Comment éviter la décentralisation des données lors du passage au cloud SaaS

L'utilisation d'applications SaaS basées sur le cloud peut vous faire gagner du temps et de l'argent, mais uniquement si elles s'intègrent aux autres outils que vous utilisez pour votre entreprise. Évitez les pièges de la décentralisation des données en prenant trois étapes pour trouver une solution avec les intégrations adaptées à votre entreprise.

Avant de déplacer vos processus métier vers le cloud, évaluez vos applications actuelles et trouvez une solution cloud qui s'intègre bien à vos outils existants.

Vous disposez d'une solution pour votre facturation, une deuxième solution pour la gestion des clients, une troisième pour la gestion des stocks et une quatrième pour le marketing par e-mail.

La coordination de tous ces outils signifie que vous passez plus de temps à saisir des informations et à basculer entre les solutions que vous ne dirigez votre entreprise.

Les intégrations entre différentes applications peuvent vous faire gagner du temps et réduire les erreurs.

Cet article examine en particulier les modèles de cloud logiciel en tant que service (SaaS). Il explique ce que sont les plates-formes SaaS, comment vous pouvez en bénéficier et les étapes à suivre pour éviter de décentraliser vos données lors du passage au cloud.

Qu'est-ce que le SaaS?

Le SaaS, ou «Software as a Service», est un type de cloud computing dans lequel le logiciel est hébergé sur un serveur Internet plutôt que sur un ordinateur de votre entreprise.

Vous pouvez accéder au logiciel n'importe où, tant que vous êtes connecté à Internet. C'est pourquoi vous entendrez peut-être des gens parler de SaaS comme d'un logiciel à la demande ou basé sur le Web.

Vous pouvez déjà utiliser des produits SaaS sans vous en rendre compte. Certains exemples SaaS incluent:

• Salesforce : une solution de gestion de la relation client (CRM) qui aide les entreprises à collecter et à organiser des informations sur les clients et les prospects potentiels.
• Google Apps : un outil Web qui vous permet d'accéder à vos e-mails, de partager des documents et des calendriers et de configurer des visioconférences.
• Dropbox : une solution de stockage dans le cloud qui vous permet de stocker des documents et des fichiers et d'y accéder sur plusieurs appareils.
• Slack : un outil de communication d'entreprise qui vous permet d'envoyer et de recevoir des messages, de partager des documents et d'interagir en privé.

Avantages du modèle cloud SaaS

Les applications SaaS offrent de multiples avantages commerciaux, ce qui peut expliquer pourquoi l'utilisation du SaaS est en hausse.

Environ 60% des entreprises ont intégré au moins une solution SaaS dans leur entreprise et 36% prévoient d'augmenter leur investissement à l'avenir, selon Computer Economics, un fournisseur de métriques de gestion informatique.

Qu'est-ce qui cause le passage à un investissement plus important dans le SaaS (par opposition aux solutions sur site)?

Accès à distance

Vous pouvez accéder aux logiciels à distance, tant que vous avez accès à Internet, ce qui vous permet de travailler n'importe où et à tout moment . Cela est important pour les employés en déplacement, comme les vendeurs.

Réduction des temps d'arrêt du serveur

Étant donné que les applications SaaS sont hébergées sur le système géré de manière professionnelle par un fournisseur de cloud, elles ont une haute disponibilité. Le fournisseur gère les mises à jour et les correctifs, ce qui réduit les temps d'arrêt et la nécessité pour le personnel informatique de maintenir les applications.

Moins de dépenses en infrastructure informatique

Votre entreprise peut réduire considérablement son infrastructure informatique en éliminant les serveurs qu'elle utilise pour exécuter les logiciels.

Les applications SaaS suivent généralement un modèle d'abonnement annuel et éliminent les coûts de temps et d'argent initiaux traditionnels associés à la configuration du matériel et des logiciels de serveur sur site.

Chute de la migration vers le cloud SaaS – Décentralisation des données

Avant l'essor du cloud computing, les organisations stockaient et géraient les applications et les données sur site, sous l'œil vigilant des services informatiques. Cela a permis aux services informatiques de gérer, personnaliser et intégrer facilement chaque solution.

