“Quel outil m'aidera à mieux gérer mon entreprise en pleine croissance ?” Un lecteur nommé Rafael m'a écrit le mois dernier pour poser cette question. Il avait lu sur certains des meilleurs outils de gestion de projet, logiciels de gestion du travail, programmes de communication et toutes ces autres applications de productivité destinées à faire exploser les affaires. Mais il n'arrivait pas à déterminer lequel fonctionnerait le mieux pour gérer son travail.

S'organiser

“Je viens de commencer à travailler pour une petite société d'investissement immobilier”, écrit-il, “et ils ont vraiment, vraiment besoin d'aide pour automatiser leurs processus. Ils gèrent des choses principalement par e-mail (argh !) Et avec des plans d'expansion, ce n'est pas une structure évolutive. à ce stade. Je pensais utiliser Asana ou Teamwork Projects pour rationaliser les opérations et je voulais votre avis. Pour vous donner une certaine perspective, l'équipe est composée de cinq employés internes qui travaillent avec des investisseurs pour acheter et vendre des propriétés.

Rafael a en outre expliqué qu'il considérait chaque propriété comme un “projet” et souhaitait pouvoir créer une liste de tâches pour chacune d'entre elles qui seraient attribuées aux employés selon les besoins. Les organisations gèrent entre 150 et 200 “projets” à la fois. Et de temps en temps, des acteurs externes ont besoin d'un aperçu du processus.

Il a également déclaré que la flexibilité et la collaboration en équipe étaient de la plus haute importance, comme c'est le cas dans de nombreuses entreprises. Mais il semblait plutôt déterminé à utiliser Asana ou Teamwork Projects. Voici ma réponse :

Jeu de cartes contre jeu de société

Considérez Asana comme un jeu de cartes et pensez à Teamwork Projects comme un jeu de société. Avec un jeu de cartes, vous pouvez jouer à un jeu que quelqu'un d'autre a créé ou créer votre propre jeu. Avec un jeu de société, le jeu est livré avec des règles, et vous pouvez les contourner si vous le souhaitez, mais d'une manière générale, le jeu de société est conçu pour être joué avec le respect des règles.

D'après mon expérience, Asana prend du temps à être correctement mis en œuvre, mais en fin de compte, vous pouvez l'utiliser comme vous le souhaitez. Les premiers jours seront vraiment déroutants pour tous ceux qui apprennent à utiliser le système. La raison en est que votre équipe devra définir les règles d'utilisation. Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon d'utiliser Asana.

Après quelques semaines, espérons que les cinq employés seront à bord, et ils commenceront probablement à ajuster leurs règles à ce stade. Asana fait des essais et des erreurs. Il faut également une bonne communication d'équipe pour s'assurer que tout le monde utilise l'outil de la même manière.

Parlons maintenant des projets de travail d'équipe. Il faudra également un certain temps à votre équipe pour s'habituer aux projets de travail d'équipe, mais pour une raison différente. Les gens exploreront toutes les fonctionnalités et saisiront des tâches pour la première fois. Votre équipe créera probablement un tas de modèles qu'elle pourra réutiliser pour la prochaine vente ou l'achat. Mais avec Teamwork Projects, la clé est que vous gérez chaque achat ou vente immobilier comme un projet.

Les projets ont toujours des dates de fin, et dans votre cas, c'est la date de clôture. Ils ont généralement des jalons, peut-être passer un contrat ou obtenir de l'argent sous séquestre. Et avec les projets, les dates de ces échéances et jalons sont importantes. Je n'ai aucune idée si les délais sont importants pour votre équipe ou non. Votre équipe dit-elle des choses comme « Achetons cette propriété d'ici le 1er octobre » ou simplement « Achetons cette propriété » sans savoir combien de temps cela prendra ? Si vous avez des délais fixes, Teamwork Projects est probablement préférable.

Les outils de gestion de projet, tels que les projets de travail en équipe, vous permettent de créer des dépendances entre les tâches afin qu'une tâche ne puisse pas se produire tant que toutes les tâches dépendantes ne se produisent pas. Par exemple, si vous ne pouvez pas passer un contrat tant que l'inspection n'est pas terminée, vous pouvez le configurer dans Teamwork Projects. Avec Asana, votre équipe peut choisir de jouer selon cette règle, mais cela ne fera pas partie du système lui-même. Vous pouvez utiliser les deux outils gratuitement pour avoir une idée de leur fonctionnement, puis passer à un compte payant qui aura plus de fonctionnalités.

J'ai vérifié avec Rafael quelques semaines plus tard pour voir s'il avait pris une décision et comment l'outil fonctionnait pour son équipe. Il avait choisi d'essayer des projets de travail d'équipe. Le point de vente, a-t-il dit, était la possibilité de créer des dépendances entre les tâches. La configuration prenait un certain temps, comme prévu, mais Rafael avait également d'excellentes nouvelles à partager :

“Une révélation qui mérite d'être mentionnée est qu'il y a un Offre de démarrage de projets de travail d'équipe, où ils donnent gratuitement aux startups l'équivalent d'un an du logiciel ! Cela a été très bénéfique pour faire le pas”, a écrit Rafael.

Ressources supplémentaires

Pour obtenir des conseils connexes, consultez 7 façons de simplifier la gestion de projet dans les projets de travail d'équipe et Utiliser Asana en entreprise.

Et pour plus de recommandations d'applications professionnelles, consultez le meilleur logiciel de collaboration professionnelle en ligne.

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