Comment démarrer avec les listes Microsoft en quelques étapes simples

Microsoft Lists est le dernier ajout à l'écurie d'applications Microsoft 365. Bien que le nom puisse vous inciter à l'écrire comme une autre itération Outlook Tasks, To-Do ou Planner, Lists est en fait une offre unique qui est plus proche d'Excel que tout ce qui précède.

Propulsé par SharePoint et accessible via une interface Web, les listes peuvent être considérées comme une tentative de Microsoft de répliquer des solutions low-code comme Airtable. C'est plus “app-like” qu'une feuille de calcul, tout en donnant aux utilisateurs beaucoup plus de contrôle qu'une application de liste régulière comme To-Do ou son prédécesseur Wunderlist.

Le pouvoir des listes n'est vraiment apprécié qu'en le voyant en action. En supposant que vous ayez un abonnement valide, l'application apparaîtra dans le tiroir de l'application Office 365 – elle a une icône aux couleurs vives avec une palette chaude.

Cliquez sur le bouton bien visible « Nouvelle liste » pour commencer. Il vaut la peine de prendre un peu de temps pour prévisualiser les modèles par défaut, car ils illustrent la manière dont les listes sont censées être utilisées.

Prenez le suivi des problèmes par défaut, par exemple. Il utilise une mise en page basée sur une grille qui se situe quelque part entre une feuille de calcul et une application de liste conventionnelle. Ensuite, il y a l'Asset Manager, qui est encore plus visuel – il comprend des images et un certain nombre de puces d'informations colorées.

Vous pouvez commencer une nouvelle liste à partir d'un modèle en cliquant sur “Utiliser le modèle”. Vous pouvez également créer une liste à partir de zéro, ce qui vous obligera à utiliser une interface de style SharePoint pour configurer vos propres champs. Il est également possible d'importer une feuille de calcul Excel, ce qui réduit encore l'écart entre les listes et les applications de bureau conventionnelles.

Quelle que soit la façon dont vous créez votre liste, vous devrez lui donner un nom, une description, une couleur et une icône. Une fois que vous êtes configuré, la liste s'ouvrira sur une ardoise vide.

Vous pouvez ajouter des données en cliquant sur le bouton “Nouveau” en haut à gauche. Cela fera apparaître un formulaire qui vous permet d'ajouter un nouvel élément à la liste. Les champs du formulaire correspondront à ceux configurés dans la liste.

Lorsque vous effectuez plusieurs ajouts à la fois, vous pouvez passer en mode Grille à partir du coin supérieur gauche. Cela transforme tout à l'écran en un champ modifiable, très semblable à une feuille de calcul. Grâce à cette interface, vous pouvez rapidement gérer les données de votre liste.

Vous pouvez exporter vos données dans une feuille de calcul Excel à l'aide du bouton de la barre d'outils supérieure. Une autre option consiste à recevoir une alerte par e-mail ou SMS chaque fois que les données changent dans la liste – cliquez sur l'icône des trois points (“…”) en haut, puis sur “M'alerter”. La boîte de dialogue qui apparaît vous donnera des options complètes pour vous permettre de choisir ce dont vous êtes alerté et quand et où les notifications sont envoyées.

Ceci termine notre visite initiale des listes. Dans les prochains articles, nous examinerons la création et la modification de listes, la gestion des données dans les listes et l'exploration des différentes options d'affichage disponibles dans l'application. Il convient également de noter que les listes peuvent s'intégrer à de nombreux autres outils Microsoft, notamment Power Apps, Automate et Microsoft Teams, vous permettant d'utiliser le service comme référentiel central pour vos informations.