Combien de temps perdez-vous en réunion parce que les personnes qui les dirigent ne sont pas préparées ? Il n'y a pas d'ordre du jour. Les collègues arrivent en retard. Ce qui est discuté n'a rien à voir avec vous ou votre travail. Une heure plus tard, vous n'avez rien fait, rien appris et rien apporté. Quel était le point?

Do.com vise à aider les gens à avoir de meilleures réunions en leur donnant les ressources nécessaires pour les planifier et les exécuter. À bien des égards, c'est comme une liste de contrôle des choses à faire avant, pendant et après une réunion pour s'assurer qu'elle est productive pour toutes les personnes impliquées.

S'organiser

Avant de rencontrer Jason Shah, fondateur et PDG de Do.com, nous avons envoyé un e-mail pour trouver une date et une heure appropriées pour parler. Une fois que nous avons convenu, il a répondu : “Je prévois de vous appeler sur Skype, et je vous enverrai une invitation de calendrier sous peu.” Un instant plus tard, bien sûr, une invitation de calendrier est arrivée.

Le jour de notre rencontre, j'ai reçu un e-mail de Do.com via Shah. À l'intérieur, j'ai trouvé un ordre du jour, des heures de début et de fin claires pour la réunion, une liste des personnes qui seraient sur l'appel et leurs coordonnées (juste nous deux, dans ce cas), et des liens vers des informations générales. Tout cela nous a aidés à aller droit au but pendant l'appel, car Shah a expliqué ce qui rend une réunion productive, sa motivation pour démarrer Do.com et comment la nature des réunions entre les travailleurs du savoir évolue.

Jill Duffy : Parlons des réunions et pourquoi les gens les détestent.

Jason ShahJason Shah

Jason Shah : D'après ce que nous avons découvert, la plupart des gens assistent à des réunions auxquelles ils ne sont pas préparés. Il n'y a aucune bonne raison pour que la réunion ait lieu. Il n'y a pas d'ordre du jour distribué à l'avance. Les gens arrivent en retard et quelqu'un doit ressasser les choses. Les personnes qui les organisent ne réfléchissent pas toujours à qui doit être là, et vous vous retrouvez donc avec de grandes réunions dans lesquelles la moitié des personnes sont facultatives, et peut-être que la moitié des personnes sont essentielles [attendees]donc la dynamique est désactivée et cela empêche la productivité.

Cela se résume à du temps perdu pour les personnes occupées.

Si vous demandez à quelqu'un de s'asseoir dans une pièce pendant 30 minutes sans rien accomplir, il pensera que vous êtes fou. Mais c'est ce que les gens font des millions de fois par jour au travail.

JD : Comment décririez-vous une réunion productive ?

JS : Vous devez avoir quelques ingrédients clés. Tout d'abord, il faut que cela se produise. Si quelque chose peut être traité rapidement par e-mail, faites-le. Mais si ça doit être une réunion, alors, d'accord.

La préparation est la clé : dérouler ce qui va être discuté, qui est responsable de quoi, ce genre de choses qui mènent à une conversation ciblée. Pendant la réunion : s'en tenir à [the agenda]garder le temps, prendre des notes et terminer à l'heure.

L'heure de la réunion compte aussi beaucoup. Beaucoup de gens se contentent d'une heure par défaut. J'ai remarqué que vous étiez très délibéré et que vous avez dit 25 minutes pour cette conversation. Je pense que c'est une bonne pratique.

Ce qui se passe après la réunion est également essentiel. Si Bob et Stacey disent qu'ils vont faire un suivi avec une nouvelle version d'un jeu de diapositives, et que Mark dit qu'il va vous envoyer les chiffres de vente, ils doivent en fait le faire ! Nous constatons que la plupart des gens disent : « Génial ! Bonne réunion ! et ils partent et il n'y a pas de suivi. Et même s'il y en a, cela arrive au mauvais moment, ce qui précipite une autre réunion ou plus de travail inutile.

Ainsi, la préparation, le bon déroulement de la réunion, le suivi réussi par la suite sont les éléments clés d'une bonne réunion.

JD : Les outils de gestion de projet et d'autres outils de gestion du travail sont conçus pour rationaliser le travail. L'idée est d'avoir moins de réunions et (et moins d'e-mails). Vous pouvez vous attribuer des tâches et des délais sans avoir de réunions à ce sujet.

JS : Ouais. Au niveau macro, j'espère que nous aurons moins de réunions grâce à ces outils.

