Le suivi de la productivité des employés est la clé du succès de toute entreprise. La technologie moderne et les méthodes classiques éprouvées vous permettent de le faire facilement et efficacement.

La direction de toute entreprise prospère veut savoir ce que fait le personnel en permanence et avec quelle productivité il utilise ses heures de travail. Cependant, tous les gestionnaires ne peuvent pas répondre à ces questions de manière claire, rapide et définitive. 

C'est pourquoi les entreprises mettent en œuvre divers outils de suivi des employés pour «garder le doigt sur le pouls». 

Certaines entreprises utilisent des méthodes anciennes et éprouvées, tandis que d'autres installent des logiciels spéciaux et surveillent le flux de travail même en dehors du bureau.

«Faites confiance, mais vérifiez» est la règle d'or de tout gestionnaire prudent. 

Une étude publiée par le site Web de transparence de l'espace de travail confirme de manière comparable qu'environ 30% des travailleurs ont menti à leur patron au moins une fois, dont 42% étaient des employés débutants. 

Ces chiffres sont sans aucun doute inquiétants. Ainsi, la direction de toute entreprise a une raison de plus de surveiller régulièrement les performances du personnel. 

Comment surveiller les performances de vos employés

  1. Utiliser un logiciel de surveillance des employés qui suit l'activité du personnel sur leurs ordinateurs de travail
  2. Utilisez un logiciel de gestion de tâches et de projets pour aider les employés à rester sur la bonne voie
  3. Surveillez seulement quelques employés à la fois avec un contrôle sélectif
  4. Incorporer des séances de planification quotidiennes / hebdomadaires pour aider les gestionnaires à communiquer les attentes
  5. Encouragez la participation à un exercice «photo de la journée de travail»

1. Le logiciel de surveillance des employés suit l'activité du personnel sur leurs ordinateurs de travail

Un logiciel de surveillance des employés permet de suivre l'activité du personnel sur leurs ordinateurs de travail. 

Des services spéciaux collectent, stockent et analysent des données sur les sites Web visités, les requêtes de recherche, les applications en cours d'exécution et les périphériques de stockage externes utilisés pendant la journée de travail. 

Ces services contrôlent également l'activité de l'utilisateur sur les réseaux sociaux, les e-mails sortants et les chats dans divers messagers. 

Clever Control , par exemple, permet de surveiller jusqu'à 16 ordinateurs d'employés sur un seul écran. Ainsi, le manager peut voir facilement qui fait de son mieux au travail et qui abuse des ressources de l'entreprise.

Le tableau de bord de Clever Control donne aux employeurs un aperçu de la productivité de leurs employés.
 
Le gestionnaire n'a besoin que de parcourir des captures d'écran et d'étudier les rapports enregistrés sur le service cloud sous la forme de graphiques et de graphiques pratiques.

Un logiciel moderne transforme un ordinateur habituel en un outil efficace de surveillance en ligne. Il permet non seulement de révéler les fainéants habituels, de détecter d'éventuels arriérés, d' améliorer la productivité globale et d'enquêter sur toute action illégale, mais également d'éviter les fuites d'informations d'entreprise. 

2. Un logiciel de gestion des tâches et des projets aide les employés à rester sur la bonne voie

Les employeurs savent parfaitement qu'être au bureau ne signifie pas nécessairement que l'employé travaille dur pour accomplir les tâches. Il existe des programmes spéciaux qui surveillent la productivité des employés pendant la journée et permettent aux employés de suivre leur propre productivité. 

Par exemple, certaines entreprises utilisent Pyrus . 

Son interface ressemble beaucoup à un client de messagerie, mais les employés reçoivent des missions plutôt que des e-mails. Grâce à la stylisation et à l'absence de distractions externes et de spam, le logiciel ressemble à un forum de communication en entreprise.

Ses fonctionnalités permettent d'organiser la correspondance, d'organiser les processus de travail en fonction de leur priorité et de contrôler si le personnel accomplit les tâches dans les délais fixés.

Le service de gestion de projet Wrike possède des fonctionnalités similaires.

