Pour être plus productif, vous devez gérer votre temps efficacement. Comment mieux gérer son temps ? Peu importe où vous en êtes avec vos compétences en gestion du temps, la toute première chose que vous devez faire est de suivre la façon dont vous passez votre temps actuellement. Vous ne pouvez pas changer la façon dont vous passez votre temps si vous ne savez pas comment vous l'utilisez maintenant.

Il existe trois façons principales de suivre votre temps, et chacune a des avantages et des inconvénients. La méthode généralement considérée comme la plus simple est la moins précise. Celui qui est le plus précis prend beaucoup de temps. Enfin, il existe un moyen de suivre votre temps à l'aide de la technologie, ce qui est extrêmement simple, mais précis uniquement pour certains types de tâches. Ces méthodes peuvent vous aider, que vous soyez au bureau ou que vous travailliez à domicile.

Voici ce que vous devez savoir sur ces trois méthodes :

1. Estimation du temps (également connue sous le nom de méthode d'estimation de la semaine de travail)

Qu'est-ce qu'une estimation de temps ? Une estimation de temps est une liste de tout ce que vous avez fait pendant une période de temps ainsi que du nombre d'heures et de minutes que vous estimez avoir passé à le faire.

Comment faire une estimation de temps : Les estimations de temps se font souvent au bout d'une semaine. Vous repensez à votre semaine, ou à la période de référence que vous souhaitez, et comptez le nombre d'heures que vous pensez avoir travaillé, dormi, fait des courses, cuisiné, nettoyé ou regardé des films, par exemple. Il est utile de consulter votre calendrier pour vous guider, si vous en gardez un.

Avantages: Les estimations de temps prennent très peu de temps à créer. Comme vous pouvez les conserver jusqu'à la fin de la semaine, votre routine quotidienne n'est pas interrompue par des tâches fastidieuses d'enregistrement du temps.

Les inconvénients: Les estimations de temps sont le moyen le moins précis de mesurer la façon dont vous passez votre temps. Les chercheurs ont découvert que lorsque les gens estimer comment ils passent leur temps en utilisant une approche rétrospective, ils se retrouvent souvent avec un total de plus d'heures qu'il n'y en a dans une semaine réelle (168). Les gens ont tendance à surestimer combien ils travaillent et sous-estiment leur temps libre.

2. Journal de temps (également connu sous le nom d'approche de journal de temps total)

Qu'est-ce qu'un journal de temps ? Un journal de temps est un enregistrement de ce que vous avez fait toute la journée, réparti sur des blocs de temps qui représentent toute la journée. L'idée est de tenir compte de chaque bloc de temps dans une période de 24 heures.

Journal de temps dans une feuille de calcul

Comment faire un journal de temps: Pour faire un journal de bord, vous n'avez besoin que d'une feuille de papier ou d'un tableur. Créez une colonne et entrez-y des blocs de temps consécutifs par incréments de 15, 30 ou 60 minutes. Vous pouvez combiner plusieurs plages horaires pour les heures où vous dormez habituellement. Soit périodiquement tout au long de la journée, soit à la fin de la journée, vous remplissez l'espace à côté de chaque bloc horaire avec ce que vous faisiez pendant cette période. La précision de votre description dépend de ce que vous voulez savoir sur vous-même ou du type de transformation de la gestion du temps que vous voulez faire.

Avantages: Les journaux de temps sont plus précis que les journaux de temps. Ils le sont davantage lorsque vous les remplissez plus souvent et moins lorsque vous attendez pour les terminer. Il est très facile de classer votre temps en catégories, d'additionner les chiffres et d'analyser les résultats.

Les inconvénients: Noter une réponse pour ce que vous avez fait entre, disons, 9h et 10h n'est peut-être pas un reflet réaliste de la façon dont vous avez réellement utilisé cette heure. Disons que vous avez travaillé. Avez-vous quitté votre bureau et pris un verre d'eau pendant ce temps ? Avez-vous passé un coup de fil rapide ? Avez-vous lu des nouvelles en ligne pendant quelques minutes à mi-chemin de votre travail ? Les journaux de temps généralisent les blocs de temps sans entrer dans les détails réels de ce que vous faisiez.

