sauvegardent pas leurs données maintenant ne vont pas commencer de si tôt. Lorsque vous travaillez dans Google Drive, vous n'avez pas à penser à la sauvegarde. Cela arrive automatiquement et souvent.

Tellement d'espace ! Google Drive est livré avec un espace généreux. Tout le monde avec un compte Google obtient au moins 15 Go, mais acheter plus est bon marché. De plus, il existe d'autres échappatoires qui vous donnent beaucoup plus d'espace. Par exemple, les fichiers que vous créez dans Google Drive, comme Google Docs, ne sont pas pris en compte dans votre limite de stockage ! C'est énorme.

Compatible avec Office. Bien que je crée et modifie des fichiers exclusivement dans Google Drive, ce ne sont pas tous ceux avec qui je collabore qui le font. Beaucoup de gens utilisent encore Microsoft Office. Avec Google Drive, vous pouvez exporter n'importe quel type de fichier Google vers un format Microsoft. En quelques clics, je peux transformer un document Google en un fichier Word .docx.

Téléchargements Google Drive

Collaboration. Pour collaborer en temps réel, rien ne vaut Google Drive. Vous pouvez partager des fichiers avec d'autres utilisateurs, gérer qui peut les afficher et les modifier, et même discuter avec vos collaborateurs pendant que vous travaillez ensemble sur un fichier.

Synchronisation locale. Comme je l'ai mentionné, j'ai pu sauvegarder rapidement mes anciens fichiers sur Google Drive car il dispose d'un composant de synchronisation local. Cette fonctionnalité permet à Google Drive de faire double emploi en tant que suite bureautique collaborative en ligne et en tant que programme de synchronisation et de sauvegarde de fichiers.

Prix. Google Drive est gratuit. Microsoft Office coûte environ 100 $ par an. Ai-je besoin d'en dire plus ?

Travailler dans le Cloud : Inconvénients

Problèmes de confidentialité et de sécurité. Les personnes qui ne veulent pas du tout utiliser un service cloud sont presque toujours préoccupées par la confidentialité et la sécurité. Quelqu'un d'autre stocke vos données dans un emplacement que vous ne pouvez probablement pas identifier. Google chiffre par défaut vos fichiers stockés dans Drive, mais l'entreprise gère également les clés pour vous, ce qui est un signal d'alarme pour certains. Si vous ne faites pas confiance à l'entreprise qui stocke vos fichiers ou si vos fichiers contiennent des informations très sensibles, la migration vers le cloud n'est peut-être pas pour vous.

Accès hors ligne. Travailler dans le cloud signifie que vous avez besoin d'une connexion Internet. Naviguer entre les règles et les configurations en ligne et hors ligne peut être très pénible. Parfois, les choses tournent mal ou pas comme prévu.

Avec Google Drive, c'est possible de travailler hors ligne, ce qui est super, sauf qu'il y a beaucoup de mises en garde, et franchement, je ne les ai pas mémorisées. Je sais que je dois utiliser le navigateur Chrome pour que cela fonctionne, mais j'oublie souvent les détails. J'ai trouvé que charger les fichiers sur lesquels je veux travailler avant de quitter une zone avec Wi-Fi est une bonne solution, mais encore une fois, uniquement si j'utilise Chrome. Ensuite, je peux travailler facilement sur ces fichiers (tant que je ne ferme pas accidentellement l'onglet).

Mais cela peut devenir désordonné.

Lorsque j'ai terminé mes modifications hors ligne, je dois encore connecter l'appareil à Internet pour transférer les modifications dans le cloud. Parfois, cela cause des problèmes. Disons que je travaille hors ligne sur un ordinateur portable pendant que je suis dans un avion. L'avion atterrit, je monte dans un taxi, puis je me souviens d'un autre changement que je veux faire. Si j'ouvre mon téléphone et charge le fichier à l'aide d'une connexion de données, je vais voir l'ancienne copie avant toutes les modifications que j'ai apportées dans l'avion car je ne les ai pas encore synchronisées. Disons que j'oublie ce point et que j'apporte quelques modifications par téléphone. Lorsque je connecterai enfin mon ordinateur portable à Internet, Google me dira que quelque chose ne va pas. Il existe des solutions, mais aucune d'entre elles n'est propre ou simple. Préparez-vous à copier et coller.

La recherche fonctionne, sauf quand ce n'est pas le cas. Lorsque vous stockez vos fichiers avec Google, le premier nom de la recherche sur Internet, vous avez de grandes attentes vis-à-vis de l'outil de recherche. Trouver des fichiers dans Google Drive a été un succès ou un échec pour moi. Lorsque je recherche par nom de fichier, je suis susceptible de trouver ce dont j'ai besoin, mais pas toujours. Les traits de soulignement dans les noms de fichiers en particulier semblent jeter Google en boucle. J'ai un fichier appelé 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, mais lorsque je recherche “Collaboration”, l'image ci-dessous montre ce qui apparaît.

Recherche Google Drive

Google recherche le contenu de vos fichiers, ce qui aide, mais il faudra peut-être encore quelques essais et erreurs pour trouver ce dont vous avez besoin. Lorsque d'autres collaborateurs partagent des fichiers avec vous, ce sont souvent ceux que j'ai le plus de mal à trouver, avec ou sans recherche. Je finis par me fier aux fichiers marqués d'une étoile (favoris) ainsi qu'à la liste des fichiers récents que Google Drive propose pas mal.

Distractions en ligne. Pour travailler dans Google Docs, vous devez avoir une fenêtre de navigateur ouverte, et pour certaines personnes, être en ligne est une pente glissante. Pour moi, ce n'est pas vraiment un problème. J'utilise plusieurs outils et astuces pour augmenter la productivité et minimiser les distractions. Mais pour d'autres, le simple fait d'être en ligne est une invitation à surfer sur le Web et à ne pas faire de vrai travail. Si vous travaillez mieux lorsque vous vous déconnectez d'Internet, travailler dans le cloud n'est probablement pas pour vous.

Devriez-vous migrer vers le cloud ?

Travailler exclusivement dans le cloud a ses avantages, mais il s'accompagne également de quelques frustrations. Comme je l'ai dit, travailler en ligne ne signifie pas nécessairement utiliser Google Drive, mais de nombreux avantages et inconvénients seront les mêmes dans des solutions similaires. Certaines questions que vous devriez vous poser avant de passer au cloud sont :

  • Ai-je un accès Internet fiable la plupart du temps ?
  • Suis-je prêt à apprendre les règles de travail hors ligne et en ligne ?
  • Travailler dans le cloud me donnera-t-il accès à des fichiers d'une manière que je n'ai pas actuellement et que j'utiliserai réellement ?
  • Suis-je prêt à organiser où mon travail est stocké afin que je puisse le trouver facilement ?
  • Pourrai-je résister à la tentation de surfer sur le Web si je suis toujours connecté ?

Pour plus de conseils, consultez 30 conseils Google Drive.

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