Il est conçu pour améliorer la communication, hiérarchiser les tâches, répartir les responsabilités et améliorer la productivité de toute l'entreprise. 

Wrike permet aux employés de hiérarchiser les tâches pour rester sur la bonne voie.
 
Le service propose également une application mobile pratique qui permet aux gestionnaires de planifier et d'ajuster les tâches et de résoudre les problèmes causés par les retards, même s'ils sont absents du bureau. 

Cependant, les services mentionnés sont principalement destinés à la gestion de projets et non au suivi de l'activité des employés.

L'utilisation d'outils tels que Pyrus et Wrike aide les gestionnaires à suivre la productivité des employés, mais doit également être partagée avec l'équipe au sens large sur la façon dont ils peuvent utiliser ces outils pour suivre également leur propre productivité. 

3. Surveiller seulement quelques employés à la fois avec un contrôle sélectif

Le contrôle sélectif permet aux gestionnaires de surveiller les employés sans que le personnel se sente surveillé en permanence. 

Elle est menée dans un environnement de travail naturel au hasard, permettant à l'employeur de voir les points forts et faibles de l'employé et de vérifier non seulement le flux de travail mais aussi son résultat intermédiaire «non poli». 

Cependant, malgré ses avantages évidents, la commande sélective présente certains inconvénients considérables. 

Parfois, au lieu de garder le personnel actif, cela crée un environnement stressant et même démotive les employés. 

Certains d'entre eux estiment qu'une telle forme de contrôle est subjective et ressemble davantage à la tentative du manager de trouver des défauts et de critiquer le personnel. 

4. La planification quotidienne / hebdomadaire peut aider les gestionnaires à communiquer leurs attentes

Certains employeurs ne peuvent pas imaginer un flux de travail typique sans planification et réunions régulières. C'est un moyen éprouvé pour les gestionnaires d'évaluer les résultats des tâches précédentes et de fixer de nouveaux objectifs. 

Les employés acceptent les nouvelles affectations et les hiérarchisent en fonction de la date limite. 

La planification des processus de travail en tenant compte des heures de travail nécessaires pour les compléter permet au personnel d'améliorer ses compétences en gestion du temps et son efficacité personnelle.

Avant la réunion, les employés préparent généralement des rapports que la direction peut utiliser pour comprendre la structure de la journée de travail d'un employé en particulier et quelles tâches prennent la plupart de son temps. 

Ces informations aident la direction à mieux comprendre la répartition de la main-d'œuvre au bureau et permettent d'éviter à la fois le relâchement et les surcharges de travail. 

5. Encouragez la participation à un exercice «Photo de la journée de travail»

La réalisation d'un exercice «photo de la journée de travail» peut aider les gestionnaires et les employés à comprendre comment ils passent leur temps et ce qui doit être ajusté. 

Par exemple, si un responsable soupçonne l'employé d'une faible productivité, il peut exiger un rapport détaillé sur chaque tâche et projet pendant une période déterminée. L'employé remplira alors une soi-disant «photo de la journée de travail» où il ou elle décrit tout ce qu'il ou elle fait et le temps exact qu'il y consacre.

Un tel rapport permet au manager de suivre la véritable charge de travail du personnel et d'évaluer leur réelle efficacité. En d'autres termes, il ou elle peut voir si les employés font leur travail ou passent simplement du temps au bureau. 

Il est à noter que la réalisation d'une «photo de la journée de travail» prend une partie de la journée de travail, ce qui peut légèrement diminuer la productivité du personnel.

Cette méthode produit des résultats tangibles s'il y a un besoin pressant de décider de la nécessité de ce poste (ou personne) dans l'entreprise. 

Les gestionnaires peuvent surveiller la productivité de leurs employés à l'aide d'outils numériques et de méthodes de communication

Il existe plusieurs outils pour surveiller les employés. 

Leur effet peut varier et certains d'entre eux ne sont pas sans inconvénients. Par conséquent, il est important de trouver un équilibre dans le choix d'une méthode qui maintiendra la confiance et créera un système qui motive les employés à respecter le temps de l'entreprise.  

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