cesLes réunions coûtent cher, non seulement en termes de salaires, mais aussi en termes de charge cognitive, d'énergie et de moral. Les réunions sont interrompues, détournant l'attention des gens du travail de base qui nécessite souvent une grande concentration. Parallèlement aux e-mails, les réunions ont toujours été considérées par les employés comme le pire point douloureux depuis des décennies.

Dans le contexte du travail à distance pendant une pandémie, alors que le stress et l'anxiété sont déjà élevés pour tant de personnes, il est logique de réduire activement le temps que nous passons en réunion.

Selon votre fonction, vous pourrez peut-être simplement vous retirer de certaines réunions, que ce soit en les annulant ou en les abandonnant. Il y a aussi la question de “Cette réunion aurait-elle dû être un e-mail?” Si le contenu d'une réunion pouvait être communiqué plus efficacement d'une manière différente, ne le faites pas, je le répète ne pastenir une réunion.

Qu'en est-il des réunions que vous ne pouvez pas sauter ? Après tout, certaines réunions sont vraiment précieuses et importantes. Les réunions permettent aux gens d'apprendre à se connaître, ce qui crée de la camaraderie. En télétravail notamment, les réunions aident à établir la confiance. Lorsqu'une question urgente est à portée de main et que la vitesse est un problème, les réunions sont généralement le moyen le plus rapide pour les gens d'identifier les problèmes et de prendre des décisions. Certaines réunions apportent de la clarté d'une manière que d'autres méthodes de communication ne peuvent pas.

La plupart des gens savent que lorsque vous devez absolument avoir une réunion, la réunion doit avoir un ordre du jour avec des objectifs, que l'ordre du jour doit être diffusé à l'avance, ou que vous pouvez utiliser des applications pour vous aider à tenir de meilleures réunions, bla, bla, bla. Peu de gens se soucient de ces étapes. Pourquoi ne pas rechercher d'autres moyens de rendre les réunions plus efficaces et de réduire le temps que vous passez en réunion ? Voici quatre stratégies pour savoir comment le faire.


1. Tenir la moitié de la réunion avant la réunion

Au lieu de tenir une réunion d'une heure, planifiez une réunion de 30 minutes (ou mieux, 20 minutes) et donnez à tous les participants à la réunion un moyen de participer au contenu ou à l'objectif avant de la rencontre proprement dite. Cette stratégie n'est pas seulement utile pour réduire le temps de réunion, elle permet également aux introvertis et aux autres de participer d'une manière qui peut être plus facile et plus confortable que de prendre la parole lors d'une réunion.

Comment faites-vous? Utilisez un outil de collaboration asynchrone, tel qu'un document partagé ou un tableau blanc en ligne, où les personnes peuvent lire l'ordre du jour, écrire des questions, réfléchir à des idées ou faire tout ce que vous voulez qu'elles fassent pour « participer » à la réunion. Lorsque vous donnez aux gens un endroit pour lire, assimiler, commenter, réfléchir et pense de manière asynchrone, lorsqu'ils ne sont pas mis en situation, ils peuvent prendre leur temps pour le faire. Ils peuvent également le faire au moment qui leur convient le mieux et n'interrompront pas leur travail de base.

Application Conceptboard utilisée pour le travail de pré-réunion

Les applications de tableau blanc collaboratives, telles que Conceptboard, permettent aux gens de réfléchir, de poser des questions et de participer à une réunion avant la réunion proprement dite.

Certaines applications que vous pourriez envisager d'utiliser sont Miro, Mural, Conceptboard (illustré), les applications Google Workspace telles que Google Docs et même des applications de prise de notes collaboratives telles que Microsoft OneNote.

En donnant aux gens un endroit pour enregistrer leurs idées avant la réunion proprement dite, vous obtiendrez une meilleure participation de toute personne qui autrement ne parlerait pas. Plus important encore, vous devriez être en mesure de réduire considérablement le temps de réunion réel, peut-être de moitié, car beaucoup de travail a été fait à l'avance.

Cette stratégie ne fonctionne pas pour tous les types de réunion, mais elle est idéale pour les réunions auxquelles tous les participants doivent contribuer, comme une réunion de brainstorming ou une réunion de lancement pour un nouveau produit.