Par exemple, si je vois que des maquettes ont été mises à jour sur Dropbox et que je pense qu'elles sont bonnes, je n'ai pas besoin de rencontrer le concepteur pour en discuter. Elle n'a même pas besoin de me prévenir. Je peux simplement envoyer un message qui dit : “Hé, j'ai vu les fichiers mis à jour”. Avec quelque chose comme Slack, je peux rapidement poser une question à quelqu'un sans avoir à me rencontrer pour discuter de la nature de la question.

Avant, les gens voulaient moins de technologie parce qu'il était difficile, par exemple, d'obtenir le dongle pour le moniteur, ou c'était distrayant pour les gens.

J'espère que l'essor de ces outils entraînera moins de réunions, mais je ne sais pas s'il existe encore des données concrètes à l'appui de cela, autres que la propagande que les entreprises individuelles ont diffusée. Et dans la réunion elle-même, je pense que la nature de ceux-ci change parce que nous sommes plus orientés vers la technologie. Si nous utilisons des services en dehors d'une réunion, les réunions elles-mêmes doivent également suivre le rythme.

JD : J'aime avoir des réunions de travail. Ils ont tendance à être les plus productifs pour moi. Je me réunis avec un groupe de personnes, nous nous asseyons et faisons le travail que nous devons faire sur place, peut-être avec nos outils projetés sur un écran.

JS : Cela me fait penser au modèle de la classe inversée. La salle de classe est un lieu de travail, plutôt que de simplement regarder une présentation, tout comme une réunion ne devrait pas être convoquée simplement pour feuilleter un jeu que quelqu'un pourrait facilement vous envoyer par e-mail.

JD : Parlons un peu de Do.com. Donnez-moi l'explication en 30 secondes de ce qu'est Do.com, puis nous parlerons plus en détail de la façon dont vous l'utilisez.

JS : Do.com est un logiciel de collaboration pour les réunions. Cela n'a rien à voir avec la vidéo et l'audio. Il s'agit de la productivité des réunions.

Avec Do, les gens peuvent définir des agendas pour savoir de quoi parler. Ils peuvent prendre des notes en temps réel et assigner des tâches qui interagissent avec leurs autres workflows. Nous sommes intégrés à Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, etc.

Plus de 1,5 million de personnes ont participé à des réunions dans plus de 20 000 entreprises. Nous aidons essentiellement les gens à avoir moins de réunions, de meilleures réunions et, espérons-le, à être plus heureux et productifs au travail.

JD : Et c'est un modèle freemium.

JS : Il est. Vous pouvez vous inscrire gratuitement et nous avons beaucoup d'utilisateurs gratuits.

JD : L'une des choses qui m'a frappé à propos de Do.com est qu'il encourage vraiment les gens à prendre les bonnes mesures, au lieu d'être la solution en soi. Je pense beaucoup à des choses comme la motivation et à la façon dont nous ne nous comportons pas toujours d'une manière qui soit dans notre meilleur intérêt. Je pense donc que c'est bien quand je trouve des outils qui servent davantage à nous guider plutôt qu'à nous donner quelque chose. J'ai eu l'impression que c'est de cela qu'il s'agit.

JS : Oui je suis d'accord. Notre conviction est que les réunions sont autant un problème humain qu'un problème technologique. Par exemple, nous n'avons pas besoin d'une application de messagerie pour empêcher Bob de la comptabilité d'envoyer un très long message difficile à comprendre. Cela a probablement à voir avec la politique de l'entreprise, la capacité de Bob à être un professionnel, la dynamique d'équipe, des choses comme ça. Certaines interfaces utilisateur bloquées dans un navigateur Web ne changeront rien à Bob.

C'est une chose à laquelle j'ai beaucoup pensé lorsque j'ai travaillé chez Yammer auparavant. Yammer essayait de rendre les entreprises plus transparentes. Mais honnêtement, Yammer était un outil pour les entreprises transparentes, car il est très difficile de changer la culture d'une organisation.

Do.com est vraiment un produit qui essaie d'aider les gens à s'améliorer et leur donne la technologie qui leur permet de le faire, plutôt que de le faire pour vous. Franchement, je ne sais même pas si nous pourrions basculer un interrupteur et rendre une réunion plus productive. Ce serait assez magique !

Nous croyons vraiment que cela va durer. Si ça marche, ça doit venir des gens, et nous leur permettons de devenir le meilleur d'eux-mêmes.

