L'organisation de vos documents fiscaux est un processus continu. Tout d'abord, vous devez faire quelque chose avec chaque document lorsque vous le recevez, qu'il s'agisse d'un reçu pour une dépense d'entreprise ou d'un formulaire W-2 d'un employeur. Vous pourriez le scanner. Vous pouvez le classer dans un dossier. Quoi que vous en fassiez, vous devez vous y référer à nouveau lorsque vous faites vos impôts, vous devez donc pouvoir le localiser. Vous devrez peut-être également remettre certains de ces documents à quelqu'un d'autre à un moment donné, peut-être un comptable, mais à tout le moins, à l'IRS avant la date limite d'imposition. Finalement, vous voudrez disposer de vos documents correctement pour protéger votre vie privée.

S'organiser

Si vous décomposez l'ensemble du processus afin d'anticiper la façon dont vous utiliserez et consulterez les documents fiscaux à une date ultérieure, vous pouvez trouver une méthode pour numériser, enregistrer et éventuellement détruire les fichiers, afin de ne pas accidentellement faire plus de travail pour vous-même en cours de route.

Quels documents fiscaux devez-vous enregistrer ?

Vous devez conserver tout ce qui vous est envoyé par les employeurs, ainsi que tous les documents liés à l'immobilier, aux comptes bancaires, aux dons ou aux investissements. En d'autres termes, enregistrez les documents générés par d'autres et qui vous sont fournis à des fins fiscales de fin d'année.

Quant aux documents générés par vous, conseils sur le site Web de l'IRS notez que les enregistrements incluent “les factures, les cartes de crédit et autres reçus, les factures, les journaux de kilométrage, les chèques annulés, imagés ou de remplacement, les preuves de paiement et tout autre enregistrement à l'appui des déductions ou des crédits que vous réclamez lors de votre retour”.

Numérisation des documents fiscaux

Vous prendrez probablement tous vos documents fiscaux et les placerez dans une boîte, un tiroir ou un dossier. C'est bien, tant que vous pouvez les trouver rapidement plus tard lorsque vous en aurez besoin.

Un moyen plus rapide et plus pratique de vous assurer de pouvoir retrouver des documents ultérieurement consiste à les numériser en les numérisant. La numérisation de vos documents vous donne également l'avantage de créer une sauvegarde, de sorte que si quelque chose arrive aux copies physiques (incendie, inondation, quatre ans), vous aurez un jeu de rechange.

Vous pouvez utiliser un grand scanner de bureau ou une imprimante multifonction avec un scanner inclus, ce qui est utile si vous avez de grandes piles de pages à numériser. Si vous n'avez qu'une poignée de documents en vrac, vous feriez peut-être mieux d'utiliser une application de numérisation mobile.

De nombreuses applications de numérisation mobiles sont gratuites. Ils transforment votre téléphone en scanner. Ils trouvent automatiquement les bords des documents et convertissent les images en PDF. Si vous n'en avez jamais utilisé auparavant, je vous conseille vivement d'en essayer un. Ils sont super faciles à utiliser.

Sauvegarder et nommer les documents fiscaux

Une fois que vous avez numérisé vos documents, la chose la plus bénéfique que vous puissiez faire pour vous aider plus tard est de nommer les fichiers intelligemment et de les coller dans un dossier avec un nom très clair, comme “DOCUMENTS FISCAUX 2016”.

Utilisez à la fois l'année de déclaration de revenus et les mots « impôt » et « taxes » dans votre dossier informatique et dans les noms de vos fichiers. De cette façon, lorsque vous aurez besoin des fichiers plus tard, vous pourrez les rechercher même si vous ne vous souvenez pas exactement où vous les avez placés.

Pour les noms de fichiers, incluez également le nom du formulaire, tel que 1099-INT ou W-2, et incluez tout autre détail spécifique qui signale à vous ou à quelqu'un d'autre qui gère vos documents exactement ce que contient le fichier. Par exemple, un bon nom de fichier pour un 1099-INT 2016 de Duffy Bank serait : 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Déchiquetage des documents fiscaux

Cela ne fait pas de mal de conserver indéfiniment des copies numériques de vos documents fiscaux, mais vous pouvez bien sûr vous débarrasser en toute sécurité des copies papier après quelques années. Comme mentionné, l'IRS a des directives pour savoir quels documents doivent être sauvegardés pendant combien de temps. Si vous préférez pécher par excès de prudence, sept ans est le nombre à retenir, car c'est la période la plus longue dont le gouvernement a besoin.

Parce que vous déposerez pour 2016 cette année, vous pouvez déchiqueter en toute sécurité tout ce qui date de 2009 ou avant. Si vous dirigez une petite entreprise ou avez beaucoup de documents sensibles, posséder votre propre déchiqueteuse est la voie à suivre. Ils ne sont pas si chers, les meilleurs destructeurs testés chez PCMag allant de 159 $ à 329 $. La déchiqueteuse Swingline Style+ Super Cross-Cut (113,36 $ sur Amazon) est le moins cher des modèles les mieux notés.

Déposez vos impôts en ligne

Maintenant que vous comprenez comment traiter vos documents fiscaux, il est temps de commencer réellement Faire vos impôts et le plus tôt sera le mieux. Bien que vous ayez techniquement jusqu'au 18 avril pour le faire, faire vos impôts plus tôt est bon pour votre tranquillité d'esprit. Si vous obtenez un remboursement, vous l'obtiendrez plus tôt – et qui ne le souhaite pas ? Si vous devez payer, eh bien, vous aurez également plus de temps pour comprendre comment gérer cela.

De plus, s'il vous manque un document ou si l'un d'entre eux s'avère inexact, mieux vaut le savoir maintenant que vers minuit le dernier jour. Vous pouvez toujours obtenir une prolongation, bien sûr, mais personne ne veut faire face à ce genre de stress de dernière minute s'il peut l'éviter. Considérez également que si vous avez besoin de contacter l'assistance du service de déclaration de revenus de votre choix, vos chances de pouvoir joindre quelqu'un sont bien meilleures maintenant que si vous produisiez vos déclarations de revenus par voie électronique à la dernière minute.

Nous avons deux services de préparation de déclarations préférés pour vos impôts de 2016 (ceux que vous devez produire en 2017). ImpôtRapide Travail Indépendant est le premier choix pour ceux qui veulent l'interface la plus conviviale et le support le plus complet, y compris la possibilité de vidéoconférence avec des professionnels qui peuvent consulter votre déclaration en temps réel. Prime en ligne TaxAct (113,36 $ sur Amazon) est le choix de nos éditeurs pour faire vos impôts sur un budget, si vous n'avez pas besoin d'autant de prise en main. Consultez notre tour d'horizon du meilleur logiciel de préparation des déclarations pour en savoir plus.

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