2. Attribuez un chronométreur

Attribuez un chronométreur et assurez-vous de présenter cette personne comme le chronométreur de la réunion. Le chronométreur est responsable de s'assurer que la réunion commence et se termine à l'heure, et que tous les segments qui doivent être limités dans le temps le sont.

Pour commencer à l'heure, la simple introduction du chronométreur est une excellente façon de le faire. “Phil sera le chronométreur de la réunion d'aujourd'hui. Facilitons le travail de Phil et commençons tout de suite.”

Pour terminer à l'heure, le chronométreur peut annoncer qu'il reste cinq, deux ou une minute, selon l'ambiance et l'importance de la réunion.

Pour gérer les segments, il est plus facile de donner un exemple. Disons que vous planifiez une réunion où les gens doivent se présenter. Vous pourriez dire : “Veuillez vous présenter et expliquer pourquoi vous êtes à cette réunion dans environ 15 secondes. Jill est notre chronométreur aujourd'hui. Jill, veuillez régler votre minuteur pour qu'il sonne après 15 secondes afin que nous puissions respecter l'horaire.” De cette façon, Jill n'a pas à se sentir mal d'avoir interrompu quelqu'un et de lui avoir dit de conclure. Le carillon fait le travail.

Minuteur Web Vclock.com pour chronométrer les segments de réunion

Vclock.com a un compte à rebours gratuit avec quelques options pour les sons d'alerte.

Vous pouvez utiliser une formulation similaire lorsque vous avez des segments d'une réunion pour que différentes personnes présentent leurs idées ou leurs informations.

Les applications de minuterie, les sites Web et les plugins coûtent un centime à la douzaine. Utilisez l'application stock sur votre téléphone ou un site Web gratuit, comme vclock.com (illustré).

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3. Demandez des commentaires sur les réunions récurrentes

Voici une stratégie pour vous aider à réduire la durée de récurrent réunions : demandez aux participants de donner leur avis. C'est plus efficace avec les réunions récurrentes, telles que les réunions d'équipe permanentes et les vérifications hebdomadaires ou mensuelles, car le format et certains des sujets sont généralement les mêmes à chaque fois.

Après une réunion, demandez des commentaires spécifiques, tels que :

  • Cette réunion a-t-elle été plus longue que nécessaire ? C'était trop court ? N'avons-nous pas couvert quelque chose dont vous vouliez discuter ?

  • À quoi n'avions-nous pas besoin de passer autant de temps ?

  • Y a-t-il des parties de la réunion qui auraient été meilleures si nous les avions faites d'une autre manière, par exemple en faisant un brainstorming dans un document partagé ?

Les participants à vos réunions peuvent très bien avoir d'excellentes idées sur la façon d'améliorer la réunion, qu'il s'agisse de la raccourcir, de modifier le format ou les deux.


4. Personnalisez vos entretiens individuels

Votre organisation peut avoir une norme pour les réunions individuelles, ce qui signifie des réunions récurrentes entre un employé et un responsable. Ils ont souvent lieu une fois par semaine, généralement pendant une demi-heure à 45 minutes. Mais qui peut dire que cet horaire est idéal pour vous ?

Planification d'une réunion individuelle récurrente dans Google Agenda avec un rappel pour demander des commentaires sur la fréquence et la durée de la réunion

Avec les entretiens individuels, les deux parties peuvent et doivent avoir un dialogue ouvert sur l'utilité et l'efficacité de la fréquence et de la durée des réunions. Une réunion d'une demi-heure toutes les deux semaines peut suffire. Un enregistrement hebdomadaire de 15 minutes pourrait être préférable pour vous.

Il n'y a aucune raison pour que les tête-à-tête soient plus longs ou plus fréquents que nécessaire pour l'une ou l'autre des parties. Essayez d'aborder ce sujet lors de votre prochain tête-à-tête et voyez si vous et votre homologue pouvez vous mettre d'accord sur le temps idéal à passer ensemble.


Des réunions plus courtes et plus efficaces

Toutes les réunions ne peuvent pas être annulées. Toutes les réunions ne doivent pas non plus être plus courtes que prévu à l'origine, en fonction de leur objectif et du résultat souhaité. Mais il est certain que la majorité des réunions des travailleurs du savoir pourraient prendre moins de temps et être plus efficaces. En vous concentrant activement sur la réduction du temps que prennent vos réunions, vous soulagerez une bonne partie de la douleur causée par les réunions. Plus important encore, vos collègues vous remercieront.

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