Jason ShahJason Shah

JD : Racontez-moi l'histoire d'origine de Do.com et pourquoi vous êtes passionné par ce projet et cette entreprise.

JS : Je travaillais chez Yammer avant que Microsoft n'achète Yammer. Et comme vous pouvez probablement l'imaginer, après que Microsoft a acheté l'entreprise, la culture a commencé à beaucoup changer, notamment en ajoutant beaucoup de bureaucratie et de réunions.

J'ai passé environ un an, après cette acquisition, à constater qu'il était vraiment difficile de faire avancer les choses. C'était fou pour moi, surtout parce que nous étions une entreprise créée à l'origine pour améliorer le travail des gens !

Pour faire court, j'étais assis dans une terrible réunion un jour avec 10 personnes, et je m'endormais en pensant : « Qu'est-ce que je fais ici ? La folie de cela vient de me frapper.

Si je vous ai invité à un dîner et que je ne me suis pas préparé à l'avance pour obtenir les ingrédients et avoir un concept que je voulais que les invités apprécient, et qu'ils se présentent et que je leur dise : « Hé, allons à l'épicerie et faisons ce dîner », disaient-ils, « C'est de la folie ! Nous n'allons pas résoudre ce problème avec vous. Nous sommes venus ici pour un dîner ! Mais c'est ça les réunions !

Je pensais que c'était fou et j'avais hâte de partir et de créer une nouvelle entreprise.

JD : Quels autres applications ou services de productivité utilisez-vous ? Avez-vous des bonnes pratiques pour rester productif ?

JS : Puis-je donner une réponse non conventionnelle? Je pense que certaines des meilleures applications de productivité ne sont pas vraiment des applications de productivité. Uber, par exemple, me donne bien plus de productivité qu'une application comme Asana. J'obtiens des places plus rapidement et je perds moins de temps à attendre une voiture sous la pluie.

Il y a un autre outil que j'utilise appelé BetterSnapTool, et encore une fois, ce n'est pas un outil de productivité classique. J'ai configuré mon moniteur avec trois colonnes et avec Windows Snap, j'ai appuyé sur une touche de raccourci et toutes mes fenêtres se mettent en place.

Nous utilisons également Trello et Slack ici. Nous utilisons Instacart pour nos courses au bureau. Le fait que personne n'ait à s'inquiéter [grocery shopping] est utile et nous rend en quelque sorte plus productifs.

JD : Et qu'en est-il des meilleures pratiques ou des habitudes de productivité personnelle ?

JS : J'ai commencé à bloquer du temps dans ma journée sur le calendrier pour m'assurer que ces choses ne soient pas dépassées. J'ai repris la méditation le matin pour m'aider à me remettre à zéro et à clarifier ce qui est important.

Un autre qui n'est pas conventionnel consiste à déléguer des choses. Ce n'est pas un Semaine de travail de quatre heures petite phrase, mais j'ai la personnalité qui me pousse à vouloir tout faire moi-même. Devenir conscient de la nécessité de déléguer par défaut plutôt que de faire les choses moi-même a été vraiment percutant.

Pour moi, c'est un mélange d'être plus attentif, de chronométrer les choses et de déléguer. Je suis beaucoup plus serein et concentré sur les deux ou trois choses qui comptent chaque jour. En tant que fondateur, vous pouvez être distrait par tout ce qui concerne l'entreprise, qu'il s'agisse de relations avec les investisseurs ou d'une opportunité de relations publiques, et donc déléguer m'a rendu plus productif.

JD : Quelle est la taille de votre personnel?

JS : Dix personnes. La délégation devient plus facile, mais c'est super petit, bien sûr, pour une entreprise.

JD : Oui, mais il est important que les autres entrepreneurs sachent que, même si vous travaillez avec une très petite équipe, la délégation est toujours importante.

Alors que nous terminions notre conversation, Shah a guidé la réunion vers une clôture naturelle en révisant et en lisant à haute voix certaines notes qu'il avait prises pendant notre appel. Il a mentionné que nous avons couvert tous les points majeurs et parlé de choses importantes, et il a nommé quelques autres sujets qui lui étaient venus à l'esprit pendant que nous parlions, mais cela pourrait attendre une autre fois. Peut-être parce que je suivais inconsciemment son exemple, j'ai résumé comment je ferais le suivi et j'ai donné une date approximative à laquelle je prévoyais de publier un article. Cela m'a montré le pouvoir d'avoir une réunion clairement définie et fortement dirigée.

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