• Toutes les données commerciales se trouvaient au même endroit et sous le contrôle de l'entreprise.
• Tous les systèmes ont  accédé aux données de la même manière .
• Tout le monde parlait la même langue .

Cependant, à mesure que les budgets informatiques diminuaient et que les talents informatiques devenaient plus chers et plus difficiles à trouver , les entreprises ont commencé à adopter le cloud. En fait, environ 90% des entreprises aux États-Unis affirment qu'elles prévoient d'augmenter ou de maintenir les dépenses annuelles consacrées au cloud computing .

Le mouvement massif vers le cloud a entraîné la décentralisation des données – une intégration limitée des données entre les applications.

Cette décentralisation des données, à son tour, a posé quatre défis informatiques:

• Plus de temps consacré à garantir l'intégrité et la cohérence des données entre les systèmes
• Agrégation manuelle de différents ensembles de données
• Retards dans la prise de décision commerciale
• Erreur humaine

Par exemple, si vous gérez des clients dans une application SaaS, mais que votre système de facturation reste sur site, vous pouvez rencontrer des retards pendant que les informations sont exportées depuis le cloud et importées dans votre système de facturation.

Si cela a lieu pendant un traitement par lots de nuit, cela pourrait entraîner des jours de retard, augmentant considérablement le temps de facturation et réduisant les flux de trésorerie.

Alors, quelle est la clé pour profiter des avantages des applications SaaS sans compromettre la cohérence de vos données?

Intégrez des applications pour éviter la décentralisation des données 

Bénéficiez de tous les avantages du SaaS (sans compromettre les données existantes) en choisissant une application capable d'intégrer de manière transparente des données provenant de plusieurs sources.

Pour mettre ces conseils en perspective, disons que vous êtes une petite entreprise qui utilise des applications Google – Gmail, Google Agenda, Google Drive.

Google Apps est un exemple de solution SaaS et fonctionne bien pour stocker des données, communiquer et partager des documents.

Mais vous avez également besoin d'un système CRM. Comment savez-vous quelle option vous convient le mieux?

Parce que vous voulez éviter de décentraliser vos données, vous vous tournez vers Google pour voir s'ils proposent des intégrations de gestion client. La réponse? Logiciel Insightly, relation client et gestion de projet, optimisé par Google pour les petites entreprises.

Ce scénario, bien qu'il s'adresse à un public de petites entreprises, s'applique également aux grandes entreprises et aux entreprises.

Lorsque vous vous préparez à migrer vers une solution SaaS, suivez trois étapes.

1. Évaluer les applications actuelles

Les applications actuelles à considérer incluent:

• Service CRM
• Outil de facturation
• Logiciel de marché
• Système de planification des ressources d'entreprise (ERP)
• Systèmes locaux
• Logiciel de gestion des stocks / commandes
• Outils BI / Analytics

2. Identifiez les fonctionnalités dont vous avez besoin de la solution SaaS

Les caractéristiques et fonctions nécessaires correspondront à votre liste d'applications actuelles.

3. Choisissez une solution SaaS avec des intégrations pertinentes

Les intégrations pertinentes correspondent également à vos applications actuelles.

Par exemple, si vous utilisez des produits Microsoft pour la communication et la planification à l'échelle de l'entreprise, comme Microsoft Outlook, Microsoft Azure peut être votre meilleure solution SaaS.

Une autre option consiste à avoir une intégration SaaS personnalisée.

Cette option est pertinente lorsque vous avez beaucoup de données qui ne peuvent pas être transférées vers un nouveau système, mais elle est coûteuse.

Les intégrations sont essentielles pour une utilisation efficace du cloud

Les applications cloud semblent être la meilleure réponse à de nombreux défis techniques et commerciaux.

Mais, dans la précipitation pour adopter des solutions basées sur le cloud avant qu'elles ne soient entièrement développées, les organisations ont introduit des inefficacités en distribuant des données d'entreprise à la fois sur des systèmes cloud et hérités.

Pour tirer pleinement parti des avantages du SaaS, les entreprises doivent soit garantir les intégrations déjà existantes entre leurs systèmes nouveaux et existants, soit créer les intégrations nécessaires afin que les décideurs puissent obtenir les données commerciales critiques dont ils ont besoin aussi rapidement et efficacement que possible.