3. Applications de suivi du temps

Qu'est-ce qu'une application de suivi du temps ? Une application de suivi du temps est un logiciel que vous utilisez pour suivre le temps que vous passez à faire différentes choses, principalement sur votre ordinateur et votre téléphone. Il existe des applications passives de suivi du temps et des applications actives. Les passifs, tels que RescueTime, mesurent le temps que vous passez dans différentes applications et sur différents sites Web. Les applications de suivi du temps actives, telles que Toggl, vous offrent une minuterie à l'écran qui s'exécute pendant que vous travaillez, de sorte que vous pouvez utiliser plusieurs applications et sites Web tout en travaillant sur une tâche.

Tableau de bord de l'application de suivi du temps

Comment utiliser une application de suivi du temps : Avec un tracker de temps passif, vous l'installez sur votre ordinateur ou votre appareil mobile et le laissez simplement fonctionner. Il capture automatiquement toute votre activité pour l'enregistrer, la catégoriser, la comptabiliser et l'analyser. Habituellement, vous pouvez suspendre ces applications quand vous le souhaitez et vous pouvez les configurer pour qu'elles s'éteignent pendant les périodes où vous ne souhaitez pas suivre votre activité. Les minuteries actives comptent sur vous pour appuyer sur un bouton pour les démarrer et les arrêter. Ils vous permettent de saisir des informations sur ce que vous faisiez pendant son exécution, et l'application ajoute automatiquement ces informations à un enregistrement, que vous pouvez afficher et analyser plus en détail à tout moment. Les versions d'applications mobiles de suivi du temps actif peuvent être utiles pour vous permettre d'exécuter une minuterie lorsque vous êtes en réunion, en déplacement pour le travail et pour effectuer d'autres travaux non informatiques que vous souhaitez mesurer.

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Il existe des applications mobiles de suivi du temps qui surveillent votre position et sont censées vous aider à classer votre temps de cette façon, mais elles ne sont pas encore très intelligentes et nécessitent beaucoup trop de saisies manuelles pour avoir beaucoup de valeur en ce moment. Peut-être qu'un jour ils s'amélioreront.

Basculer l'application de gestion du temps

Avantages: Les applications de suivi du temps sont excellentes pour vous donner des détails sur vos activités numériques. Ils ont des outils pour catégoriser votre temps et cracher des tableaux et des graphiques. Les meilleurs d'entre eux sont très faciles à utiliser et la plupart d'entre eux ont une option gratuite.

Les inconvénients: Les applications de suivi du temps vous offrent une analyse approfondie de ce que vous faites sur votre ordinateur, mais elles ne sont pas conçues pour suivre tout votre temps, elles rateront donc vos heures passées à plier le linge, à cuisiner, à lire, à jouer avec vos enfants ou vos animaux de compagnie , ou quoi que vous fassiez d'autre.

Suivre pendant deux semaines, puis analyser

Si vous débutez dans le suivi du temps, je vous recommande de combiner la méthode du journal de temps avec une application de suivi du temps. De cette façon, vous pouvez obtenir un aperçu de la façon dont vous passez toutes les heures de votre journée ainsi qu'une analyse détaillée de votre temps d'ordinateur.

Vous voudrez enregistrer votre temps pendant au moins deux semaines avant de l'analyser. Au cours des un ou deux premiers jours, vous pouvez modifier légèrement votre comportement parce que vous pensez au fait que vous suivez votre temps. Votre comportement reviendra rapidement à la normale.

De plus, si vous vous dites : « Oh, ce jour ne devrait pas compter parce qu'il était très inhabituel », arrêtez-vous. Plus vous suivez votre temps, plus vous vous rendrez compte que vous avez des journées plus inhabituelles que vous ne le pensiez probablement. L'idée est de mieux comprendre comment vous passez réellement votre temps, et non ce qu'est une journée moyenne. Une fois que vous savez comment vous passez votre temps en général, vous pouvez commencer à prendre des décisions éclairées sur ce que vous voulez faire plus, moins ou si vous voulez commencer à faire quelque chose de complètement nouveau.

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